Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Management assistent(e)

Vacature nummer
22-519 12482
Categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang
0,6-1,0
Doelgroep
Intern , Extern
Stad
Den Haag
Publicatie datum
16 augustus 2022
Sluitingsdatum
4 september 2022 Vacature gesloten

Faculteit Governance and Global Affairs, Institute of Security and Global Affairs zoekt een

Management assistent(e) ( 0,6-1 fte)

 Heb jij een passie voor het ondersteunen van managementleden bij alle voorkomende werkzaamheden op een afdeling? Hou je ervan om tegelijkertijd met veel verschillende taken bezig te zijn? En krijg je energie van het helpen van collegas? Dan ben jij de nieuwe collega die wij zoeken!

 Met ingang van 1 oktober 2022 komt de functie van management assistent(e) (0,6-1 fte) beschikbaar.

 Werkzaamheden
Je werkt in een klein team van management assistenten. Vanuit jouw rol ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van het bestuur en de bestuurlijke zaken binnen het instituut. Daarnaast werk je samen met de collega’s van het instituutsbureau bij het organiseren van evenementen en bij de ondersteuning van het instituutsbestuur.

  • Je ondersteunt de bestuurlijke zaken binnen het instituut in brede zin;
  • Je maakt afspraken en indien nodig beheer je de agenda’s, in het bijzonder van de wetenschappelijke directeur en de vice-wetenschappelijke directeur;
  • Je beheert e-mails en handelt waar mogelijk e-mails af;
  • Je informeert interne en externe betrokkenen over lopende zaken;
  • Je begeleidt benoemingsadviescommissies (BACs);
  • Je bereidt vergaderingen voor;
  • Je notuleert;
  • Je organiseert evenementen.

Je weet wat er speelt binnen het instituut en pakt zaken snel op. Je hebt snel in de gaten hoe de onderlinge verhoudingen zijn en speelt daar op de juiste manier op in. Samenwerken levert jou dan ook veel energie op. Als werk efficiënter kan, dan zie je dat en kom je met voorstellen tot verbetering.

Profiel

  • Je hebt minimaal MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur heb je een secretaresse opleiding of ervaring als HR assistent;
  • Je hebt aantoonbaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een internationale werkomgeving;
  • Je bent een collega die ervan houdt om de mouwen op te stropen, die goed kan samenwerken, een gesprekspartner is voor de diverse afdelingen en die klant- en resultaatgericht werkt én bovendien representatief is met een positieve instelling;
  • Office 365 heeft voor jou weinig geheimen en je neemt anderen daar moeiteloos in mee;
  • Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse- en  Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
  • Affiniteit met en ervaring in een universitaire werkomgeving zijn een pré.

 Beschrijving organisatie 
Governance and Global Affairs is één van de 7 faculteiten van de Universiteit Leiden. Geworteld in de academische traditie werken onze studenten en onderzoekers samen met nationale en internationale partners aan nieuwe inzichten en oplossingen voor hedendaagse vraagstukken op het snijvlak van politiek, bestuur en internationaal recht. Bij de faculteit studeren momenteel meer dan 3000 studenten waarbij een groot aantal internationale studenten. 

 Het Institute of Security and Global Affairs (ISGA) is een wetenschappelijk instituut dat zich richt op multidisciplinair onderzoek en onderwijs binnen het internationale wetenschappelijke veld van veiligheidsstudies. ISGA analyseert en bestudeert vraagstukken op een coherente manier vanuit hun lokale transnationale en mondiale impact.

 ISGA opereert vanuit Den Haag, de derde grote stad van Nederland, centrum van nationaal bestuur en Internationale Stad van Vrede, Recht en Veiligheid. Meer informatie over de Faculteit Governance and Global Affairs kun je vinden op de website.

Wij bieden
Werken in een team van enthousiaste collega’s waar samenwerken voorop staat en waar altijd wat te doen is. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijk dienstverband van één jaar met uitzicht op een aanstelling in vaste dienst. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.471,- en maximaal € 3.336,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7).

De Universiteit Leiden kent goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een thuiswerkvergoeding, een eindejaarsuitkering (8,3%), een vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen.

 Diversiteit en inclusie
Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Informatie
Ben je geïnteresseerd? Voor meer informatie kun je contact via email opnemen met Marc Bosma (instituutsmanager) m.bosma@fgga.leidenuniv.nl

Solliciteren
Enthousiast? We zien je sollicitatie graag! Je kan online solliciteren via de button 'Solliciteren' in ons sollicitatiesysteem. Sollicitaties voorzien van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 4 september a.s. worden gericht aan Marc Bosma.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.