Het ASSC, afdeling Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer is op zoek naar een:

Communicatieve archief specialist (0,8 - 1 FTE)

Wat ga je doen
Jij werkt als specialist op operationeel niveau aan het implementeren van een nieuwe werkwijze voor digitale archivering. De universiteit maakt gebruik van veel verschillende applicaties en systemen. De manier waarop we archiveren is aan het veranderen naar archivering in de applicaties zelf. Jij ondersteunt bij archiefbeheer en zorgt ervoor dat de organisatie de nieuwe werkwijze invoert. Je helpt bijvoorbeeld met het ordenen van archieven en bewaken van de bewaartermijnen. Daarbij heb je zowel oog voor de archiefregels als voor de belangen van gebruikers.

Waar ga je werken
De afdeling Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer (DIA) speelt een sleutelrol in de informatiestroom van de Universiteit Leiden. De afdeling ontwikkelt innovatieve oplossingen voor het werken volgens de archiefwet- en regelgeving. Er is een start gemaakt met archiving and delete by design/default, decentraal archiveren en risk based archiving. Hierbij blijft informatie in de diverse softwarepakketten in deze applicaties staan en beheerd als archief. De afdeling bestaat uit 7 archiefadviseurs en -specialisten.

Jouw werkzaamheden:

• Zorgdragen voor optimaal archiefbeheer binnen de organisatie volgens de archiefregels, zoals archiving en delete by design;
• Monitoren van het archiveringsproces in een groot aantal applicaties en ondersteunen bij het opschonen van het archief.
• Beheren van het archiefoverzicht, inzicht geven in bewaartermijnen per applicatie en jaarlijks uitvoeren van een archiefcheck.
• Overzien van het archief ver- en bewerkingsproces van aanlevering van het archief aan DIA tot overdracht aan het Nationaal Archief of UBL;
• Fungeren als archiefvraagbaak van de organisatie;
• Sparringpartner en adviseur op het gebied van archiefbeheer voor de DIA adviseur, informatiemanagement, functioneel beheer.

Jouw profiel:

• Je hebt een afgeronde HBO opleiding of aantoonbaar vergelijkbaar werk en denkniveau;
• Je hebt een archiefopleiding gevolgd aan een erkend opleidingsinstituut of bent bereid deze te volgen;
• Je beschikt over voldoende werkervaring om snel zelfstandig aan de slag te kunnen in deze functie, bijvoorbeeld alsarchief- of DIV medewerker, functioneel beheerder of projectmedewerker;
• Je weet vanuit ervaring hoe complexe organisaties functioneren, bij voorkeur heb je bij een universiteit gewerkt;
• Je bent mondeling en schriftelijk vaardig in zowel de Nederlandse als de Engelse taal.

Vaardigheden:

• Communicatief sterk, overtuigend en adviesvaardig;
• Creatief en innovatief: out of the box mee kunnen denken over archiefbeheer in een complex applicatielandschap;
• Een proactieve, klantgerichte houding;
• Een gezonde dosis humor en relativeringsvermogen en je draagt actief bij aan werkplezier en een prettige omgang met je collega’s.

Wij bieden

• Een goed salaris van tussen € 3.377,- en € 5.090,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband van 38 uur, schaal 9 of 10 van de CAO Nederlandse Universiteiten.
• Zicht op een vaste aanstelling na een jaar goed functioneren.
• Je hebt de mogelijkheid om gedeeltelijk thuis te werken, de werkduur en -tijden zijn flexibel, er is een reiskostenvergoeding en je krijgt 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek; aanvullend kun je 12 extra vakantiedagen krijgen als je gebruik maakt van onze flexibele werkduur.
• Je ontvangt jaarlijks 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3% en je maakt gebruik van een zeer aantrekkelijke pensioenregeling.
• Ruime keuze in je secundaire arbeidsvoorwaarden, zo kun je kiezen voor een sabbatical, betaald ouderschapsverlof, je vrije dagen en salaris inzetten voor bijvoorbeeld een sportabonnement en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang.
• Veel aandacht voor goede werkplekken en werkomstandigheden, en uiteraard krijg je een laptop tot je beschikking.
• Alle informatie hierover kun je nalezen op onze website.
  

Beschrijving organisatie
Als medewerker van het Administratief Shared Service Centre (ASSC) bied je ondersteuning aan alle medewerkers en studenten van de Universiteit Leiden. Het ASSC is verantwoordelijk voor de uitvoering van de processen rondom de financiële en personeelsadministratie, het beheer en de ontwikkeling van de universitaire concernsystemen, de documentaire informatievoorziening van de universiteit en het universitaire archiefbeleid. Het ASSC bestaat uit de volgende afdelingen:

• Servicepunt (SP)
• Financieel Shared Service Centre (FSSC)
• Personeel Shared Service Centre (PSSC)
• Functioneel Beheer (FB)

Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer (DIA)

Samen met ongeveer 135 collega’s ondersteun je vanuit het ASSC op onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Het ASSC maakt een transitie door naar een organisatie die klantgericht, wendbaar, eigentijds, voorspelbaar en betrouwbaar is.

Binnen het ASSC zijn er veel mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling. Er is alle ruimte voor een bij jou en jouw functie passend arrangement met interessante opleidingen en uitdagende trainingen. We vinden het belangrijk dat door bundeling van ieders talenten, achtergronden en ervaringen een bijdrage wordt geleverd aan de verdere ontwikkeling van het ASSC.

Diversiteit
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Verklaring omtrent het gedrag (VOG)
In de dagelijkse werkzaamheden krijg je te maken met vertrouwelijke informatie. Voor deze functie vragen wij om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring is verkrijgbaar bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente waar je staat ingeschreven en kan digitaal worden aangevraagd. De kosten hiervoor worden vergoed. Een uitgebreide beschrijving van de VOG vind je op https://www.justis.nl/producten/vog/.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met Esther Maes, Hoofd DIA, via e-mail e.a.m.maes@assc.leidenuniv.nl of telefonisch op 06-81421561.

Solliciteren
Je kunt uitsluitend solliciteren via ons online sollicitatiesysteem. Gebruik hiervoor de blauwe button bovenaan deze pagina. Sollicitaties vergezeld van een motivatiebrief en cv, kunnen tot en met 18-09-2023 ingezonden worden.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.