Lees hier de nieuwsbrief (in het Engels). 

Op 11 november wordt het eerste deel van de nieuwe research management tooling voor grants en onderzoeksprojecten (Vidatum) in gebruik genomen voor de ondersteuning en het beheer van extern gefinancierde onderzoeksprojecten. De ingebruikname start allereerst bij de faculteiten FWN, FSW en FdA.   
  
De eerste fase van de implementatie van Vidatum richt zich op de financiële projectbeheersing (post-award) van nieuwe toegekende projecten. Vanaf 4 november zullen alle financiële aspecten van deze nieuwe projecten in Vidatum worden beheerd. Voor bestaande projecten vindt de migratie naar Vidatum begin 2025 plaats.    

Momenteel wordt het systeem uitgebreid getest om ervoor te zorgen dat alles goed functioneert en eventuele problemen kunnen worden opgelost. Diverse collega’s, waaronder projectcontrollers van verschillende faculteiten, nemen deel aan deze tests. Daarnaast worden er trainingen georganiseerd om de eerste gebruikers van het systeem (met name projectcontrollers) optimaal voor te bereiden op het gebruik van Vidatum.       
   
In de volgende fasen wordt Vidatum verder uitgebreid met functionaliteiten voor de ondersteuning bij subsidieaanvragen (pre-award), het digitaliseren van goedkeuringsprocessen (Request for Approval) en managementrapportages. Vanaf 2025 kan Vidatum ook worden gebruikt voor het registreren van de bestede tijd aan onderzoeksprojecten.   

Vragen?

Heb je vragen of wil je meer informatie over de ingebruikname van Vidatum? Bekijk dan deze pagina voor meer informatie of neem contact op met Robbert Bosch, projectmanager Vidatum.

Lees hier de nieuwsbrief (in het Engels). 

Hieronder vind je een overzicht van de LRSN-evenementen die in de periode van 2020 t/m 2024 zijn georganiseerd. 

2024

• 1 februari | LRSN Onboarding event
• 4 maart | LRSN Live @LIACS
• 11 maart | Knowledge Transfer community Meeting
• 14 maart | Project Management community Lunch & Learn meeting
• 10 juni | Leiden Research Support Network Conference
• 18 juni | Knowledge Transfer community meeting 
• 9 september | LRSN Onboarding event

2023

• 17 januari | Workshop | How to write a data management plan 
• 16 februari | Lunch & learn | Research Project Management community 
• 23 februari| LRS webinar: Lump Sum Funding - how to design a work package 
• 4 april | LRS webinar  
• 8 mei | LRS live @Archeology 
• 5 juni | Leiden Research Support Conference
• 14 september | Connect & Check in: meet the RDM community 
• 18 september | Quarterly Research Funding community
• 10 oktober | Knowledge Transfer community meeting
• 12 oktober | Research Project Management Lunch & Learn meeting 
• 23 oktober | Professionalizing your community: an example from data management 
• 10 november | Resarch Ethics, why it matters
• 22 november | Fundamentals of Research Software
• 23 november | Research Project Control workshop | Richtlijnen Horizon Europe 
• 27 november | LRSN live event | Connect & Learn 
• 18 december | LRSN Webinar | Horizon Europe framework programme: what are your experiences?

2022

• 1 februari |How Luris Supports Knowledge Translation 
• 5 februari | LRS live @FGW 
• 22 februari | LRS live @LIC 
• 14 juni | Leiden Research Support Conference 
• 26 september | LRS live @FSW 
• 31 oktober | Nationaal groeifonds: wat moet je weten?  
• 21 november | LRS Webinar: Research Support Knowledge base and Teams environment 
• 12 december | LRS live @LAW

2021

• 22 januari | Speciale vrijdagmiddageditie LRS Café met Carel Stolker 
• 25 februari | LRS Netwerk Café 
• 25 maart | LRS Netwerk Café 
• 27 mei | LRS Netwerk Café Denk en doe mee: samen maken we een ijzersterk conferentieprogramma 
• 5 juli | Workshop voorbereiding Leiden Research Support Conference
• 27, 28 en 29 september | Hybride Leiden Research Support Conference 
• 23 november | LRS online @FGGA 

2020

• Juni t/m december |  LRS Cafés: elke derde  donderdag van de maand

Lees hier de nieuwsbrief (Engels). 

Op de aanbesteding voor de selectie van Research Management tooling voor grants en onderzoeksprojecten hebben vier leveranciers zich ingeschreven en een offerte uitgebracht voor hun tooling en dienstverlening. 

De offertes van de leveranciers/inschrijvers zijn uitgebreid beoordeeld door een beoordelingscomité met vertegenwoordigers vanuit diverse organisatieonderdelen. Daarnaast zijn alle vier de tools in een testopstelling door een brede groep potentiële gebruikers getest op gebruiksvriendelijkheid. 

Op basis van deze kwalitatieve beoordelingen gecombineerd met de prijs is de leverancier Vidatum als beste naar voren gekomen. Met deze leverancier is een overeenkomst gesloten en zal in januari gestart worden met de implementatie. Hierbij zal de tooling van Vidatum in de komende anderhalf jaar in samenwerking met de betrokken gebruikers bij alle faculteiten en instituten ingevoerd worden. 

