Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Directeur Shared Service Center Universiteit Leiden

Vacature nummer
22-640 12909
Categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang
1
Doelgroep
Intern , Extern
Stad
Leiden
Publicatie datum
4 oktober 2022
Sluitingsdatum
9 november 2022 Vacature gesloten

De Universiteit Leiden is op zoek naar een 
Directeur Administratief Shared Service Centre (ASSC)

Over het ASSC
Het Administratief Shared Service Centre (ASSC) levert hoogwaardige ondersteuning aan alle medewerkers en studenten op het gebied van bedrijfsprocessen, systemen en documentenbeheer in onderzoek, onderwijs en bedrijfsvoering. Het ASSC maakt een transitie door naar een organisatie die klantgericht, wendbaar, eigentijds, voorspelbaar en betrouwbaar is. 
In navolging op het Strategisch Plan 2022-2027 zet het ASSC in op 'de basis op orde' om voor de universiteit en met elkaar een stevig fundament te bouwen waar iedereen op kan vertrouwen. Onze missie is het leveren van professionele dienstverlening zodat onze collega’s zich ondersteund voelen om zich op hun kerntaken te richten en zodat studenten kunnen studeren.

Het ASSC is verantwoordelijk voor de uitvoering van de bedrijfsprocessen rondom de financiële- en personeelsadministratie, het beheer en de ontwikkeling van de universitaire concernsystemen voor de bedrijfsvoering, de documentaire informatievoorziening van de universiteit en het universitaire archiefbeleid.  Op 1 januari 2021 startte het ASSC als nieuw expertisecentrum. Het ontstaan van het expertisecentrum vindt zijn oorsprong in de totstandkoming van het Financieel Shared Service Centre in 2009 en het Personeel Shared Service Centre in 2019. Sinds de oprichting van het ASSC hebben we nog meer expertise gebundeld en heeft het ASSC zich ontwikkeld tot een expertisecentrum waarin specialistische kennis over bedrijfsprocessen en -systemen onder één dak is verzameld. 
Het expertisecentrum bestaat uit de volgende afdelingen waar circa 135 medewerkers werken:
•    Servicepunt
•    Financieel Shared Service Centre
•    Personeel Shared Service Centre
•    Functioneel Beheer
•    Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer

Het ASSC is na 1,5 jaar op weg naar verdere professionalisering en digitalisering van
de bedrijfsprocessen en -systemen. Gestandaardiseerde (operational excellence) en solide bedrijfsprocessen en -systemen vormen de basis waardoor de universiteit wendbaar en flexibel kan zijn. Een belangrijke next step is het worden van een geoliede machine van processen en systemen met oog voor bruikbaarheid en gebruiksvriendelijkheid, waarin iedereen elkaar snel kan vinden. 

Binnen het ASSC vinden we het belangrijk dat door bundeling van ieders talenten, achtergronden en ervaringen een bijdrage wordt geleverd aan de verdere ontwikkeling van het ASSC. Onze werkplek is een 'fun place to be' waar medewerkers zich thuis voelen, hun kracht en kennis kunnen inzetten en zich continu kunnen blijven ontwikkelen. Meer informatie over het ASSC kun je vinden op Administratief Shared Service Centre - Universiteit Leiden.

Belangrijkste opgaven 
Als directeur ASSC ben je eindverantwoordelijk voor de ontwikkeling en kwaliteit van de dienstverlening van de afzonderlijke afdelingen en van het expertisecentrum ASSC als geheel. Je legt hierover verantwoording af aan de vice-voorzitter van het College van Bestuur. Daarnaast draag je bij aan de uitvoering van het Strategisch Plan 2022-2027 van de Universiteit Leiden. Je ontwikkelt processen, systemen en dienstverlening gericht op de eindgebruiker en in lijn met de ambitie van de Universiteit.

Je zorgt voor een goede vertaling van universiteitsbreed beleid en technologische ontwikkelingen van buiten de universiteit, naar processen, systemen en dienstverlening, met name op het gebied van de financiële en personeelsadministratie. Je zet lijnen uit voor de realisatie hiervan en maakt gebruik van de toenemende mogelijkheden van de digitale transformatie en het steeds meer data-gedreven werken. Business intelligence en inzet van toekomstgerichte-systemen binnen de bedrijfsvoering zijn voor jou bekende gebieden waar je optimaal gebruik van weet te maken. Je bewaakt de dagelijkse uitvoering en neemt tevens verantwoordelijkheid en eigenaarschap in veranderprocessen zowel binnen het ASSC als daarbuiten; mede door samen te werken met directeuren van faculteiten en expertisecentra. 

De faculteiten en andere expertisecentra van de universiteit zijn belangrijke stakeholders, je zorgt voor een goede advisering over de keten van bedrijfsprocessen en dienstverlening aan hen. Met diverse beleidsdirecties, met name Financiën en Human Resource Management, stem je af over de impact van ontwikkelingen op de ASSC dienstverlening en vice versa.
Je bent in staat om vanuit de driehoek regie, vraag en aanbod in verschillende gremia het MT ASSC te positioneren en te vertegenwoordigen, waarbij het onderhouden en verstevigen van de relatie met onze interne klanten (de faculteiten en eenheden) een belangrijke opgave is.

