Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Front Office Manager

Vacature nummer
22-495 12425
Categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang
1
Doelgroep
Intern
Stad
Leiden
Publicatie datum
2 augustus 2022
Sluitingsdatum
9 augustus 2022 Vacature gesloten

PLNT Leiden
PLNT Leiden is het centrum voor innovatie en ondernemerschap in Leiden. Het is een plek waar studenten, ondernemers, investeerders, docenten en bedrijven elkaar ontmoeten en inspireren, kennis opdoen en samen ondernemen. Met als doel om Leiden innovatiever te maken. PLNT – Leiden centre for innovation and entrepreneurship!

Wat ga je doen?
PLNT Leiden is de ontmoetingsplaats op Langegracht 70 voor iedereen in de regio Leiden die iets wil leren over ondernemen en innovatie of zelf aan de slag wil. We hebben een breed aanbod bestaande uit een eigen programma, een bruisende community en faciliteiten zoals kantoorruimte, bureaus en zalen. Als Front Office Manager werk je nauw samen met onze receptioniste en zorg je ervoor dat de ontvangst van onze bezoekers gastvrij en goed geregeld is.

Tevens beheer je de meeste van onze (digitale) systemen zoals salto KS, administratieve systemen en HR zaken. Jouw belangrijkste taak kortom is ervoor te zorgen dat iedereen die in ons pand ons rondloopt – bewoner,  eventbezoeker of collega de weg kent en in zijn/haar behoeftes wordt voorzien. Je werkt nauw samen met onze receptioniste & event coördinator.

Ook werk je voor 50% van je tijd mee in de organisatie LURIS in samenwerking met de collega’s van de LURIS frontoffice in vergelijkbare taken en werkgebieden.

Taken

  • Gastheer/vrouw –  (‘Customer Happiness Champion’) voor onze bezoekers (bewoners, hun gasten, studenten, eventorganisatoren etc.) ;
  • Verrichten administratieve werkzaamheden zoals aanmaken van (gast) internetaccounts, beheer van ons digitale sleutelsysteem, beheer van onze zaalreserveringssysteem; facturatie enz.
  • Nieuwe bewoners wegwijs maken;
  • Groepen ontvangen en hen rondleiden;
  • IT contactpersoon, begeleiden van aanvragen en afhandelen van klachten;
  • Office management, beheer voorraden en aansturing schoonmaak.

De werktijden van de Front Office Manager zijn in overleg te bepalen maar zijn standaard van 09.00 tot 17.30.  Beschikbaarheid in de avond is wenselijk.    

Wie zoeken we?

  • Je hebt minimaal HBO werk en denkniveau, met voorkeur voor een hospitality, facility of event-management of vergelijkbare opleiding;
  • Je bent stress bestendig en houdt er van om te werken onder grote druk;
  • Je bent in staat snel te schakelen en weet door te improviseren altijd snel oplossingen te bedenken als iets niet goed gaat;
  • Je bent pro actief en kunt goed zelf het overzicht bewaren en zelfstandig werken;
  • Je bent gastvrij en hebt een klant- en servicegerichte instelling;
  • Je hebt een representatieve uitstraling;
  • Je toont initiatief en steekt de handen uit de mouwen;
  • Je kunt werken in een dynamische, snel veranderende omgeving, en weet zelf structuur aan te brengen en oplossingen te bedenken;
  • Je bent communicatief vaardig in zowel Nederlands als Engels;
  • En het allerbelangrijkste: je bent super enthousiast om mee te bouwen aan het succes van PLNT Leiden.

Omschrijving Luris
Luris begeleidt wetenschappers van de Universiteit Leiden en het LUMC in hun ambitie om relevante kennis toepassing te laten vinden in de maatschappij. Luris helpt bij het opzetten van projecten met bedrijven, maatschappelijke organisaties, subsidieverstrekkers en overheid, door te zorgen voor gezonde relaties met partners en door bestaande relaties optimaal te benutten met het oog op het verrijken van het onderzoekslandschap binnen de Universiteit Leiden en het LUMC.

Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij gebleken geschiktheid.
 
Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal 2818,- en maximaal 3764,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (salarisschaal 8.

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op:
 https://www.werkenbij.leidenuniv.nl/.

Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.