Binnenkort volgt meer informatie over Vidatum en de implementatie. Voor vragen of suggesties kan je contact opnemen met Robbert Bosch (r.a.bosch@science.leidenuniv.nl) of Dennis Janssen (d.c.f.m.janssen@bb.leidenuniv.nl).

De Europese aanbesteding (openbare offerteaanvraag) voor research management-tooling is vorige maand (op 22 juli) gepubliceerd. Deze tooling draagt bij aan het voor de langere termijn professioneel en gebruiksvriendelijk ondersteunen van subsidieaanvragen (grants) en het budgetteren, monitoren en verantwoorden van onderzoeksprojecten, inclusief tijdschrijven.

Een aantal leveranciers van research management-oplossingen heeft serieuze interesse getoond in de aanbesteding. We verwachten, uiterlijk op 22 september, meerdere offertes waaruit we kunnen kiezen. Om deze keuze objectief te kunnen maken worden de offertes, op van tevoren bekendgemaakte criteria, beoordeeld door een beoordelingscomité met vertegenwoordigers vanuit verschillende disciplines en faculteiten.

Eén van de beoordelingscriteria  is de gebruiksvriendelijkheid van de tooling. Deze zal getest worden in een demo-omgeving die door de leverancier wordt aangeleverd. Naast de leden van het beoordelingscomité willen we ook andere collega’s voor wie dit relevant of interessant is van harte uitnodigen om deel te nemen. 

Oproep voor deelname aan de gebruiksvriendelijkheidstest
Vanuit de projectgroep voor de aanbesteding nodigen we je uit om deel te nemen aan de gebruiksvriendelijkheidstest. Deelname aan de test is mogelijk van 25 september tot 20 oktober. De test kan individueel en locatieonafhankelijk uitgevoerd worden, en zal naar schatting een tijdsinvestering van twee uur vragen. 

Hoewel iedereen van harte welkom is willen we hierbij een speciale oproep doen aan onderzoekers die ervaring hebben met de uitvoering van extern gefinancierde onderzoeksprojecten. Graag testen we de gebruiksvriendelijkheid van de aangeboden oplossing op onder andere de registratie van uren. Ken je onderzoekers die mogelijk geïnteresseerd zijn? Stuur deze oproep dan gerust door.
 
Neem contact op met Robbert Bosch om je aan te melden of voor meer informatie via: r.a.bosch@science.leidenuniv.nl, 06-45658881. 

Lees hier de nieuwsbrief van september 2023. 

Lees hier de nieuwsbrief van juli 2023. 

Lees hier de nieuwsbrief van maart 2023. 

Op 21 november presenteren wij onze nieuwe Research Support Knowledge Base. Tijdens dit webinar krijg je een rondleiding door ons gloednieuwe platform voor ondersteunend personeel voor de verschillende ondersteuningsgebieden. Het platform biedt je een unieke plek om elkaar te vinden, kennis te delen, samen te werken en vragen te stellen over onderzoeksondersteuning. Meer weten? Meld je aan!

Op 26 september waren we te gast bij de Faculteit der Sociale Wetenschappen. We kwamen meer te weten over de afdeling Support voor Onderzoek, Laboratoria en Onderwijs (SOLO), hun rol bij de ondersteuning van onderzoekers bij de inzet van ICT in onderzoek en de bredere samenwerking tussen ondersteuners binnen FSW. Wie het aandurfde, mocht tijdens een rondleiding door de onderzoeksruimtes zelf ervaren hoe het is om mee te doen als proefpersoon.

LRS live @LAW
Op 12 december zijn we van 15:30 - 17:45 te gast bij Rechten, locatie Oude Sterrewacht. meld je hier aan voor deelname.

De afgelopen periode hebben we met elkaar verder gebouwd aan een sterk netwerk van onderzoeksondersteuning. We weten elkaar beter te vinden, zodat samenwerking makkelijker wordt en we kennis en ervaring kunnen uitwisselen. Samen vormen de onderzoeksondersteuners van de verschillende domeinen het Research Support Network.

Het Research Support Network bestaat uit onderzoeksondersteuners van de Universiteit Leiden. Momenteel zijn vijf communities actief. Iedere community heeft een community manager die de groep faciliteert en kennisuitwisseling stimuleert. Zie hieronder een overzicht van het netwerk en de community managers.

Als onderzoeksondersteuner ben je onderdeel van het Research Support Network en mogelijk een of meerdere communities. Benieuwd wat dit voor jou betekent? Binnenkort ontvang je van de community manager(s) van jouw domein(en) meer informatie. Heb je nog geen informatie ontvangen en ben je wel geïnteresseerd? Meld je aan door een mailtje te sturen naar lrs@bb.leidenuniv.nl.

“Het is de eerste keer sinds ik hier werk, nu 9 maanden, dat er echt de tijd is genomen om naar mij te luisteren. Ik voel mij gehoord en geholpen.” Aan het woord is een onderzoekster binnen onze universiteit. Zij was te gast in De Tuin van de Smid voor het adviesgesprek tijdens de slotbijeenkomst van de eerste leergang Trusted Advisor voor onderzoeksondersteuners.