Je geeft op inspirerende wijze leiding aan de teams FSSC, PSSC, FB, Servicepunt en DIA en bent verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het jaarplan ASSC. Je geeft richting aan het MT ASSC bij het verder professionaliseren en adviseert de afzonderlijke afdelingen over de transitie van grotendeels uitvoerend naar ook een adviserende en expertrol binnen de ketensamenwerking. Het MT ASSC is gemotiveerd en professioneel en momenteel bezig hun eigen signatuur te ontwikkelen.

Een belangrijk onderdeel van de basis op orde is het implementeren van slimme, solide systemen. De komende jaren zullen daarom ook in het teken staan van de vervanging van de huidige ERP omgeving, vervanging van het huidige HR en Finance landschap door een modern Cloud systeem gebaseerd op Best Practice processen. Doel is naast een versterking van de basis op orde om door slimmere geharmoniseerde processen ruimte te creëren voor vernieuwing (ambitie 1 van het strategisch plan van de universiteit).

Jouw profiel
Als Directeur ASSC: 

•    Heb je ervaring met het leiden van een shared service organisatie, bij voorkeur in een complexe (publieke) organisatie en heb je kennis over meerdere vakgebieden van het ASSC;
•    Heb je ervaring met de vervanging van administratieve concernsystemen en de impact daarvan op een (publieke) organisatie inclusief de centralisatie & beschrijving van uiteenlopende processen;
•    Ben je overtuigd van de gekozen richting van de Universiteit Leiden die is gemaakt in het strategisch plan ‘vernieuwen en verbinden’ en sluiten je persoonlijke waarden aan op de kernwaarden van de universiteit: vrij, verbindend, verantwoordelijk en vernieuwend;
•    Ken je jouw kracht- en ontwikkelpunten als het gaat om de leiderschapscompetenties van de Universiteit Leiden: connectie maken, samenwerken, verantwoordelijkheid nemen en grenzen verleggen en draag je onze leiderschapsvisie uit in je dagelijkse aansturing van het ASSC;
•    Geef je koers aan het ASSC door middel van een lange termijn veranderkalender en zet je je samen met de teams in voor concrete resultaten;
Zorg je voor integrale afstemming over beleid en strategie, voortgang en prioritering van werkzaamheden en projecten, signaleer je knelpunten en werk je aan gedragen oplossingen;
•    Fungeer je als bruggenbouwer tussen de afdelingen en de klanten in de organisatie; dit betekent dat je het ASSC verder helpt professionaliseren en daarbij de klantrelatie versterkt;
•    Breng je aanbod en regie bij elkaar door permanent in verbinding te zijn met (beleidsafdelingen van) faculteiten, expertisecentra, het Bestuursbureau en externe stakeholders;
•    Heb je een uitstekend gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Je haalt energie uit het ophalen en aangaan van gesprekken binnen de organisatie, maar je bent ook in staat om tegelijkertijd de koers van het ASSC en van de Universiteit consistent te volgen en te realiseren. 
•    Geef je zoveel mogelijk verantwoordelijkheid aan je medewerkers en coach je medewerkers op basis van vertrouwen. Je stimuleert de medewerkers om op basis van hun talenten het beste uit zichzelf te halen. 

Wij bieden
De Universiteit Leiden biedt een uitdagende functie in een interessante en complexe organisatie. De Directeur ASSC wordt gewaardeerd op grond van schaal 16 van de CAO Nederlandse Universiteiten (€ 6.794- € 8.881 bruto per maand op fulltime (38 uur) basis, afhankelijk van opleiding en ervaring).

De Universiteit Leiden kent een uitstekend pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder 41 vakantiedagen op voltijdbasis (40 uur), een eindejaarsuitkering van 8,3% van het jaarsalaris, een ABP pensioen, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, sabbatical leave, opleidings- en ontwikkelmogelijkheden en de mogelijkheid om gebruik te maken van een aantal faciliteiten zoals sportaccommodaties en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. 

Het dienstverband start met een periode van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. 

Een inclusieve organisatie
Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar een inclusieve gemeenschap te worden waarin alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en al hun mogelijkheden kunnen ontwikkelen. We verwelkomen diversiteit in ervaringen en perspectieven omdat zij onze universitaire gemeenschap verrijken en versterken.

Meer informatie 
Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Martijn Ridderbos, vice-voorzitter College van Bestuur, via m.ridderbos@cvb.leidenuniv.nl 

Voor meer informatie over de procedure kan je contact opnemen met Désirée Leeuw-Le Large, HR adviseur via d.j.a.le.large@bb.leidenuniv.nl of 06-34514585.

Procedure
•    Je CV en motivatiebrief ontvangen we graag uiterlijk op 9 november 2022 via de blauwe button.
•    Van de eindkandidaten worden mogelijk referenties nagetrokken. Een (ontwikkel)assessment kan onderdeel uitmaken van de procedure.
•    We streven ernaar de directeur ASSC zo spoedig mogelijk te benoemen.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.