Het Instituut Bestuurskunde van de Faculty of Governance and Global Affairs zoekt een enthousiaste collega voor de functie

Management/Office assistent(e) (0,6 fte)

Wat ga je doen?
Samen met twee collega’s in het secretariaat ondersteun je het Instituut Bestuurskunde (ongeveer 120 medewerkers). Jullie zijn het eerste aanspreekpunt voor uiteenlopende vragen van collega’s en bezoekers. De taken zijn divers en lopen uiteen van agendabeheer, correspondentie, diverse administratieve taken en ondersteuning bieden bij bijeenkomsten.

Jouw belangrijkste taken zijn:

• Het beheren van (complexe) agenda’s van hoogleraren;
• Behandelen van uiteenlopende verzoeken van collega’s en bezoekers en van vragen via email, MS Teams en telefoon;
• Ondersteuning bieden bij onboarding en offboarding van collega’s;
• Assisteren bij de organisatie van bijeenkomsten en evenementen;
• Regelen van zaalreserveringen, bestellingen, werkplek- & ICT benodigdheden, etc.;
• Administratieve taken rondom financiën en personeelszaken.

Wat breng je mee?

• Je hebt werkervaring in een vergelijkbare functie en minimaal MBO-niveau;
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels;
• Je bent ervaren met MS Office (Teams, Outlook, Word, Excel) en kunt nieuwe digitale systemen snel oppakken;
• Je bent integer, praktisch, positief en oplossingsgericht en kunt zelfstandig werken;
• Je denkt mee over waar en hoe verbeteringen mogelijk zijn;
• Je kunt goed samenwerken met mensen van verschillende achtergronden;
• Je kunt op vrijdag op kantoor werken.
  

De organisatie
De Faculteit Governance en Global Affairs (FGGA) verzorgt kwalitatief hoogwaardig interdisciplinair onderwijs over en onderzoek naar maatschappelijke en bestuursvraagstukken zoals organisatie van het openbaar bestuur, terrorisme, klimaatverandering en economische crises. Hedendaagse onderwerpen worden zowel vanuit een bestuurskundig, politicologisch, economisch, juridisch als sociologisch perspectief benaderd. Deze interdisciplinaire benadering is kenmerkend voor het onderwijs en het onderzoek van de faculteit.

De faculteit Governance en Global Affairs (FGGA) is een van de zeven faculteiten van de Universiteit Leiden en is gevestigd in Den Haag. De FGGA is een jonge, ondernemende, vernieuwende en innovatieve organisatie die in snel tempo groeit. De faculteit heeft drie wetenschappelijke instituten, verschillende centers, 3500 studenten en 330 medewerkers. Voor meer informatie over de faculteit klik hier.

Het Instituut Bestuurskunde in Den Haag is een van de grootste en oudste instellingen voor wetenschappelijk onderzoek en onderwijs in de bestuurskunde in Nederland. Het instituut combineert een sterke internationale academische reputatie met een centrale positionering bij de internationale, nationale, regionale en lokale overheidsinstellingen, inclusief die in Den Haag. Het Instituut Bestuurskunde ontvangt consequent hoge beoordelingen in peer reviews voor zowel zijn onderwijs- als onderzoeksprogramma’s. Het instituut biedt een Nederlandstalige bacheloropleiding met drie tracks, een Nederlandstalige masteropleiding Management van de Publieke Sector, een Engelstalige masteropleiding Public Administration en participeert in verschillende opleidingen met andere faculteiten, waaronder de Masteropleiding Governance of Sustainability en masteronderwijs op het gebied van Population Health Management, digitalisering en leiderschap.

Wat bieden wij?
Werken in een team van enthousiaste collega’s waar samenwerken voorop staat en waar altijd wat te doen is. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijk dienstverband van één jaar met uitzicht op een aanstelling in vaste dienst.
Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.693,- en maximaal € 3.636,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7).

De Universiteit Leiden kent goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een thuiswerkvergoeding, een eindejaarsuitkering (8,3%), een vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen.

Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. De Universiteit Leiden verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen uit groepen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie
Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Erik van Oenen (Instituutsmanager Bestuurskunde) via: instituutsmanagerbsk@fgga.leidenuniv.nl

Solliciteren
Heb je interesse? Dan zien we je motivatiebrief en CV graag tegemoet! Je kan solliciteren tot en met 28 februari 2024 via de button 'Solliciteren' in ons sollicitatiesysteem.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.