Als onderzoeksondersteuner biedt je de onderzoeker ondersteuning, je geeft praktisch advies en wilt overtuigen om een bepaalde strategische stap wel of niet te nemen. Wat maakt je naast inhoudelijk expert ook een Trusted Advisor? Uit onderzoek blijkt dat opdrachtgevers (lees: interne klanten zoals onderzoekers) zelden kennis en kunde als doorslaggevende factor noemen; het gaat om het vertrouwen dat zij in de persoon van de adviseur hebben. Vertrouwen is geen gegeven, maar iets wat je op vele manieren kunt beïnvloeden. Het heeft zeker met inhoud en presentatie te maken, maar nog meer met emotie en motivatie.

Met deze factoren voor het opbouwen van vertrouwen zijn de 12 deelnemers concreet aan de slag gegaan. Er is geoefend met eigen casuïstiek en de diverse beïnvloedingsstijlen hebben de revue gepasseerd. Na afloop keken de deelnemers terug op een waardevol traject. Chris Flinterman (research support officer): “Ik merk dat het traject me heel veel helpt om bewuster om te gaan met de adviserende rol. Ik heb nu echt een kader om vanuit te werken.” Marian Csillag (senior jurist): “door een andere adviesstijl in te zetten, merk ik dat de reactie van de ander verandert.”

Naast het verstevigen van de eigen adviesvaardigheden, wordt ook het leren kennen van elkaar benoemd als mooi resultaat. Alisa Kerschbaum (adviseur bij ISGA, FGGA) “I have grown a sustainable network because I now really call people and meet with them in person. Normally it would take years to get to know someone on this level.”

De Leergang The Trusted Advisor I is afgerond en geëvalueerd. De tweede groep start in November.

De lay-out van de Research Support Portal is geüpdatet. Het is nu gemakkelijker om door de pagina’s te navigeren en specifieke informatie en contactpersonen te vinden voor jouw faculteit en instituut.

Bekijk hier de Research Support Portal.

Compleet, beknopt & actueel
Om je nog beter te helpen bij het hele onderzoeksproces is nu meer informatie over de verschillende ondersteuningsgebieden beschikbaar. De informatie is duidelijker en beknopter beschreven waardoor deze nu gemakkelijker vindbaar is. Voor verdere hulp vind je de juiste contactpersonen van je faculteit of instituut.

Deel je ervaringen
We blijven de portal continu doorontwikkelen en daarbij hebben we jouw hulp nodig. Deel je ervaringen met collega's, zodat zij ook van de portal kunnen profiteren. Als je suggesties hebt voor verbeteringen of informatie die je graag via de portal met onderzoekers wilt delen kun je contact opnemen met de coördinator van de portal Errol Neo via researchsupportportal@leidenuniv.nl.

Onderzoekers en onderzoekondersteuners krijgen steeds meer te maken met digitale vormen van onderzoek uitvoeren en verwerken van data. Om dit veilig en werkbaar te houden, neemt de wet- en regelgeving omtrent onderzoeksgegevens en complexe digitale processen toe. Bovendien stellen subsidieverstrekkers ook steeds meer eisen aan de juiste manier van verzamelen, bewerken, publiceren en archiveren van onderzoeksgegevens. Om dit in goede banen te leiden en de ontwikkelingen van digitaal onderzoek volledig te benutten, is het Leiden Digital Competence Centre (LDCC) ontstaan.

Het LDCC streeft ernaar om zowel de onderzoeker als de onderzoeksondersteuner te ontzorgen en te ondersteunen op het gebied van digitale vormen van onderzoeksdata. Zo worden datastewards bijvoorbeeld ondersteund in het opstellen van de facultaire dataprotocollen afgeleid van de Regeling Datamanagement. Daarnaast zet het LDCC zich, samen met andere Nederlandse universiteiten in, voor goede digitale diensten die een onderzoeker nodig heeft voor het wetenschappelijk onderzoek. Daarbij wordt ook rekening gehouden met privacy-, security- en ethische vraagstukken.

De organisatie is op dit moment nog in opbouw, maar gaat zich de komende periode door middel van diverse activiteiten, pilots en projecten inzetten voor onderzoekers en ondersteuners. Het LDCC is mogelijk gemaakt door financiering vanuit NWO en de universiteit. Heb je vragen over het LDCC? Neem dan contact op via ldcc@bb.leidenuniv.nl.

Het Grant Development Office organiseerde twee kennisdelingssessies voor onderzoeksondersteuners en onderzoekers om ervaringen en geleerde lessen over het ondersteunen van NWA (type) subsidies uit te wisselen. 

Het financieringsinstrument NWA-ORC is een veelgevraagde en veeleisende subsidie. Het is erop gericht om interdisciplinair onderzoek en innovatie mogelijk te maken waarmee wetenschappelijke en maatschappelijke doorbraken binnen bereik komen. Het vraagt ​​onderzoekers om de hele 'kennisketen' van het onderzoek te betrekken en de te bereiken impact zo tastbaar mogelijk te maken.  

Tijdens de sessie op 29 september vertelden twee succesvolle PI's meer over hun ervaring met het NWA-ORC-instrument en deelden adviezen voor het indienen van een voorstel. Enkele adviezen: "Investeer voor het project al in een vroeg stadium in het betrekken van maatschappelijke partners en bouw daarbij voort op al bestaande contacten van het 'core' consortium. Werk daarbij vooral met mensen die je leuk vindt". 

