Je kon tot en met 30 november 2025 je salarisstroken en jaaropgaven downloaden in SAP Self Service. Dat loket is nu gesloten. Vanaf januari komen de salarisstroken van 2026 maandelijks beschikbaar in BAS InSite, binnen je eigen Mijn InSite-omgeving. De salarisstroken van 2025 komen eind februari 2026 beschikbaar in BAS InSite.

Er is een aanvraagstop voor non-EU student-assistenten van 20 oktober 2025 tot 5 januari 2026. 

Zondag 30 november 2025 sluit SAP voor mutaties. Dit betekent dat alle goedkeuringen op indiensttredingen en mutaties vóór die datum volledig in het HR Serviceplein (HRSP) afgerond moeten zijn. Zodra SCIS een procedure heeft goedgekeurd, loopt het contact met internationals en de vergunningaanvraag op de achtergrond gewoon door via de SCIS-portal, die onafhankelijk blijft draaien. SCIS heeft echter wel een getekende aovk of gastbrief met annex nodig om de procedure bij de IND te kunnen opstarten. Anticipeer z.s.m. op indiensttredingen en verlengingen die dit jaar nog moeten plaatsvinden. Tijdens de sluitingsperiode van SAP kunnen geen nieuwe procedures worden gestart; nieuwe aanvragen zijn pas weer mogelijk vanaf begin januari 2025.

Voor meer informatie kan je terecht bij het SCIS.

Facturen die uiterlijk 9 december 2025 zijn ingediend, worden hopelijk nog dit jaar verwerkt en uitbetaald. Alle informatie over facturen en deadlines vind je op de webpagina 'Facturen'.

De leveranciers die door de universiteit worden gebruikt, zullen uiteraard op de hoogte worden gehouden van de relevante veranderingen die we doorvoeren en wat deze veranderingen voor hen zullen betekenen.

Voor alle grote leveranciers wordt het proces van informeren centraal georganiseerd en de informatie zal rechtstreeks worden verzonden door de financiële afdeling van de ASSC. Voor de kleinere leveranciers waarmee je zelf rechtstreeks contact hebt, is gestandaardiseerde informatie beschikbaar die je naar hen kunt sturen. Meer informatie is te vinden op de webpagina Facturen.

De SAP-nummers verdwijnen, omdat we overgaan van SAP op het nieuwe administratiesysteem BAS InSite. Hier komt een nieuw referentiesysteem voor in de plaats. In november is hier meer informatie over beschikbaar.

Er wordt gewerkt met ‘was-wordt’ lijsten. Deze lijsten worden geconverteerd naar BAS InSite.

Verwacht je eind 2025 een NHG (Nationale Hypotheek Garantie) werkgeversverklaring nodig te hebben? Bijvoorbeeld voor een hypotheekaanvraag of een lening. Vraag dit dan deze maand nog aan. Na 30 november 2025 zijn er verschillende systemen gesloten en zijn we druk bezig met de voorbereidingen voor de overgang naar BAS InSite. Een NHG werkgeversverklaring is 3 maanden geldig. Aanvragen doe je via de Helpdesk portal. 

De administratie van reiskostenvergoedingen kan je voor de maand december niet vooraf doen. Dat is gelukkig ook niet nodig, het blijft mogelijk om dit in je eigen Shuttel-omgeving te registreren. Vanzelfsprekend wordt er een koppeling gemaakt met de Shuttel-administratie voor de uitbetaling van de reiskosten.

Facturen die niet op tijd zijn goedgekeurd worden verwerkt in BAS InSite vanaf 5 januari 2026.

Facturen die wij van 10 tot en met 31 december 2025 ontvangen worden vastgehouden en vanaf 5 januari verwerkt in BAS InSite.

De reguliere jaarafsluiting van Financiën wijkt niet af van andere jaren:

• Periode 12 sluit woensdag 14 januari 2026 om 17.00 uur.
• Periode 13 sluit op woensdag 21 januari 2026.

Facturen ontvangen tijdens de 'freeze'-periode van 10 december 2025 tot 5 januari 2026 worden opgeslagen door de afdeling ASSC Financieel en vanaf januari 2026 verwerkt in BAS InSite.

1. Maandag 5 januari tot en met vrijdag 9 januari 2026.
   ASSC Financieel start met het verwerken van de in 2025 'vastgehouden' facturen.
2. Maandag 12 januari tot en met woensdag 14 januari 2026.
   ASSC Financieel start met verwerken van de facturen, ontvangen vanaf 1 januari 2026.
3. Donderdag 15 januari 2026.
   ASSC Financieel stuurt overzicht van geboekte facturen 2025 aan de controllers t.b.v. verwerking P13 decentraal.
4. Donderdag 15 januari tot en met woensdag 21 januari 2026.
   Controllers beoordelen of factuur transitorisch geboekt moet worden en boekt de journaalpost (boeking transitoria in SAP, tegenboeking in AFAS).
5. Woensdag 4 februari 2026.
   ASSC Financieel stuurt overzicht van geboekte facturen (tussen 15 januari t/m 3 februari 2026), grensbedrag € 100.000,- aan de controller ten behoeve van verwerking P14 centraal.

