Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Management/office-assistent

Vacature nummer
22-718 13104
Categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang
0,8
Doelgroep
Intern , Extern
Stad
Leiden
Publicatie datum
3 januari 2023
Sluitingsdatum
1 februari 2023 Vacature gesloten

De Universitaire Bibliotheken Leiden (UBL) zoekt per direct een

Management/office-assistent (0,8 fte)

Vacaturenummer: 22-718 13104 

Ben jij op zoek naar een dynamische job en een prettige werksfeer? Wil jij als een spin in het web de Algemeen Directeur en het Management Team adequaat ondersteunen bij alles wat reilt en zeilt binnen de bibliotheek? Krijg je energie van activiteiten die variëren van het maken van afspraken en ondersteunen van evenementorganisatie tot aan het bestellen van een bloemetje en het archiveren van bedrijfsdocumenten? Ben je ook op donderdag en vrijdag beschikbaar? Wij hebben een uitdagende functie!

De UBL is voor onderzoekers, docenten en studenten van de Universiteit Leiden een belangrijke partner met betrekking tot wetenschappelijke informatie. Het directiesecretariaat maakt deel uit van de stafafdeling van de UBL en is gevestigd in de Universiteitsbibliotheek aan de Witte Singel. Het directiesecretariaat heeft een centrale, dienstverlenende positie binnen de UBL. Samen met je twee parttime collega’s zorg je er voor dat het directiesecretariaat op weekdagen van 8.30 tot 17.30 uur permanent bezet is. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor onder meer de volgende taken:

  • Zorgvuldig agendabeheer voor de directie en overige MT-leden;
  • Optreden als ondersteuner van de directie en leden van het MT;
  • Fungeren als eerste aanspreekpunt voor (buitenlandse) bezoekers en medewerkers;
  • Ondersteunen bij en het organiseren van reizen, jubilea, borrels en evenementen: aanmeldingen bijhouden, catering organiseren, zalenbeheer en AV-ondersteuning;
  • Digitaal archiveren van in- en externe correspondentie, contracten en andere bedrijfsdocumenten;
  • Beheren van het customer relationship managementsysteem (CRM) en het versturen van mailings;
  • Inkopen van kantoorbenodigdheden;
  • Beheren van internetpagina’s en notuleren bij diverse vergaderingen;

Jouw Profiel

Je kunt goed samenwerken en weet -indien nodig-  het werk goed over te dragen/over te nemen. Je houdt van aanpakken en doorpakken en werkt nauwkeurig en accuraat. Je bent klantgericht en een echte vraagbaak; je deelt informatie en kennis op een heldere en toegankelijke wijze. Je bent een uitstekend organisator en behoudt het overzicht. Je schakelt gemakkelijk en beschikt, naast een uitstekend gevoel voor verhoudingen, over een pragmatische instelling. Je voelt je thuis in een culturele, dynamische onderwijs- en onderzoeksomgeving waar met bijzondere stukken wordt gewerkt. Je bent bestand tegen werkdruk, stelt je flexibel op en kun je goed omgaan met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast beschik je over:  

  • MBO/HBO werk- en denkniveau met bij voorkeur een afgeronde relevante opleiding;
  • Goede administratieve en organisatorische vaardigheden;
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
  • Goede beheersing van het Microsoft Office pakket (Outlook, Word, Excel, Powerpoint en Teams) en bij voorkeur ook CRM, SharePoint, Djuma en iBabs;
     

Onze organisatie

De UBL biedt medewerkers veel kansen om zich te ontwikkelen. We werken continu aan een inspirerende, inclusieve en diverse werkomgeving waarin iedereen zich welkom, veilig en gewaardeerd voelt. Je komt te werken binnen een toonaangevende wetenschappelijke bibliotheek met collecties van wereldformaat. Centraal staat het bieden van betrouwbare, duurzame en innovatieve diensten. We doen dit samen met andere partijen in binnen- en buitenland. Onze werkterreinen zijn breed en divers, zo ook onze  klantgroepen, in het bijzonder studenten, docenten en onderzoekers. Voor hen verzorgen we de wetenschappelijke informatievoorziening als partner in kennis. UBL staat wereldwijd bekend om de bijzondere collecties, die naast hun rol voor onderwijs en onderzoek ook een belangrijke maatschappelijke en culturele functie hebben. Op onze bibliotheeklocaties bieden wij iedereen een prettige studie- en onderzoeksomgeving. Online staan wij in contact met gebruikers van over de hele wereld. Onze medewerkers dragen hier samen, ieder vanuit hun eigen achtergrond, ervaring en talent aan bij. Kijk voor meer informatie over ons op de website van de UBL.
https://www.bibliotheek.universiteitleiden.nl/.

Wij bieden

Een dynamische werkomgeving met leuke collega’s en volop mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen. Een aanstelling voor de duur van een jaar met bij goed functioneren uitzicht op een vast dienstverband. Een goed salaris, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.471,- en maximaal € 3.336,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7), volgens de CAO Nederlandse Universiteiten; Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%),  betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Als de werkzaamheden dat toelaten kun je deels thuiswerken. De universiteit heeft hiervoor goede faciliteiten. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: https://www.werkenbij.leidenuniv.nl/

Verklaring omtrent het gedrag (VOG)

In de dagelijkse werkzaamheden krijg je te maken met vertrouwelijke informatie. Voor deze functie vragen wij om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Diversiteit en inclusie

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Informatie

Voor meer informatie over deze functie kan contact worden opgenomen met Sabine den Os leidinggevende van het directiesecretariaat, telefoon 071 527 2830, e-mail  s.c.den.os@library.leidenuniv.nl .

Solliciteren

Je kunt online solliciteren via de button 'Solliciteren' in ons sollicitatiesysteem. Sollicitaties voorzien van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 1 februari 2023 worden gericht aan Sabine den Os. Op donderdagochtend 9 februari en woensdagochtend 15 februari aanstaande zullen de eerste en tweede ronde sollicitatiegesprekken plaatsvinden. U wordt vriendelijk verzocht beschikbaar te zijn.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.