Verder kwamen tijdens de sessies typische zaken zoals de theory of change, het betrekken van maatschappelijke en industriële partners en de administratieve eigenaardigheden aan bod. Een belangrijke observatie was dat het tempo van de voorbereiding hoog is en iedereen snel aangehaakt dient te worden om zijn/haar bijdrage te kunnen leveren om optimaal gebruik te kunnen maken van alle financiële mogelijkheden die er zijn.  

Anke Klerkx, coördinator Grant Development Office: "het is belangrijk om kennis uit te wisselen tussen ervaren en onervaren collega's en te kijken hoe de verschillende ondersteuningsdomeinen, met name subsidieadvies en financieel elkaar verder kunnen versterken in de samenwerking met de onderzoekers."

Heb je als onderzoeksondersteuner vragen over NWA-ORC of over de lopende of voor de komende 2023/2024 financieringsronde? Neem contact op met het Grant Development Office.

‘Alleen door goed samen te werken, lukt het’. Dat benadrukt rector magnificus Hester Bijl wanneer zij spreekt over professionele onderzoeksondersteuning tijdens de opening van de tweede research support conference. Leren en inspireren, dat stond voor de 80 onderzoeksondersteuners centraal op 14 juni. Een dag vol best practices delen, inhoudelijke kennisuitwisseling en inspirerende workshops in PLNT. Lees meer

Elkaar leren kennen en leren van elkaar. Daar draait het om tijdens de LRS live events. Op maandag 26 september zijn we te gast bij de Faculteit Sociale Wetenschappen. 

• Welkom
• Rondleiding door de faculteit (en onderzoeksfaciliteiten)
• Informatieve quiz
• Volop ruimte om collega's te leren kennen!

Wil je erbij zijn? 
Meld je voor 20 september aan via lrs-event@bb.leidenuniv.nl 

Meer evenementen 
Het werkbezoek LRS Live @ FSW is onderdeel van een reeks evenementen die jaarlijks worden georganiseerd door het programma Leiden Research Support (LRS). Tijdens de LRS-evenementen bouwen onderzoeksondersteuners met elkaar aan een sterk Research Support Network. Bekijk hier de kalender voor een overzicht van de aankomende evenementen tot en met december 2022. Interessant of relevant voor jou? Noteer de data alvast in je agenda. We zien je graag! 

Onderzoeksondersteuners van de faculteiten Sociale Wetenschappen, Geesteswetenschappen en Governance and Global Affairs kunnen met complexe interdisciplinaire vragen over onderzoeksdata terecht via één contactpunt. Hiermee wordt het voor hen gemakkelijker om antwoord te krijgen op complexe vragen.

De pilot is ontstaan omdat onderzoekers en onderzoeksondersteuners steeds vaker te maken krijgen met vragen over onderzoeksdata die niet vanuit één domein beantwoord kunnen worden. Vaak betreft het een onderwerp waarbij rekening gehouden moet worden met datamanagement, privacy, security, ethische, wetenschappelijke en juridische aspecten.

Stel je vraag
Heb je een dergelijke vraag over onderzoeksdata en ben je onderzoeksondersteuner van een van de bovengenoemde faculteiten? Stel je vraag dan via dit formulier op de Helpdeskportal. Een team van experts samengesteld uit medewerkers van diverse domeinen zal je vraag beantwoorden. Let op: medewerkers van de overige faculteiten kunnen dit formulier niet zien omdat ze geen onderdeel uitmaken van de pilot.

De pilot loopt tot en met oktober 2022. Na afloop van de pilot wordt het proces geëvalueerd.

Internationale samenwerking in de wetenschap brengt kansen met zich mee, maar ook risico’s. Denk bijvoorbeeld aan misbruik of diefstal van kennis, ethische kwesties die kleven aan de toepassing van onderzoeksresultaten of ongewenste inmenging die onze academische vrijheid aantast. Niet elk vakgebied is in gelijke mate een mogelijk doelwit voor kennisdiefstal, ongewenste beïnvloeding of overdracht. Dat roept vragen op over de afweging van kansen en risico’s. Om je te ondersteunen bij complexe vragen over kennisveiligheid is een adviespunt Kennisveiligheid ingericht. Hier kun je terecht met vragen, bijvoorbeeld:

• Kan een internationaal samenwerkingsverband ook leiden tot ongewenste overdracht van kennis?
• Is er een risico op verborgen beïnvloeding of ondermijning van de academische vrijheid?
• Kleven er ethische kwesties aan de samenwerking, bijvoorbeeld doordat de onderzoeksresultaten in het land van de partner misbruikt kunnen worden?

Hoewel het adviespunt openstaat voor ieders vragen, is Kennisveiligheid iets dat je in eerste instantie met je leidinggevende, ethiekcommissie of datasteward bespreekbaar maakt. Kom je er niet uit, dan denkt het adviespunt graag met je mee. Eventueel kan het adviespunt (niet-publieke) informatie opvragen bij de rijksoverheid of de veiligheidsdiensten via het Rijksloket Kennisveiligheid.

