De Faculteit der Geesteswetenschappen, Leiden University Centre for the Arts in Society (LUCAS) zoekt een:

Coördinator Bedrijfsvoering (0.8 fte)
Vacaturenummer 14485

Voor de opvolging van een vertrekkende collega zijn we op zoek naar een enthousiaste en leergierige coördinator bedrijfsvoering. Jij hebt affiniteit met de academische wereld en vindt het leuk om een spin-in-het-webfunctie te komen vervullen in ons levendige instituut.

Het Leiden University Centre for the Arts in Society (LUCAS) is een van de zeven wetenschappelijke instituten binnen de Faculteit der Geesteswetenschappen van de Universiteit Leiden en heeft circa 160 medewerkers in dienst. Als coördinator bedrijfsvoering ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning en uitvoering van de bedrijfsvoeringsprocessen van ons instituut en adviseer je het Management Team over beleids- en besluitvorming op dat gebied. Je werkt aan domeinen als financiën, personeelszaken, huisvesting en organisatie en bent daarin de rechterhand van onze instituutsmanager. Zo beheer je de materiële financiën van het instituut en denk je mee over de personeelsbegroting; coördineer en ondersteun je de werving, benoeming en evaluatie van medewerkers en ben je verantwoordelijk voor de voorspoedige ontvangst en inhuizing van nieuwe medewerkers en gasten. Op al deze gebieden krijg je veel eigen verantwoordelijkheid, ben je een sparringpartner voor ons MT en handel je proactief om te zorgen dat alles binnen het instituut op rolletjes loopt. Je bent de organisatorische spil van het instituut en een aanspreekpunt voor onze medewerkers. Voor je werkzaamheden heb je regelmatig contact met collega’s van andere afdelingen van de Universiteit Leiden. Je staat in deze functie dus middenin de organisatie, wat het werk uitdagend en veelzijdig maakt.

Je wordt onderdeel van een klein, hecht team met een grote onderlinge betrokkenheid. We werken collegiaal samen en dragen allemaal ons steentje bij aan het creëren van een prettige werkomgeving voor alle mensen binnen LUCAS. Ontwikkeling is belangrijk voor ons: we stimuleren persoonlijke groei en zijn altijd op zoek naar manieren om processen en de organisatie te verbeteren, om zo het onderwijs en onderzoek nog beter te kunnen faciliteren. Jouw inbreng vinden we daarin belangrijk. Door de kleinschaligheid van het team en het dynamische karakter van de organisatie zijn de werkzaamheden zeer divers en krijg je veel verantwoordelijkheid om taken zelfstandig uit te voeren.

Het takenpakket

• Je voert de bedrijfsvoeringsprocessen van het instituut uit voor de financiën, personeelszaken, huisvesting en organisatie, in samenwerking met de instituutsmanager. Dat betekent bijvoorbeeld dat je bijhoudt welke uitgaven zijn toegezegd en facturen goedkeurt, dat je regelt dat sollicitatieprocessen goed verlopen en dat je zorgt dat nieuwe medewerkers een ingerichte werkplek hebben;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers voor vragen over deze zaken, zowel telefonisch, per email als face-to-face;
• Je ondersteunt de beleids- en besluitvorming op het gebied van de bedrijfsvoering en adviseert het MT daarin vanuit jouw expertise;
• Je denkt actief mee en doet voorstellen over het verbeteren van de processen waar jij verantwoordelijk voor bent.

