Universiteit Leiden

nl en

Nieuws

In de spotlight: achtergrondinformatie, nieuws en mededelingen over het project Financieel projectbeheer.

Nieuws

Hoeveel kost een 4-jarige Aio aanstelling? Welk bedrag is beschikbaar voor aanschaf van apparatuur of voor het publiceren van onderzoeksresultaten? Bij de vertaling van het projectplan naar het benodigde projectbudget kunnen dergelijke vragen naar voren komen. Om het proces rondom het opstellen van een projectbegroting zo efficiënt mogelijk te laten verlopen is er een begrotingsmodule ontwikkeld.

Met behulp van de begrotingsmodule kan de projectcontrol ondersteuner de projectbegroting voor veelvoorkomende subsidieaanvragen op een eenduidige manier berekenen. De wensen en behoeften vanuit de organisatie zijn bij de ontwikkeling van de module meegenomen. Een voorbeeld hiervan is een budgetsamenvatting voor onderzoekers. Zowel de subsidiebijdrage als de eigen bijdrage door de Universiteit Leiden (indien van toepassing) worden automatisch in de projectbegroting zichtbaar. Doordat handige opties uit diverse Excel begrotingformats, die binnen de universiteit werden gebruikt, in de module zijn samengebracht is er een efficiencyslag gemaakt. Daarnaast wordt er tijdwinst behaald doordat de projectbegroting automatisch wordt weergegeven in het format van de subsidieverstrekker (voor NWO Vernieuwingsimpuls en EU ERC).

De begrotingsmodule is per academisch jaar 2021-2022 het standaardformat binnen de universiteit voor het opstellen van projectbegrotingen voor NWO, EU en RVO subsidies. Een nieuwe versie van de module is op 10 september beschikbaar gesteld aan de projectcontrol ondersteuners.

De voordelen van de begrotingsmodule op een rij:

  • Er is een efficiencyslag gemaakt door handige opties uit diverse begrotingsformats samen te voegen;
  • De personeelskosten voor veelvoorkomende subsidies als NWO, EU en RVO worden volgens de geldende tarieven automatisch berekend (o.b.v. aangegeven fte/inschaling/periode);
  • Er is een samenvattend budgetoverzicht voor onderzoekers beschikbaar (in nieuwe update vanaf september beschikbaar);
  • De projectbegroting wordt automatisch weergegeven in het format van de subsidieverstrekker (NWO Vernieuwingsimpuls / EU ERC);
  • Naast de subsidiebijdrage van externe financiers worden eventuele eigen bijdragen door de Universiteit Leiden automatisch inzichtelijk gemaakt.

Voor het opstellen van een projectbegroting kan de onderzoeker terecht bij de projectcontrol ondersteuner binnen de eigen faculteit/eenheid.

Hoe kun je een collega overtuigen en in beweging krijgen om de urenregistratie op te pakken? Of hoe breng je wet- en regelgeving rondom onderzoeksprojecten en de daarbij behorende verantwoordelijkheden over? Tijdens de training Beïnvloeden in één dag krijgen 19 deelnemers meer inzicht in hoe zij hun invloed kunnen vergroten. De training werd verzorgd door Schouten & Nelissen in opdracht van het Leiden Research Support Programma (LRS).

Beïnvloeden

Beïnvloeden is een proces waarbij je stuurt in de door jou gewenste richting zonder gebruik te maken van macht. Je brengt een verandering in de opvatting of het gedrag van de ander op gang. Meestal is dit een onbewust proces. Hoe bewuster je je van dit proces bent, hoe beter je die invloed in jouw voordeel kan laten werken. Als (financieel) onderzoeksondersteuner is het van belang om sturing te geven in het beheer van de projectenportefeuille. Daar is wel voor nodig dat je je collega’s in beweging brengt. Waar dat bij het opstarten van een project bijvoorbeeld moeiteloos gaat, kan dat een uitdaging zijn bij andere zaken zoals bij het volgen van voorgeschreven richtlijnen. 

Push and Pull proces

Beïnvloeden vindt, al dan niet onbewust, in verschillende situaties plaats. Een kennismakingsgesprek is daar een goed voorbeeld van. Tijdens een eerste kennismaking maak je namelijk bewuste keuzes over welke informatie je opneemt en hoe je deze overbrengt. Het toevoegen van kleine hulpmiddelen tijdens een gesprek, zoals bijvoorbeeld wat je drijfveren zijn, maakt je boodschap al aantrekkelijker voor de luisteraar. Maar naast de boodschap zelf dragen ook je stem en non-verbale communicatie voor een groot gedeelte bij aan het totaal. Daarbij valt onderscheid te maken in welke kracht (overtuigingsstrategie) je inzet: je denkkracht (argumenteren), wilskracht (aansporen), gevoelskracht (onderzoeken) of geloofskracht (inspireren). Deze vier strategieën vormen de basis van het push and pull proces waar beïnvloeden uit bestaat.

Online beïnvloeden

Nu we veelal online (thuis)werken vraagt het toepassen van de vier beinvloedingsstrategieën om extra aandacht. Denk bijvoorbeeld aan de stand van je camera, de achtergrond waar men tegen aan kijkt, of je internetverbinding. De deelnemers hebben de verschillende uitdagingen die bij een online gesprek komen kijken in kaart gebracht.

Oefenen in praktijksituaties

Tijdens de training hebben de deelnemers in aparte breakout rooms geoefend met het toepassen van de verschillende beïnvloedingsstrategieën. Met concrete praktijkvoorbeelden konden de deelnemers in deze proefomgeving direct met de theorie aan de slag. Door afwisselend de rol van beïnvloeder, ontvanger en observator uit te proberen werd meer inzicht verkregen in het effect van het toepassen van beïnvloedingsstrategieën in praktijksituaties. De deelnemers hebben de opdracht gekregen om de verschillende strategieën toe te gaan passen in de praktijk. Tijdens een vervolgsessie zullen ze hier verder op ingaan.

Meer weten over beïnvloeden?

Volg via de universiteit een gratis online training over beïnvloeden via New Heroes. Je kunt direct met de training starten. Inloggen doe je met je eigen ULCN-account.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.