Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Management assistent faculteitsbestuur (32 uur in de week)

Vacature nummer
22-370
Categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang
0,8
Doelgroep
Intern , Extern
Stad
Leiden
Publicatie datum
29 juli 2022
Sluitingsdatum
22 augustus 2022 Vacature gesloten

Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen zoekt ter uitbreiding voor het Faculteitsbureau een

Management assistent faculteitsbestuur (0,84 fte - 32 uur) 

Vacaturenummer: 22-370

De werkzaamheden  
Als rechterhand van onze directeur bedrijfsvoering zorg jij ervoor dat zij haar werk goed kan uitvoeren. Aan de start van de dag weet jij precies wat haar taken en acties voor die dag zijn. In jullie overleg ben jij degene die sturing geeft aan acties die voor die dag op haar agenda staan. Jij bent een topper in het bewaken en begrenzen van haar agenda. Jij bent op de hoogte van de openstaande dossiers en schakelt met collega’s of externe contacten om de dossiers verder te brengen. Naast het ondersteunen wil je graag op de hoogte zijn van wat er speelt binnen de organisatie zodat je de verbinder kan zijn tussen de directeur bedrijfsvoering en de diensthoofden. 

Een werkdag als managementassistent bij ons bestuursbureau is een dag vol verrassingen. Jij weet daar als geen ander een goede draai aan te geven. 

Wat kun je zoal als taken verwachten?

- Beheren van de email-box en complexe agenda van de directeur bedrijfsvoering;
- Het te woord staan van interne en externe klanten (telefonisch en face-to-face) en doorverwijzen naar
  de juiste contactpersoon.
- Het inplannen, voorbereiden en notuleren; van diverse vergaderingen en overleggen;
- Het ondersteunen van een of meerdere diensthoofden;
- Het verzorgen van zaalreservering en catering bij verschillende activiteiten zoals vergaderingen,    ontvangsten en evenementen;
- Het beheren van het digitale archief van het bestuur; 
- Begeleiden van personele zaken (invullen mutatieformulieren, planning jaargesprekken, begeleiden sollicitatieprocedures);
- Het waarnemen van werkzaamheden in afwezigheid van de andere managementassistenten; 

Met positiviteit en daadkracht zorg jij samen met jouw collega’s managementassistentes voor een professionele ondersteuning voor het faculteitsbestuur. 

Je profiel 
•    Je beschikt over hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur op basis van een afgeronde secretaresseopleiding;
•    Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als secretaresse, bij voorkeur in een kennisintensieve organisatie zoals een universiteit of academisch ziekenhuis; 
•    Uitgebreide ervaring met de applicaties van het Microsoft Office pakket; 
•    Naast uitstekende Nederlandse taalvaardigheden heb je ook een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Engelse taal;
•    Je staat open voor nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied; 
•    We verwachten dat je op een proactieve en flexibele manier kunt meedenken, werk ziet liggen en oppakt, en zelfstandig dossiers kunt afhandelen; 
•    Organisatorische kwaliteiten, improvisatietalent en stressbestendigheid zijn een must;
•    Daarnaast gaan we ervan uit dat je nauwkeurig en discreet werkt. 

Beschrijving Faculteit
Het faculteitsbureau biedt managementondersteuning aan het faculteitsbestuur. Het faculteitsbestuur bestaat uit de decaan, de vicedecaan, de directeur bedrijfsvoering en de assessor (student-lid). Je komt in een team van 4 collega’s te werken. 

De faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.
Het onderzoek binnen de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens acht bachelor- en twaalf masteropleidingen. De faculteit telt meer dan 2300 medewerkers en bijna 5000 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.

Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar. Bij goed functioneren volgt een vaste aanstelling. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en werkervaring - minimaal € 2.818,= en maximaal € 3.764,= bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8). We gaan uit van een werkweek van vier dagen. Het is mogelijk om de uren te verdelen over 5 werkdagen.
Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden.  Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, flexibele werkduur, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Diversiteit 
Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar een inclusieve gemeenschap te zijn waarin alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en hun al hun mogelijkheden kunnen ontwikkelen. We verwelkomen diversiteit in ervaringen en perspectieven omdat zij ons onderwijs en onderzoek verrijken en versterken.

Informatie 
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kunt u contact opnemen met Liselore Brederode-Veerman, telefoon 071 5277258, email l.m.brederode@science.leidenuniv.nl.  
Informatie over de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen kunt u vinden op  www.universiteitleiden.nl/wiskunde-en-natuurwetenschappen . Meer informatie over de Universiteit Leiden vindt u op https://werkenbij.leidenuniv.nl/.

Solliciteren
Stuur je cv en motivatiebrief per email naar secretariaatbestuurfwn@science.leidenuniv.nl. Vermeld hierbij het vacaturenummer. Je kunt reageren tot 22 augustus 2022.  

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.