Tot en met december 2025 kunnen oude SAP-nummers nog gebruikt worden; ASSC zet deze in de overgangsfase automatisch om naar kostenplaats- of projectnummers. Vanaf januari zijn deze nieuwe nummers leidend en beschikbaar voor bestellers via hun controller. Hierdoor blijft facturatie mogelijk, ook als bijvoorbeeld een honorarium pas na januari wordt uitbetaald.

Serviceplein blijft bestaan tot en met live gang van BAS InSite. Daarna vind je heel overzichtelijk alle tegels terug in Mijn InSite, dat zeer intuïtief werkt.

Nee, er is geen deadline vermeld. Ga daarvoor naar de SuccesFactors site.

Je kunt in SAP niet vooruit tijdschrijven, maar goedkeuringen moeten nog wel gedaan worden. Het is in SAP nog wel mogelijk om inzage te hebben tot en met 23 december 2025. Tijdschrijven gaat per 1 december over in Vidatum.

Ja, in het nieuwe GROW-systeem kan je gesprekken invoeren.

In december kun je geen declaraties indienen in SAP. Die moet je bewaren tot januari en invoeren in:

1. BAS InSite voor medewerkers met een persoonsgebonden account en in
2. Het Financiële portal in BAS OutSite voor externen indienen.

Dat gaat heel eenvoudig, omdat het systeem erg intuïtief is. Naar verwachting is de het onderdeel ‘declareren’ niet direct toegankelijk, maar daar volgt later meer informatie over.

Medewerkers doen de eigen administratie (verlofaanvragen, declaratie indienen, ziek- en betermeldingen) in BAS InSite. Dit nieuwe systeem vervangt SAP Selfservice en de personele en financiële tegels op het Serviceplein.

Voor meer informatie, specifiek voor leidinggevenden, verwijzen we je door naar de nieuwsbrief voor leidinggevenden en naar het opleidingswebinar dat november 2025 beschikbaar komt.

Binnen Universiteit Leiden wordt gewerkt aan de doorontwikkeling van de administratieve dienstverlening. Onder de bredere veranderaanpak ‘Bouwen aan Samenwerking’ is het systeem AFAS InSite geïntroduceerd, dat binnen Universiteit Leiden de naam Basis Administratie Systeem InSite | BAS InSite draagt.

• Basis verwijst naar de fundamentele rol van het systeem in de dagelijkse ondersteuning van medewerkers op het gebied van de personele en financiële administratie.
• Administratie benadrukt dat het systeem bedoeld is voor het correct, transparant en efficiënt vastleggen van gegevens en transacties. 
• Systeem is een geïntegreerd platform dat verschillende processen en afdelingen met elkaar verbindt. 

BAS InSite is het deel van het AFAS-platform dat de processen faciliteert en borgt. Mijn InSite is de persoonlijke portal voor medewerkers tot deze functionaliteit. Zo creëren we een duidelijk onderscheid en blijven we weg van de organisatienaam van de leverancier.

Er zijn trainingen per functie, bijvoorbeeld werkvoorbereider, leidinggevende en controller). Als en zodra die worden aangeboden, ontvangen de betreffende medewerkers een uitnodigingslink. Verder:

• BAS InSite is zeer intuïtief en zorgt voor een goede zelfredzaamheid. Inloggen kan zowel op de computer als in de handige Pocket App, waar je ‘gewoon’ je eigen administratie kan doen;
• Je vindt in het systeem goede uitleg bij ieder veld door de toelichtingen die je daar vindt;
• Je kan op iedere pagina direct doorklikken voor meer informatie naar de kennisitems op de Helpdesk portal of naar het onderliggende beleid op de website van de universiteit.

Programma BAS is al sinds eind 2023 bezig, eerst vanuit de ‘Harmonisatie HR-processen’ en later is daar ook het financiële deel bij gekomen om te zoeken naar een nieuw systeem dat het huidige SAP kan vervangen maar dat vooral past bij de ambitie van Universiteit Leiden om de processen te verbeteren.

Het programma bestaat uit een Programmabureau dat de hele implementatie met de vier sporen ondersteunt.

Daarnaast is er lokaal het nodige georganiseerd in de vorm van Lokale AFAS Teams (LATs) met een voorzitter als aanspreekpunt (VLAT) die actief betrokken zijn de impact van deze overgang op het eigen organisatieonderdeel. Ook de interne communicatieadviseurs zijn nauw betrokken bij het proces om ervoor te zorgen dat iedereen goed geïnformeerd is.