Faculteit Governance and Global Affairs, Institute of Security and Global Affairs zoekt een

Junior management assistent(e) (0,6 fte)

Heb jij een passie voor het ondersteunen van managementleden bij alle voorkomende werkzaamheden op een afdeling? Hou je ervan om tegelijkertijd met veel verschillende taken bezig te zijn? En krijg je energie van het helpen van collega’s? Dan ben jij de nieuwe collega die wij zoeken!

Met ingang van 15 april 2024 komt de functie van junior management assistent(e) (0,6 fte) beschikbaar.

Dit ga je doen

• Je werkt in een team van management assistenten. Vanuit jouw rol ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van het bestuur en de bestuurlijke zaken binnen het instituut. Daarnaast werk je samen met de collega’s van het instituutsbureau bij het organiseren van evenementen en bij de ondersteuning van het instituutsbestuur.
• Je ondersteunt de bestuurlijke zaken binnen het instituut in brede zin
• Je maakt afspraken en indien nodig beheer je de agenda’s, in het bijzonder van de wetenschappelijke directeur
• Je beheert e-mails en handelt waar mogelijk e-mails af
• Je informeert interne en externe betrokkenen over lopende zaken
• Je begeleidt benoemingsadviescommissies (BACs)
• Je bereidt vergaderingen voor
• Je notuleert
• Je organiseert evenementen
• Je weet wat er speelt binnen het instituut en pakt zaken snel op. Je hebt snel in de gaten hoe de onderlinge verhoudingen zijn en speelt daar op de juiste manier op in. Samenwerken levert jou dan ook veel energie op. Als werk efficiënter kan, dan zie je dat en kom je met voorstellen tot verbetering.

Dit breng je mee

• Je hebt minimaal MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur heb je een secretaresse opleiding of ervaring als HR assistent;
• Je hebt aantoonbaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een internationale werkomgeving;
• Je werkt zelfstandig en neemt initatief;
• Je bent een collega die ervan houdt om de mouwen op te stropen, die goed kan samenwerken, een gesprekspartner is voor de diverse afdelingen en die klant- en resultaatgericht werkt én bovendien representatief is met een positieve instelling;
• Office 365 heeft voor jou weinig geheimen en je neemt anderen daar moeiteloos in mee;
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Affiniteit met de exacte wetenschappen en ervaring in een academische werkomgeving zijn een pré.

Hier ga je werken
Wetenschap voor en over de samenleving is hét domein van de Faculteit Governance en Global Affairs (FGGA). FGGA verzorgt kwalitatief hoogwaardig interdisciplinair onderwijs over en onderzoek naar maatschappelijke en governancevraagstukken zoals terrorisme, organisatie van het openbaar bestuur, klimaatverandering en economische crises.
Hedendaagse onderwerpen worden zowel vanuit een bestuurskundig, politicologisch, economisch, juridisch als sociologisch perspectief benaderd. Door deze interdisciplinaire benadering krijgen het onderwijs en het onderzoek van de faculteit een grensoverschrijdend karakter.

De Faculteit Governance en Global Affairs (FGGA) is een van de zeven faculteiten van de Universiteit Leiden en is gevestigd in Den Haag.

De FGGA is een jonge, ondernemende, vernieuwende en innovatieve organisatie die in snel tempo groeit. De faculteit heeft drie wetenschappelijke instituten, twee centers, 3500 studenten en 330 medewerkers.

Het Institute of Security and Global Affairs (ISGA) is een wetenschappelijk instituut dat zich richt op multidisciplinair onderzoek en onderwijs binnen het internationale wetenschappelijke veld van veiligheidsstudies. ISGA analyseert en bestudeert vraagstukken op een coherente manier vanuit hun lokale transnationale en mondiale impact.
ISGA opereert vanuit Den Haag, de derde grote stad van Nederland, centrum van nationaal bestuur en Internationale Stad van Vrede, Recht en Veiligheid.

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te zijn, waarin jij je welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. Er is dan ook alle ruimte voor je persoonlijke ontwikkeling, trainingen en op termijn doorgroei. Samen met je collega’s bouw je snel expertise op en geef je je loopbaan een enorme boost. Kortom je vindt bij ons een bruisende, ontwikkelingsgerichte werkomgeving waar jouw talenten volledig de ruimte krijgen.

Je kunt rekenen op een maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich in het bruisende stadscentrum van Den Haag en op steenworp afstand van station Den Haag Centraal. Binnen Universiteit Leiden blijven we steeds met je in gesprek over jouw ontwikkeling, jouw loopbaanmogelijkheden. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Werken in een team van enthousiaste collega’s waar samenwerken voorop staat en waar altijd wat te doen is. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijk dienstverband van één jaar met uitzicht op een aanstelling in vaste dienst. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.618,- en maximaal € 3.636,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 6 tot 7).

De Universiteit Leiden kent goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een thuiswerkvergoeding, een eindejaarsuitkering (8,3%), een vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen.

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?

Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.
Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem dan contact op met Marc Bosma, Instituutsmanager. Hij is bereikbaar op het mailadres m.bosma@fgga.leidenuniv.nl en telefoonnummer 070-8009512.

Enthousiast geworden? Solliciteer dan via de blauwe button boven- of onderaan de sollicitatiepagina. Dat kan tot en met 12 april. Sollicitatiegesprekken vinden plaats later in april.
Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden.

Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.