het International Institute for Asian Studies is op zoek naar een:

Managementassistent en Programmaondersteuner(0,8FTE)
Vacaturenummer: 13448

Werk jij graag in een dynamische, bruisende en internationale werkomgeving? Ben jij een energieke persoonlijkheid die met gemak prioriteiten stelt, overzicht houdt en een toegankelijk aanspreekpunt is voor collega’s, fellows en externe contacten? Lees dan verder!

Samen met de andere managementassistent beheer jij het secretariaat van het IIAS en ben je sparringpartner voor het MT voor het dagelijkse reilen en zeilen binnen het IIAS.

Jij bent daarnaast verantwoordelijk voor de organisatorische en administratieve ondersteuning van o.a. het internationale IIAS fellowships-programma en het River Cities Network. Hierbij werk je nauw samen met de programmacoördinatoren.

Als kern van het instituut bied je collega’s, de fellows en externe contacten de beste ondersteuning of weet je waarheen je hen kunt verwijzen.

Organisatiesensitiviteit is belangrijk. Je pakt signalen op professionele wijze op en gaat hier op een proactieve manier mee om. Naast de uitdagende en afwisselende werkzaamheden kijk jij met een frisse blik naar de bestaande processen om te zien hoe we deze kunnen optimaliseren en implementeren.

Dus ben jij flexibel, beheers je administratieve systemen snel en vind je het leuk om in een inspirerende, internationale omgeving te werken?

Solliciteer dan als Managementassistent en Programmaondersteuner bij ons instituut, het International Institute for Asian Studies.

De werkzaamheden:

• Coördineren en uitvoeren van de secretariaatswerkzaamheden. Je werkt samen met een andere managementassistent en vervangt elkaar onderling.
• Organisatorische en administratieve ondersteuning van o.a. het fellowship-programma en het River Cities Network
• Contactpersoon voor interne en externe relaties
• Boeken van reizen, regelen van hotelreserveringen en het voorbereiden van visumaanvragen
• Organisatorisch ondersteunen van workshops en bijeenkomsten
• Vergaderingen plannen, agenda opstellen, vergaderstukken verzamelen, notuleren/actiepuntenlijsten opstellen en bewaking voortgang actiepunten
• Actief bijdragen aan het optimaliseren van de administratieve organisatie en de interne controlemaatregelen

Jouw profiel:

• Minimaal een HBO werk- en denkniveau
• Relevante werkervaring
• Affiniteit met Azië/Azië-studies
• Uitstekende interculturele communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels
• Flexibele en proactieve werkhouding waarbij je snel kunt schakelen binnen een dynamische werkomgeving
• Positief kritische en meedenkende opstelling ten opzichte van de uit te voeren werkzaamheden
• Goede planner, organisator, coördinator en oplossingsgericht
• Uitstekende computervaardigheden inclusief het Microsoft Office pakket en openstaan voor het leren van nieuwe programma’s bijv. op het gebied van online samenwerken/vergaderen/presenteren

Beschrijving organisatie
Het 'International Institute for Asian Studies' (IIAS) is een mondiaal onderzoeksinstituut voor de geesteswetenschappen en sociale wetenschappen en kennisuitwisselingsplatform, gevestigd in Leiden, Nederland. Het IIAS beoogt bij te dragen aan een beter, meer geïntegreerd begrip van hedendaagse Azië. Daarnaast verkent het nieuwe inzichten en methoden op gebied van Aziëstudies in een veranderende mondiale context. Het doet dit door middel van een breed scala aan activiteiten op het gebied van onderzoek, onderwijs, publicaties, kennisdeling, netwerkontwikkeling, institutionele ondersteuning en diensten aan de gemeenschap buiten de academische wereld.

Het IIAS initieert, bevordert en verspreidt met name interdisciplinair, trans-sectoraal onderzoek en analyse over Azië, dat in samenwerking met Aziatische en andere internationale partners tot stand komt. Het instituut beoogt op die manier bij te dragen aan cultureel en sociaal geïnformeerde, beleidsrelevante kennis over/in/met Azië en zijn plaats in de wereld.

Het IIAS (co-)organiseert het hele jaar door conferenties en andere evenementen, waaronder de ‘International Convention of Asia Scholars’ (ICAS), het grootste wereldwijde forum voor kennisuitwisseling over Azië door wetenschappers en het maatschappelijke middenveld. Het instituut ontvangt elk jaar een groot aantal gastonderzoekers. Het beheert een boekpublicatieprogramma en brengt driemaal per jaar een publicatie uit over Azië-studies (‘The Newsletter’) met bijdragen van academici en andere deskundigen uit de hele wereld.

Meer informatie: www.iias.asia/about

Wij bieden
Aanstellingvindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur vanéén jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal €2818,- en maximaal €3764,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (salarisschaal 8).
Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op: http://www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie en de procedure kun je contact opnemen met Martina van den Haak, e-mail m.c.van.den.haak@iias.nl

Solliciteren
Je kunt online solliciteren via de button 'Solliciteren' in ons sollicitatiesysteem. Sollicitaties voorzien van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 12-03-2023 worden gericht aan Martina van den Haak.
In de week van 20 maart a.s. zullen de sollicitatiegesprekken plaatsvinden. Je wordt vriendelijk verzocht beschikbaar te zijn in deze periode.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.