Het doel van dit project was het versterken van de ondersteunende rol van projectcontrol ondersteuners bij extern gefinancierde onderzoeksprojecten in de pre- én post-awardfase, inclusief de verbetering van het proces rondom het opstellen van de projectbegroting. Binnen het project zijn diverse activiteiten uitgevoerd en succesvol afgerond.

Begrotingsmodule

Om het begrotingsproces efficiënter te laten verlopen is er een begrotingsmodule ontwikkeld voor veelvoorkomende subsidies van financiers als NWO en EU. Dit levert tijdwinst op voor zowel de onderzoeker als de projectcontrol ondersteuner. Bij de ontwikkeling en het testen van de module zijn collega’s vanuit diverse domeinen nauw betrokken geweest. De begrotingsmodule wordt actief binnen de organisatie gebruikt door de projectcontrol ondersteuners.

Kennissessies en workshops

Gedurende het project zijn er diverse kennissessies en workshops georganiseerd met als doel kennis te delen en ervaringen uit te wisselen. Inhoudelijke onderwerpen zoals het opstellen van een controledossier, de richtlijnen van het Horizon Europe programma (gepresenteerd door RVO i.s.m. LUMC), en de rol van projectcontrol ondersteuner kwamen onder andere aan bod. Daarnaast is er een training aangeboden gericht op de ontwikkeling van de competentie beïnvloedingskracht.

Kennisdeling

Op het gebied van kennisdeling is de SharePoint site voor Projectcontrol geherstructureerd en uitgebreid met relevante documenten en formats voor het financieel beheer van onderzoeksprojecten. Er zijn onder andere Q&A’s m.b.t. het tijdschrijfproces beschikbaar gesteld voor ondersteuners en onderzoekers.

Processen in kaart

De award en postaward processen zijn in kaart gebracht en weergegeven in procesflows met de daarbij behorende rolverdeling tussen de verschillende functies. De postaward processen zijn onderverdeeld in opstart financieel beheer, monitoring, reporting en afsluitfase. De proces flows geven een goed inzicht in de werkwijzen binnen de verschillende projectfasen en zijn als basis gehanteerd voor project 5B voorbereiding projectmanagement tooling.

Verdere verbetering van processen en kennisdeling

Ook na afronding van het project wordt structureel ingezet op verdere verbetering van processen en kennisdeling rondom financieel projectbeheer binnen de Universiteit Leiden. Vanuit het Coördinatoren Overleg Projectcontrol (COP) worden de verschillende activiteiten gecoördineerd. Voor vragen over het COP of suggesties voor verbetering van processen m.b.t. financieel projectbeheer kun je terecht bij Petra Kamer (Coördinator Projectbeheer FIN).