Contact: adviespuntkv@bb.leidenuniv.nl

Het adviespunt is geen onderdeel van het programma LRS, maar we brengen dit adviespunt hierbij graag onder de aandacht van het Research Support Network. 

Dat Geesteswetenschappen meer dan alleen boeken lezen behelst werd weer fijn duidelijk bij het bezoek aan het Digital Lab en aansluitende vid- en podcast ruimte in het PJ Veth gebouw. Een levendige paneldiscussie over research support gaf ruimte voor vragen en verbinding. En er valt gelukkig nog genoeg van elkaar te leren. Zien we je (weer) bij de volgende LRS on Tour op 17 mei wanneer we langsgaan bij FSW?

Lees meer in het nieuwsbericht. 

Op dinsdag 22 februari 2022 was het zo ver, het eerste weer fysieke LRS Live evenement van het jaar. In een zaal met prachtig uitzicht, boven in het nieuwe gedeelte van het Gorleus heette Lian Olsthoorn van het Leiden Institute of Chemistry (LIC) ons welkom. Het was enorm inspirerend om meer te horen over de werkwijze van het team research support en de ontwikkelingen binnen het instituut. Inge, Christina en Jeanette: ontzettend bedankt. Nieuwsgierig geworden naar hun aanpak? Neem gerust contact op.

Na een inhoudelijke en hilarische quiz (gewonnen door Johan Verweij), liet Monika Timmer een aantal wonderlijke en kleurrijke experimenten met chemische reacties zien.  Een rondleiding door een aantal van de vele labs en testruimtes die het LIC huisvest kon niet ontbreken. We spraken met Karthick Sai Sankar Gupta (NMR Facility Manager) over een aantal extreem sterke magneten en het onderzoek dat daarmee gedaan wordt. De apparatuur in het LIC wordt ook wel gebruikt door onderzoekers van andere faculteiten, zoals het LUMC, en ook door andere universiteiten.  

De middag werd afgesloten door de regen te trotseren om bij LAB071 te komen. Hier werden de geanimeerde discussies van eerder voortgezet terwijl er verfrissende versnaperingen, heel toepasselijk, in maatbekers werden geserveerd. 

Onderzoeksondersteuning voor onderzoeksprojecten: wat komt daar allemaal bij kijken?

De eerste hybride Leiden Research Support Conference - georganiseerd voor en door onderzoeksondersteuners - stond op 27, 28 en 29 september 2021 volledig in het teken van het inrichten van goede onderzoeksondersteuning.
Lees meer

Lees meer in het nieuwsbericht. 

Het Leiden Institute of Advanced Computer Science (LIACS) startte drie jaar geleden met een lokaal contactpunt waar onderzoekers met subsidievragen terecht konden. Inmiddels is dit punt uitgegroeid tot een lokaal projectbureau waar een team van vier collega’s nauw met het Grant Development Office samenwerkt om onderzoekers te helpen met alle vragen op het gebied van subsidieondersteuning. Wat is de meerwaarde en de kracht van dit lokale projectbureau? En hoe verloopt de samenwerking met het universiteitsbrede Grant Development Office? We spreken met Felix Wittleben en Angela Noble. Felix is als projectmanager vanaf de start betrokken bij de opzet van het projectbureau. Angela werkt als Senior Grant Advisor bij het universiteitsbrede Grant Development Office.

Lokale ondersteuningsstructuur
Toen Angela vijf jaar geleden als Grant Advisor bij de universiteit begon merkte ze dat er nog weinig kennisuitwisseling was tussen de faculteiten en instituten op het gebied van subsidieondersteuning en er nauwelijks lokale projectbureaus waren waar onderzoekers met vragen terecht konden. ‘Vanuit mijn rol heb ik geprobeerd om de organisatie te laten zien dat een lokale ondersteuningsstructuur een meerwaarde kan zijn voor de onderzoeker. Zo heb ik bijvoorbeeld aangetoond dat je meer subsidies binnenhaalt wanneer je op een aantal specifieke projecten focust in plaats van op een heleboel tegelijk. De instituutsdirectie van het LIACS (Aske Plaat, Thomas Baeck en Eline Huisjes) had destijds al de eerste stappen genomen om een lokaal projectbureau op te starten. Dit resulteerde in de komst van Felix. Ik heb het projectbureau ondersteund bij de verdere doorontwikkeling. Sinds de komst van het projectbureau is het aantal toegekende subsidieaanvragen enorm gegroeid. We kunnen met elkaar trots zijn op dit resultaat.’