Jouw profiel

• Je hebt ten minste HBO- werk- en denkniveau;
• Je hebt bij voorkeur werkervaring in een administratieve of organisatorische functie en je vindt het leuk om in een academische omgeving te werken;
• Jij haalt er energie uit om overzicht te houden over verschillende praktische processen in de organisatie en weet daarbij de balans te vinden tussen zorgvuldigheid en dynamiek;
• Je bent zelfstandig, hebt een proactieve en servicegerichte werkhouding en het geeft je voldoening om iets voor je collega’s te betekenen;
• Je bent een vriendelijke en integere collega met oog voor de mensen om je heen en in staat om professioneel om te gaan met vertrouwelijke informatie en bestuurlijke verhoudingen;
• Je bent communicatief sterk en spreekt en schrijft uitstekend Nederlands en Engels;
• Je hebt ervaring met diverse computersystemen, waaronder MS Office en online vergadertools en bent in staat om je nieuwe kennis en (computer)systemen snel eigen te maken of informatie op te zoeken;
• Je hebt een open en collegiale houding, kunt gemakkelijk en snel contacten leggen en binnen een internationale setting representatief en zelfstandig optreden.

Ons instituut
De Faculteit der Geesteswetenschappen van de Universiteit Leiden is rijk aan expertise op het terrein van de filosofie, geschiedenis, kunstgeschiedenis, kunsten, letterkunde, taalkunde, religiestudies en regiostudies van vrijwel de gehele wereld. Ons motto Bij ons leer je de wereld kennen brengen we dagelijks in praktijk met hoogwaardig onderwijs door gepassioneerde docenten en onderzoek van internationaal erkend hoog niveau. Onze academische gemeenschappen zijn georganiseerd in zeven instituten die zich bevinden in Leiden, Den Haag en Marokko. Met zeker 1000 medewerkers verzorgt de faculteit 27 master- en 26 bacheloropleidingen voor ruim 8.000 studenten.

Het Leiden University Centre for the Arts in Society (LUCAS) is een internationaal, interdisciplinair onderzoeksinstituut van de Faculteit der Geesteswetenschappen. Het instituut herbergt academische disciplines en vakgebieden waarin de relatie tussen kunst, populaire cultuur en de samenleving wordt bestudeerd. Onze leden onderzoeken de culturele productie in de loop van twee millennia, van de klassieke oudheid tot onze hedendaagse wereld, en geven les in programma’s variërend van klassieke talen en boekgeschiedenis tot moderne literatuur, international studies en kunstgeschiedenis. Gesterkt door onze diversiteit bevinden LUCAS-leden zich in een unieke positie om het brede concept van de kunsten te bestuderen, met zijn snel veranderende ideeën, esthetica en theorieën over culturele productie. Door middel van onderzoek, onderwijs en outreach wil het instituut ons begrip verdiepen, zowel binnen als buiten de academische wereld, van de cognitieve, historische, culturele, creatieve en sociale aspecten van het menselijk leven.

Als academische gemeenschap streven we ernaar om een open en inclusieve sfeer te creëren, waarbij we iedereen stimuleren om mee te doen en bij te dragen en we wetenschappers van verschillende vakgebieden en achtergronden met elkaar in contact brengen.

Wij bieden
Een functie als Coördinator Bedrijfsvoering voor 0.8 fte (30,4 uur per week) in een collegiaal team. De aanstelling vindt plaats op basis van de cao Nederlandse Universiteiten voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband afhankelijk van financiering, behoefte en functioneren. Het bijbehorende UFO-profiel is Coördinator bedrijfsvoering 3. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal €3226,- en maximaal €5090,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 10).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op: https://www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Diversiteit
De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie
Nadere inhoudelijke informatie over de vacature is te krijgen bij Ylva Klaassen, instituutsmanager LUCAS (y.klaassen@hum.leidenuniv.nl of 06-41319904). Voor informatie over de procedure kun je contact opnemen met Roelie Mol, management assistent (r.t.c.mol@hum.leidenuniv.nl of 071-5275191).

Solliciteren
Enthousiast geworden over deze functie? We maken graag kennis met je. Stuur je sollicitatie (cv en motivatiebrief) uiterlijk 18 februari 2024 om 23:59 in via het online sollicitatiesysteem, via de blauwe button op deze pagina. Reacties worden direct in behandeling genomen, dus reageer meteen! De sluitingsdatum kan eerder zijn, als we een geschikte kandidaat hebben gevonden.

De gesprekken zullen plaatsvinden op 21 februari 2024. De beoogde startdatum is zo snel mogelijk.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.