Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Managementassistent (0,6 fte)

Vacature nummer
22-449 11941
Categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang
0,6
Doelgroep
Intern , Extern
Stad
Leiden
Publicatie datum
19 juli 2022
Sluitingsdatum
18 augustus 2022 Vacature gesloten

Het Stafbureau OSZ, afdeling Onderwijs en Studentzaken is op zoek naar een:
Managementassistent (0,6 FTE)
Vacaturenummer: 22-449 11941 

 
Tot je werkzaamheden behoren onder meer:
•    Het verrichten van administratieve werkzaamheden zoals: telefoonverkeer, het versturen en beantwoorden van mails, kantoorartikelen bestellen, zaalreserveringen, (digitaal) archiefbeheer, ziek- en betermeldingen, notuleren van vergaderingen, doorsturen van facturen;
•    Beheren van de website;
•    Het maken van afspraken en het plannen van overleggen;
•    Aanspreekpunt voor medewerkers en gasten;
•    Het mede beheren van de functionele mailbox;
•    Administratieve afhandeling bij het in dienst treden van nieuwe medewerkers;
•    Organiseren van diverse evenementen in samenwerking met je collega’s;
•    NB: Het precieze takenpakket wordt met de senior managementassistent samengesteld.

Profiel
Ben jij enthousiast geworden en herken jij je in het volgende profiel? Dan maken wij graag kennis met jou! Jij:
•    bent een vriendelijke en integere collega met oog voor de mensen om je heen;
•    bent georganiseerd en kunt goed overzicht houden, ook onder tijdsdruk;
•    bent zelfstandig en hebt een pro-actieve werkhouding;
•    bent communicatief sterk en spreekt en schrijft uitstekend Nederlands, Engels is een pré;
•    begrijpt dat in een organisatie als de onze verschillende belangen en bestuurlijke verhoudingen spelen en kunt je houding daarop aanpassen;
•    bent servicegericht en zet graag een stapje extra om zaken tot in de puntjes te regelen;
•    hebt ervaring met diverse computersystemen, waaronder MS Office en de online vergadertool MS-Teams;
•    Je werkt graag samen, bent energiek en hebt gevoel voor vertrouwelijkheid.
Bij voorkeur heb je ook:
•    Affiniteit met het werken in een academische omgeving;
•    Relevante werkervaring als managementassistent.

Beschrijving organisatie
De Faculteit Geesteswetenschappen is rijk aan expertise op het terrein van de filosofie, geschiedenis, kunstgeschiedenis, kunsten, letterkunde, taalkunde, religiestudies en regiostudies van vrijwel de gehele wereld. Ons universitaire motto ‘In Leiden leer je de wereld kennen’ brengen wij dagelijks in praktijk met hoogwaardig onderwijs door gepassioneerde docenten en onderzoek van internationaal erkend hoog niveau. Hierin wordt de organisatie ondersteund door een professionele staf. Met 930 medewerkers verzorgt de faculteit 27 master- en 25 bacheloropleidingen voor circa 7.000 studenten. Meer informatie: https://www.universiteitleiden.nl/geesteswetenschappen

De dienst OSZ verzorgt alle activiteiten ten behoeve van het onderwijsproces van strategie en theorie tot uitvoering en praktijk, t.w. ondersteuning, advisering, kwaliteitszorg en kennisborging. De dienst is de verbindende schakel in de organisatie en ondersteuning van het onderwijs, optimaliseert de processen en professionaliseert de kwaliteitszorg van het onderwijs. De dienst OSZ bestaat uit drie afdelingen: Onderwijsadministratie & Ondersteuning, Studiecoördinatie & Commissieondersteuning en Onderwijsbeleid & Kwaliteitszorg.

Wij bieden
Aanstelling voor één jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen.
Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal €2376,00,- en maximaal €3208,00,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (salarisschaal 7).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: https://www.werkenbij.leidenuniv.nl/

Het beleid van de Universiteit Leiden is erop gericht de arbeidsmobiliteit binnen de universiteit te stimuleren. In dit kader wordt u - bij een vast dienstverband - in uw functie benoemd voor een periode van vier jaar. Uiteraard betekent dit dat de Universiteit Leiden zich met u verantwoordelijk acht voor de zorg voor een passend vervolg van uw loopbaan na deze periode, hetzij in deze functie hetzij in een functie elders.

Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie en de procedure kun je contact opnemen met Petra 't Hart, e-mail p.c.t.hart@hum.leidenuniv.nl

Solliciteren
Ben je geïnteresseerd? Solliciteer dan via de button 'Solliciteren' in ons sollicitatiesysteem. Je motivatiebrief en cv kun je tot en met 18 augustus 2022 inzenden.

De eerste en tweede ronde sollicitatiegesprekken vinden plaats in de weken van 22 en 29 augustus in Leiden. We vragen je hier alvast rekening mee te houden.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.