Samen leren, samen groeien
Felix: ‘Bij de opzet van het projectbureau heb ik veel ondersteuning van Angela en het Grant Development Team gehad. Zij hebben mij echt een duwtje in de juiste richting gegeven om het projectbureau te laten groeien. Doordat ik met al mijn vragen bij hen kon aankloppen had ik het gevoel er niet alleen voor te staan. Angela: ‘Wat ons werkveld uitdagend maakt, is dat er een breed scala is aan subsidiemogelijkheden waardoor elke vraag of probleem weer uniek is. Er is geen cursus of handleiding die je vertelt hoe je onderzoekers de beste ondersteuning kunt bieden. Je leert vooral op de werkplek en door advies in te winnen bij collega’s en samen te werken. Soms is het al voldoende om te weten dat een collega tegen dezelfde uitdagingen als jij aanloopt.’ Felix: ‘Het Grant Development Team heeft veel ervaring en kennis waar we op lokaal niveau gebruik van kunnen maken. Zo heeft Angela mij bijvoorbeeld geïntroduceerd bij de European Association of Research Managers and Administrators (EARMA) en ARMA-NL. Deze netwerken organiseren workshops en conferenties waar je met collega’s uit je werkveld in contact kunt komen.’ Angela: ‘Vanuit ons team proberen we de verschillende lokale projectbureaus te ondersteunen. Zo kunnen we onder andere op verzoek specifieke informatie verstrekken, helpen we bij het bewaken van het financieringslandschap, organiseren we informatiebijeenkomsten en cursussen voor het verwerven van grants en spitten we informatie door die we vertalen in handige factsheets en handleidingen.’

De onderzoeker centraal
Om erachter te komen wat de behoeftes van de onderzoekers zijn heeft Felix bij de start veel tijd geïnvesteerd in het opbouwen van een goede werkrelatie. ‘Ik heb geprobeerd de onderzoekers zelf te benaderen en zoveel mogelijk met ze in gesprek te gaan. Bij het koffieapparaat, bij de lunch, maar ook op de gang, zodat ze altijd bij me binnen konden lopen om ergens over te praten. Op deze manier had ik de gelegenheid om uit te leggen wat het projectbureau voor de onderzoeker kan betekenen en welke zorgen we uit handen kunnen nemen. Omdat de vragen van de onderzoeker centraal staan ben ik continu in contact met hen, maar ook door te werken met een open-deur-beleid. Wanneer de onderzoekers hulp nodig hebben, ben ik er voor ze. Ze hoeven niet te onthouden naar wie ze toe moeten voor specifieke kwesties. We zeggen tegen onze onderzoekers dat ze voor alles bij ons terecht kunnen, en dat we dan een oplossing op maat voor ze proberen te vinden. Met alleen een centraal bureau is dit niet mogelijk.‘ Angela heeft nog meer tips voor collega’s in een vergelijkbare rol: ‘Geef de onderzoekers het vertrouwen dat je werk voor hen uit handen kunt nemen. Soms wordt het projectbureau nog gezien als een bureau die je juist opzadelt met meer administratieve werkzaamheden. Probeer daarnaast de relatie met de onderzoeker vooral niet te forceren, maar op het juiste moment in te spelen op hun wensen en behoeften. Wanneer een subsidieaanvraag net is afgewezen zullen ze bijvoorbeeld eerder openstaan voor hulp.’

Wetenschappelijk Directeur prof. dr. Aske Plaat and prof. dr. Thomas Bäck over het opzetten van het projectbureau bij LIACS: "Het opzetten van een projectbureau op instituutsniveau die alle stappen regelt en ondersteuning biedt - van het vinden van financieringsmogelijkheden tot het ondersteunen van onze onderzoekers bij het schrijven, het afhandelen van de formele stappen (voorafgaand aan de toekenning), het maken van subsidieafspraken, en dan het regelen van en ondersteunen bij de uitvoeringskant van de projecten (na de toekenning) - dat was een fantastische stap voorwaarts voor ons instituut.

Bouwen aan een Research Support Network
Angela: ‘Ik vind het mooi dat we binnen het programma Leiden Research Support (LRS) nu samen met onderzoeksondersteuners en onderzoekers bouwen aan een Research Support Network binnen de universiteit. Zo kunnen we samen leren en groeien. Toen ik startte bij de universiteit was ik verbaasd dat er weinig cross-communicatie was tussen de faculteiten en instituten. Gelukkig is dat de afgelopen twee jaar enorm toegenomen en komen er steeds meer lokale projectbureaus bij. Met het Grant Development Team organiseren we nu elke twee weken een meeting met alle Grant Advisors van de hele universiteit. Op deze manier kun je met directe collega’s delen waar je tegenaan loopt en vragen stellen. In ons werkveld is het belangrijk om een netwerk te hebben, anders sta je er echt alleen voor.’

Zie ook

• Project Office LIACS
• Grant Development Team

Hoeveel kost een 4-jarige Aio aanstelling? Welk bedrag is beschikbaar voor aanschaf van apparatuur of voor het publiceren van onderzoeksresultaten? Bij de vertaling van het projectplan naar het benodigde projectbudget kunnen dergelijke vragen naar voren komen. Om het proces rondom het opstellen van een projectbegroting zo efficiënt mogelijk te laten verlopen is er een begrotingsmodule ontwikkeld.

Met behulp van de begrotingsmodule kan de projectcontrol ondersteuner de projectbegroting voor veelvoorkomende subsidieaanvragen op een eenduidige manier berekenen. De wensen en behoeften vanuit de organisatie zijn bij de ontwikkeling van de module meegenomen. Een voorbeeld hiervan is een budgetsamenvatting voor onderzoekers. Zowel de subsidiebijdrage als de eigen bijdrage door de Universiteit Leiden (indien van toepassing) worden automatisch in de projectbegroting zichtbaar. Doordat handige opties uit diverse Excel begrotingformats, die binnen de universiteit werden gebruikt, in de module zijn samengebracht is er een efficiencyslag gemaakt. Daarnaast wordt er tijdwinst behaald doordat de projectbegroting automatisch wordt weergegeven in het format van de subsidieverstrekker (voor NWO Vernieuwingsimpuls en EU ERC).

