Twee Procesregisseurs (beiden met een omvang van 0,4 fte) schaal 10/11

Werk jij graag mee aan het verbeteren van de organisatie van ons onderwijs? Maak jij processen beter en betrek je anderen daar gemakkelijk bij? Dan is deze functie wellicht iets voor jou dus lees snel verder!

Procesregie en de procesregisseur
De dienst Onderwijs- en Studentenzaken (OSZ) is een levendige dienst die voortdurend bezig is om de organisatie en ondersteuning van het onderwijs te verbeteren. Een van de manieren waarop we dat doen, is door werkprocessen onder de loep te nemen. Dat doen we samen met de mensen die met een specifiek proces te maken hebben. Je brengt zoals procesregisseur mensen uit het onderwijs en de ondersteuning bij elkaar om gezamenlijk het gewenste proces te ontwerpen. Als procesregisseur ben je daarbij de spin in het web. Als vervolg ga je tijdens procesverbetersessies met deze betrokkenen overzienbare veranderingen in overzienbare tijd ontwerpen en implementeren. Zo groeit de organisatie stap voor stap richting het gewenste proces. Als procesregisseur ben je een verbinder en breng je zo ook actief het gesprek tussen mensen tot stand. Het zit je in je haarvaten om de belangen van de betrokken partijen en de geboden speelruimte goed te wegen. Je zorgt voor heldere afspraken, bewaakt de voortgang van de processessies en zorgt indien nodig voor bijsturing. Dat vraagt een stevige persoonlijkheid, maar bovenal ook iemand die het leuk vindt om het inhoudelijke gesprek over processen te faciliteren die daarbij een dosis humor niet schuwt.

Je team
Het Team Procesregie is in opbouw en het is dus mogelijk om daar samen met je collega en de processecretaris verder vorm en inhoud aan te geven. De werksfeer bij de dienst OSZ is professioneel maar ook informeel. Facultaire procescoördinatoren zorgen voor een goed verloop van de uitvoering van het proces. Samen zorgen jullie ervoor dat uiteindelijk alle onderwijsondersteunende processen – van oriënteren tot afstuderen en van roosteren tot tentamineren – in beeld zijn en dat de processen waar nodig verder verbeterd worden. Het uiteindelijke doel is beheersbare en uitvoerbare processen voor en door de betrokken medewerkers.

Jouw taken

• je stuurt op tactisch niveau aan op het in beeld brengen van het gewenste proces;
• je ontwerpt verbetervoorstellen;
• je bereidt deze verbetervoorstellen voor ten behoeve van besluitvorming;
• je bent verantwoordelijk voor het beheer van de processen en draagt zorg voor goede communicatie hierover binnen de organisatie;
• gedurende de processessies draag je zorg voor optimale interne communicatie;
• je draagt processen pas over aan de proceseigenaar wanneer elke betrokkene bij het proces de verantwoordelijkheid kent die daarbij nodig is;
• je initieert waar nodig (digitale) projecten als onderdeel van het vernieuwen van de processen;
• de faculteit en universiteit zitten in een proces van harmonisatie. Je bent daarbij spin in het web en levert vanuit je functie een bijdrage aan het verbinden van de facultaire processen met initialieven op dat centrale niveau;
• je bent gesprekspartner voor de regisseur Onderwijslogistiek bij de centrale dienst van de universiteit, Studenten- en Onderwijszaken (SOZ).
  

Competenties

• analytisch en resultaatgericht;
• communicatief en overtuigend;
• proactief en innovatief;
• leergierig en besluitvaardig.

Functie eisen

• je beschikt over een afgeronde hbo- of wo-opleiding;
• je hebt relevante werkervaring;
• je hebt kennis van en ervaring met onderwijsprocessen en het implementeren van procesverbeteringen in organisaties;
• je beschikt over een sterke mate van organisatie sensitiviteit en bent een verbinder;
• je hebt kennis van en ervaring met onderwijsondersteunende applicaties zoals studenteninformatiesystemen, toets- en roostersystemen.

Beschrijving organisatie
De Faculteit Geesteswetenschappen is rijk aan expertise op het terrein van de filosofie, geschiedenis, kunstgeschiedenis, kunsten, letterkunde, taalkunde, religiestudies en regiostudies van vrijwel de gehele wereld. Ons universitaire motto ‘In Leiden leer je de wereld kennen’ brengen wij dagelijks in praktijk met hoogwaardig onderwijs door gepassioneerde docenten en onderzoek van internationaal erkend hoog niveau. Hierin wordt de organisatie ondersteund door een professionele staf. Met 930 medewerkers verzorgt de faculteit 27 master- en 25 bacheloropleidingen voor ongeveer 7.000 studenten. Meer informatie: https://www.universiteitleiden.nl/geesteswetenschappen.

Wij bieden
De aanstelling vindt plaats volgens de cao Nederlandse Universiteiten, tot en met 31 december 2024, voor 0,4 fte. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3.226,- en maximaal € 5.090,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling. Startschaal 10, mogelijk uitloop naar 11 op basis van kennis en ervaring.

Secundaire arbeidsvoorwaarden
Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op: https://www.werkenbij.leidenuniv.nl/.

Diversiteit en inclusie
De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.
Wij zijn ervan overtuigd dat diversiteit samen met inclusie de drijvende kracht is achter creativiteit en innovatieve ideeën. Wij streven er daarom naar een werkomgeving te creëren waarin iedereen zich gesterkt voelt om op het werk authentiek en volledig zichzelf te kunnen zijn.

Enthousiast en solliciteren?
Ben jij enthousiast geworden door bovenstaande beschrijving en vind je het leuk om daarbij deel te zijn van een dynamisch team dat zich op dit moment verder aan het ontwikkelen is? Krijg je energie van het bij elkaar brengen van mensen? Dan maken wij graag kennis met jou!

Je kunt online solliciteren via de button 'Solliciteren' in ons sollicitatiesysteem. Sollicitaties voorzien van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 7 april 2024 worden gericht aan drs. P.J. Reinders, hoofd van de dienst OSZ.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie, dan kunt je contact opnemen met een van onze procesregisseurs Joëlle Koning j.k.koning@hum.leidenuniv.nl of met onze processecretaris Michelle van der Voort m.e.van.der.voort@hum.leidenuniv.nl

De sollicitatiegesprekken zullen naar verwachting plaatsvinden in de week van 15 april 2024.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.