Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Hoofd Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer

Vacature nummer
22-365 11881
Categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang
0,8-1
Doelgroep
Intern
Stad
Leiden
Publicatie datum
7 juni 2022
Sluitingsdatum
17 juli 2022 Vacature gesloten

Het ASSC, Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer, is op zoek naar een:

Hoofd Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer
 (0,8 tot 1,0 FTE)
Vacaturenummer: 22-365 11881
 

Afdeling Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer (DIA)
De Universiteit Leiden heeft de ambitie om digitaal en papierarm te werken. Er is behoefte aan tooling die het mogelijk maakt om anytime & anyplace informatie te delen en samen te werken. Relevante informatie moet snel, intuïtief en in samenhang worden gevonden, gedeeld en verwerkt. Tegelijkertijd is het belangrijk om compliant te zijn met wet- en regelgeving. De universiteit moet voldoen aan steeds strengere eisen die de overheid aan informatiebeheer stelt. Denk aan de Algemene verordening gegevensbescherming, de Archiefwet, de Wet openbaarheid van bestuur en de Wet open overheid. Belangrijke pijlers voor volledige digitalisering binnen de Universiteit Leiden zijn: duurzame opslag, compliance met wet- en regelgeving, authenticiteit en integriteit van documenten worden geborgd.

De doelstelling van de afdeling DIA is dat het informatiebeheer bij de Universiteit Leiden goed geregeld en ingericht is, zodat de juiste informatie snel en makkelijk te vinden is. De afdeling is in transitie en wordt omgevormd van een traditionele archiefafdeling naar een modern team van informatieadviseurs. Recentelijk is DJUMA ingevoerd en vindt de conversie van het oude DocMan naar het nieuwe systeem plaats. Met de inzet van DJUMA is het de bedoeling om de basis op orde te krijgen voor het digitale informatiebeheer. De ambitie is om de dienstverlening te moderniseren en aan te bieden aan de gehele organisatie.

De werkzaamheden
Je bent verantwoordelijk voor een divers team bestaande uit recordmanagers, recordbeheerders en adviseurs informatiebeheer. Jij staat voor de uitdagende taak om kartrekker te zijn in de transitie van de afdeling en hiermee een bijdrage te leveren aan de ambitie van de Universiteit Leiden om digitaal en papierarm te werken. Ook is het de bedoeling om de ondersteuning van de faculteiten en instituten te verbeteren op het gebied van digitale documentaire informatievoorziening en archiefbeheer.

In deze functie:

  • Geef je leiding aan 7 medewerkers van de afdeling DIA, waarbij je rapporteert aan de directeur van het ASSC;
  • Ben je verantwoordelijk voor het universitaire archiefbeleid;
  • Ben je verantwoordelijk voor het professionaliseren en omvormen van het team waarbij je samen met de medewerkers invulling geeft aan het ontwikkelplan;
  • Neem je tweewekelijks deel aan het managementteam van het ASSC;
  • Draag je actief bij aan het verwezenlijken van de doelstellingen van het ASSC;
  • Ben je verantwoordelijk voor het opstellen van een meerjarig ontwikkelplan DIA;
  • Stel je de begroting en tussentijdse rapportages DIA op;
  • Neem je deel aan interne en externe overleggen;
  • Initieer en realiseer je activiteiten en projecten op het vlak van digitalisering, informatiebeheer en archief;
  • Stel je jaarplannen en managementrapportages op;
  • Stuur je op resultaten en verplichtingen;
  • Zorg je voor draagvlak en omdenken over archiefbeheer binnen de Universiteit Leiden.

Jouw profiel
Wij zijn  op zoek naar een verandergerichte en passionele manager, die de vernieuwing/omvorming van de afdeling als een uitdaging ziet en dit met verve begeleid. Jij beschikt over:

  • Een opleiding op HBO/WO niveau bij voorkeur informatiegericht;
  • Minimaal 5 jaar ervaring in een leidinggevende functie of als kwartiermaker;
  • Actuele kennis van het betreffende vakgebied;
  • Ervaring met projectmanagement;
  • Visie op digitaal informatiebeheer en het belang van kwaliteitsmanagement;
  • Je hebt ervaring met een complexe interne omgeving en het verbinden van uiteenlopende belangen in het transitieproces.
  • Je bent resultaatgericht en kunt goed schakelen tussen de verschillende borden. Daarbij houd je rust, weet de verschillende belangen goed te wegen en bent in staat goed de rolverdeling tussen de vele spelers te bewaken.
  • Je hebt oog voor de praktijk van alledag en houdt tegelijk zicht op de doelstellingen en uitvoerbaarheid van het transitieproces.
  • Je hebt feeling voor organisatievraagstukken en de energie om hier samen met het MT ASSC en het team verder aan te werken.
  • Uitstekende uitdrukkingsvaardigheid in zowel de Nederlandse als de Engelse taal;
  • De volgende kerncompetenties: verbindend leiderschap, sturen op resultaat, organisatiesensitiviteit, overtuigingskracht, kostenbewust handelen, communicatief en samenwerkingsgericht.

Beschrijving organisatie
De Universiteit Leiden, in 1575 opgericht, is een van Europa’s meest vooraanstaande internationale onderzoeksuniversiteiten. De universiteit heeft zeven faculteiten in het alfa-, bèta- en gammadomein, is gevestigd in Leiden en Den Haag en heeft ruim 6.700 medewerkers en 28.000 studenten.

Elke medewerker en student heeft behoefte aan betrouwbare en professionele ondersteuning op het gebied van processen, systemen en documentenbeheer. Het expertisecentrum Administratief Shared Service Centre (ASSC) levert hoogwaardige ondersteuning aan alle medewerkers en studenten. Met ongeveer 135 collega’s ondersteunt het ASSC onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Het ASSC maakt een transitie door naar een  organisatie die klantgericht, wendbaar, eigentijds, voorspelbaar en betrouwbaar is.

Het ASSC is verantwoordelijk voor de uitvoering van de processen rondom
 de financiële- en personeelsadministratie, het beheer en de ontwikkeling van de universitaire concernsystemen,  de documentaire informatievoorziening van de universiteit en het universitaire archiefbeleid.  
Het expertisecentrum bestaat uit:

  • Servicepunt
  • Financieel Shared Service Centre
  • Personeel Shared Service Centre
  • Functioneel Beheer
  • Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer.

Samen met ongeveer 135 collega’s ondersteun je vanuit het ASSC op onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Het ASSC maakt een transitie door naar een organisatie die klantgericht, wendbaar, eigentijds, voorspelbaar en betrouwbaar is. 

Binnen het ASSC zijn er veel mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling. Er is alle ruimte voor een bij jou en jouw functie passend arrangement met interessante opleidingen en uitdagende trainingen. We vinden het belangrijk dat door bundeling van ieders talenten, achtergronden en ervaringen een bijdrage wordt geleverd aan de verdere ontwikkeling van het ASSC.  

Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de CAO Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 4.629,- en maximaal 6.444,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 12/13).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op https://www.werkenbij.leidenuniv.nl
Daarnaast kan een aantal dagen per week thuisgewerkt worden en biedt de universiteit daar de benodigde faciliteiten en vergoedingen voor.

Diversiteit
Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief. 

Informatie
Voor meer informatie over de functie en de  procedure kun je contact opnemen met Rob van den Wijngaard, Directeur ASSC, 071 527 3144 of via e-mail r.c.van.den.wijngaard@assc.leidenuniv.nl.

Solliciteren
Je kunt solliciteren via de button 'Solliciteren'. Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 17 juli 2022 a.s. worden gericht aan Rob van den Wijngaard.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.