De begrotingsmodule is per academisch jaar 2021-2022 het standaardformat binnen de universiteit voor het opstellen van projectbegrotingen voor NWO, EU en RVO subsidies. Een nieuwe versie van de module is op 10 september beschikbaar gesteld aan de projectcontrol ondersteuners.

De voordelen van de begrotingsmodule op een rij:

• Er is een efficiencyslag gemaakt door handige opties uit diverse begrotingsformats samen te voegen;
• De personeelskosten voor veelvoorkomende subsidies als NWO, EU en RVO worden volgens de geldende tarieven automatisch berekend (o.b.v. aangegeven fte/inschaling/periode);
• Er is een samenvattend budgetoverzicht voor onderzoekers beschikbaar (in nieuwe update vanaf september beschikbaar);
• De projectbegroting wordt automatisch weergegeven in het format van de subsidieverstrekker (NWO Vernieuwingsimpuls / EU ERC);
• Naast de subsidiebijdrage van externe financiers worden eventuele eigen bijdragen door de Universiteit Leiden automatisch inzichtelijk gemaakt.

Voor het opstellen van een projectbegroting kan de onderzoeker terecht bij de projectcontrol ondersteuner binnen de eigen faculteit/eenheid.

Hoe kun je een collega overtuigen en in beweging krijgen om de urenregistratie op te pakken? Of hoe breng je wet- en regelgeving rondom onderzoeksprojecten en de daarbij behorende verantwoordelijkheden over? Tijdens de training Beïnvloeden in één dag krijgen 19 deelnemers meer inzicht in hoe zij hun invloed kunnen vergroten. De training werd verzorgd door Schouten & Nelissen in opdracht van het Leiden Research Support Programma (LRS). 

Beïnvloeden
Beïnvloeden is een proces waarbij je stuurt in de door jou gewenste richting zonder gebruik te maken van macht. Je brengt een verandering in de opvatting of het gedrag van de ander op gang. Meestal is dit een onbewust proces. Hoe bewuster je je van dit proces bent, hoe beter je die invloed in jouw voordeel kan laten werken. Als (financieel) onderzoeksondersteuner is het van belang om sturing te geven in het beheer van de projectenportefeuille. Daar is wel voor nodig dat je je collega’s in beweging brengt. Waar dat bij het opstarten van een project bijvoorbeeld moeiteloos gaat, kan dat een uitdaging zijn bij andere zaken zoals bij het volgen van voorgeschreven richtlijnen.   

Push and Pull proces 
Beïnvloeden vindt, al dan niet onbewust, in verschillende situaties plaats. Een kennismakingsgesprek is daar een goed voorbeeld van. Tijdens een eerste kennismaking maak je namelijk bewuste keuzes over welke informatie je opneemt en hoe je deze overbrengt. Het toevoegen van kleine hulpmiddelen tijdens een gesprek, zoals bijvoorbeeld wat je drijfveren zijn, maakt je boodschap al aantrekkelijker voor de luisteraar. Maar naast de boodschap zelf dragen ook je stem en non-verbale communicatie voor een groot gedeelte bij aan het totaal. Daarbij valt onderscheid te maken in welke kracht (overtuigingsstrategie) je inzet: je denkkracht (argumenteren), wilskracht (aansporen), gevoelskracht (onderzoeken) of geloofskracht (inspireren). Deze vier strategieën vormen de basis van het push and pull proces waar beïnvloeden uit bestaat.  

Online beïnvloeden 
Nu we veelal online (thuis)werken vraagt het toepassen van de vier beinvloedingsstrategieën om extra aandacht. Denk bijvoorbeeld aan de stand van je camera, de achtergrond waar men tegen aan kijkt, of je internetverbinding. De deelnemers hebben de verschillende uitdagingen die bij een online gesprek komen kijken in kaart gebracht.  

Quote van een deelnemer: ‘Er is heel veel te vinden in de snoepwinkel die beïnvloeden heet. Op die manier kijken naar je werkveld is een inspiratie voor me die iedere keer terug komt als ik het leven ingewikkeld vind.” 

Oefenen in praktijksituaties 
Tijdens de training hebben de deelnemers in aparte breakout rooms geoefend met het toepassen van de verschillende beïnvloedingsstrategieën. Met concrete praktijkvoorbeelden konden de deelnemers in deze proefomgeving direct met de theorie aan de slag. Door afwisselend de rol van beïnvloeder, ontvanger en observator uit te proberen werd meer inzicht verkregen in het effect van het toepassen van beïnvloedingsstrategieën in praktijksituaties. De deelnemers hebben de opdracht gekregen om de verschillende strategieën toe te gaan passen in de praktijk. Tijdens een vervolgsessie zullen ze hier verder op ingaan.  

Meer weten over beïnvloeden?
Volg via de universiteit een gratis online training over beïnvloeden via New Heroes. Je kunt direct met de training starten. Inloggen doe je met je eigen ULCN-account.

