1 Projectsecretarissen 0,8- 1,0 fte bij de afdeling Informatie, Planning en Projecten (IPP)

Ben jij een zelfstandige en proactieve rechterhand, heb je ervaring met projectmanagement en plannen en organiseren? Wij zoeken een doener die, met drie andere collega’s, mede vorm gaat geven aan de nieuwe rol in ons team, die van zelfstandige projectsecretaris. Daar waar nodig neem je de programma- of projectmanager taken uit handen. Je gaat actief ondersteunen in de diverse projecten met een hoog ICT compnent. Inhoudelijke kennis is niet noodzakelijk, maart affiniteit met vormgeven van een nieuwe rol is een must.

Beschrijving organisatie
Het Bestuursbureau ondersteunt het College van Bestuur en draagt zorg voor de voorbereiding van beleid en de uitvoering van besluiten. Hierbij onderhoudt het Bestuursbureau nauwe relaties met faculteiten en expertisecentra. Op een aantal terreinen zoals financiën, personeel, juridische zaken en strategische communicatie heeft het Bestuursbureau ook een serviceverlenende rol voor de gehele organisatie. Informatie over het Bestuursbureau vind je op: https://organisatie.leidenuniv.nl/bestuursbureau/

Binnen het Bestuursbureau is de afdeling Informatiemanagement (IM) verantwoordelijk voor het universiteitsbrede informatiebeleid, stelt samen met het onderwijs en onderzoek informatieplannen op en is verantwoordelijk voor het projectenportfolio.
De directie Informatiemanagement is een leuke, diverse directie die werkt op het snijvlak van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Binnen de directie Informatiemanagement valt de afdeling Informatieplanning en projecten (IPP). Vanuit deze afdeling initiëren, begeleiden en realiseren we universiteitsbrede projecten met een ICT-component en veranderkundige vraagstukken, waarmee de ondersteuning van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering verbeterd wordt. Daarnaast werken we aan de professionalisering van projectmanagement en hosten we de projectmanagers community.

Het IPP is een informeel, zelfsturend team van zo’n 12 mensen, die ieder vanuit hun eigen expertise met veel plezier samenwerken. Met de andere collega’s van de directie, zoals architecten, programmamanagers, het privacy team en het cybersecurityteam stemmen wij regelmatig af. Binnen de projecten werken wij samen met collega’s uit de faculteiten en expertisecentra en zijn wij de motor om het projectmanagement binnen de universiteit te professionaliseren. Je krijgt veel ruimte om zelfstandig een bijdrage te leveren aan verschillende projecten en om vanuit de inhoud bij te dragen aan ons professionaliseringstraject.

Wat ga je doen?

• Ondersteunt projectmanagers bij het uitvoeren van projecten;
• Procesbewaking en meeschrijven aan projectplannen, periodieke voortgangsrapportages en andere relevante documentatie;
• Assisteert bij de inhoudelijke en organisatorische voorbereiding van overleggen zoals stuurgroep en projectteam en zorgt voor verslaglegging;
• Uitzetten en opvolgen van acties en werkzaamheden die uit de projectplanning voortvloeien;
• Beheert de projectdocumentatie en -archief;
• Ondersteuning bij Domeinoverleggen

Profiel:

• HBO+/ WO werk- of denkniveau;
• Heeft ervaring met projectmatig en deadline gedreven werken;
• Affiniteit met ICT;
• Goede beheersing diverse software pakketten (MS Office, MS Teams, MS Project, etc.);
• Professionele, proactieve en teamgerichte instelling;
• In staat zijn zelfstandig en proactief taken van het projectmanagementproces uit te voeren;
• Goede communicatieve vaardigheden, in staat zijn je communicatiestijl en -kanaal aan te passen om de diversiteit aan stakeholders te kunnen bereiken en te informeren;
• Werkervaring bij een universiteit is een pré.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
  

Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal €3.226,- en maximaal €5090,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (salarisschaal 10).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Uitstekende arbeidsvoorwaarden
Een keuze voor een carrière bij de Universiteit Leiden is een keuze voor uitstekende arbeidsvoorwaarden. Naast een goed salaris en vakantiegeld krijgt u een eindejaarsuitkering. Daar bovenop komen aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, die u deels zelf kunt invullen. Denk aan het sparen van extra verlofuren (flexibele werkduur) of het maken van jaarafspraken, waarin wordt bepaald hoeveel uur u in een jaar werkt en wat uw doelen voor dat jaar zijn. Ook zijn er uitgebreide mogelijkheden voor scholing en loopbaanontwikkeling.

Het beleid van de Universiteit Leiden is erop gericht de arbeidsmobiliteit binnen de universiteit te stimuleren. In dit kader wordt u – bij een vast dienstverband - in uw functie benoemd voor een periode van vier jaar. Uiteraard betekent dit dat de Universiteit Leiden zich met u verantwoordelijk acht voor de zorg voor een passend vervolg van uw loopbaan na deze periode, hetzij in deze functie hetzij in een functie elders.

Diversiteit
De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kunt u contact opnemen mw. C.A. de Thouars, manager IPP, telefoonnummer: 06-1834 6037. Of per email: c.a.de.thouars@bb.leidenuniv.nl

Solliciteren
U kunt solliciteren via de button 'Solliciteren'.

Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 15-02-2024worden gericht aan Mw. C. de Thouars

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.