Heeft jouw onderzoeksteam behoefte aan opslagcapaciteit voor onderzoeksdata? Werk je samen met andere instellingen? Met SURF’s Research Drive kun je in een online omgeving je onderzoeksgegevens opslaan en delen.

Research Drive is een nieuwe dienst van SURF die het onderzoekers gemakkelijk maakt om op een veilige manier data te beheren en te delen binnen een onderzoeksgroep (of onderzoeksproject). De groepsleden die gebruik maken van de dienst kunnen verspreid zijn over meerdere instellingen. Een datasteward binnen de groep (of project) is verantwoordelijk voor de organisatie van de data, het beheer van het groepslidmaatschap en de toegang tot de data. Research Drive is overal beschikbaar, ook thuis.

ResearchDrive is begin januari geïntroduceerd aan de leden van het data management netwerk van de universiteit en in de periode 2020-2021 als pilotservice geïntroduceerd voor een aantal Leidse onderzoeksgroepen.

Onderzoekers en ondersteunend personeel krijgen steeds vaker te maken met vragen die niet vanuit één domein beantwoord kunnen worden, maar een antwoord vereisen dat rekening houdt met privacy, veiligheid, ethische, wetenschappelijke en juridische aspecten. Hier is een proces voor nodig. We starten een pilot om dit proces op te zetten.

Pilot van 3 maanden

Vanaf februari 2022 wordt er een pilot van 3 maanden uitgevoerd met de Faculteiten Geesteswetenschappen, Sociale Wetenschappen en Governance and Global Affairs. Deze pilot is een onderdeel van het Leiden Research Support-project gericht op het creëren van een geïntegreerde aanpak van compliance en ethiek (Leiden Research Support Project 7). Deze pilot is gericht op het creëren van een proces waarbij ondersteunend personeel gemakkelijk en efficiënt antwoorden kan krijgen op deze interdisciplinaire vragen. Ondersteunend personeel van de drie faculteiten krijgt toegang tot een punt op de Leidse Helpdesk waar zij deze vragen kunnen indienen. De vragen die bij het Meldpunt binnenkomen zullen door een interdisciplinaire werkgroep worden uitgezocht. Antwoorden op de vragen zullen direct worden verstrekt aan de ondersteuner die de vraag heeft ingediend, maar worden ook omgezet in algemene adviezen/kennis voor ondersteunend personeel over alle faculteiten.  

Doel van de pilot

Het doel van de pilot is 3-ledig:

1. Deze manier van werken uit te testen om het proces van het krijgen van antwoorden op complexe vragen te stroomlijnen.
2. Inzicht te krijgen in het soort vragen waarmee onderzoekers en medewerkers worden geconfronteerd.
3. Ervoor te zorgen dat het beste advies voor nieuwe vragen beschikbaar wordt gesteld aan al het ondersteunend personeel.

Na 3 maanden voert het pilotteam een evaluatie uit. Op basis daarvan worden beslissingen worden genomen over het verdere verloop van dit proces.

Meer informatie of opmerkingen

Voor meer informatie of opmerkingen kunt u contact opnemen met Joanna van der Merwe, Project Lead Integrated Support on Compliance and Ethics. 

Heb je al kennisgemaakt met Johan Verweij? De nieuwe projectleider van het deelproject Toegang en ondersteuning (grootschalige) onderzoeksinfrastructuur. Dit deelproject maakt onderdeel uit van het programma Leiden Research Support (LRS). Wie weet spreek je hem binnenkort wel hierover. Doel van dit deelproject is om het voor onderzoekers eenvoudiger te maken om toegang te krijgen tot de bestaande onderzoeksinfrastructuur.

In gesprek: eerst eenduidige definitie formuleren

De komende tijd gaat hij in gesprek met onderzoekers, beleidsmedewerkers, informatiemanagers, bestuurders en andere belanghebbenden om verder een beeld te krijgen dat wat er binnen onze universiteit speelt rondom onderzoeksinfrastructuur. Om vervolgens een definitie hiervoor op te kunnen stellen. Wel zo handig. Dan weten we, waar we het met elkaar over hebben. Daarna gaat hij na in hoeverre de bestaande overzichten van de aanwezige infrastructuur binnen de Universiteit Leiden en het LUMC up-to-date zijn en worden gehouden. Genoeg te doen dus de komende tijd.

In gesprek met de projectleider

Johan Verweij werkte de afgelopen zeven jaar als bestuurssecretaris en hoofd van de beleidsafdeling van de Faculteit der Geesteswetenschappen. Hij is onder andere voor dit project 1 jaar uitgeleend aan de Directie Strategie en Academische zaken. ‘Ik hou ervan om nieuwe dingen op te pakken en om de samenwerking en afstemming tussen alle geledingen binnen een universiteit te verbeteren. Dat doe ik het komende jaar graag voor het programma Leiden Research Support’, aldus Johan. Wie weet heb je hem al gesproken? Maar natuurlijk kun je altijd zelf een afspraak met hem maken. Mocht je vragen hebben, kennis van zaken of iets mee willen geven? Spreek dan eens met hem af via j.a.verweij@bb.leidenuniv.nl. Hij hoort graag jouw bevindingen.