Universiteit Leiden

nl en

Nieuws

In de spotlight: achtergrondinformatie, nieuws en mededelingen over het project Subsidieondersteuning pre award fase.

Interview

Het Leiden Institute of Advanced Computer Science (LIACS) startte drie jaar geleden met een lokaal contactpunt waar onderzoekers met subsidievragen terecht konden. Inmiddels is dit punt uitgegroeid tot een lokaal projectbureau waar een team van vier collega’s nauw met het Grant Development Office samenwerkt om onderzoekers te helpen met alle vragen op het gebied van subsidieondersteuning. Wat is de meerwaarde en de kracht van dit lokale projectbureau? En hoe verloopt de samenwerking met het universiteitsbrede Grant Development Office? We spreken met Felix Wittleben en Angela Noble. Felix is als projectmanager vanaf de start betrokken bij de opzet van het projectbureau. Angela werkt als Senior Grant Advisor bij het universiteitsbrede Grant Development Office.

Lokale ondersteuningsstructuur

Toen Angela vijf jaar geleden als Grant Advisor bij de universiteit begon merkte ze dat er nog weinig kennisuitwisseling was tussen de faculteiten en instituten op het gebied van subsidieondersteuning en er nauwelijks lokale projectbureaus waren waar onderzoekers met vragen terecht konden. ‘Vanuit mijn rol heb ik geprobeerd om de organisatie te laten zien dat een lokale ondersteuningsstructuur een meerwaarde kan zijn voor de onderzoeker. Zo heb ik bijvoorbeeld aangetoond dat je meer subsidies binnenhaalt wanneer je op een aantal specifieke projecten focust in plaats van op een heleboel tegelijk. De instituutsdirectie van het LIACS (Aske Plaat, Thomas Baeck en Eline Huisjes) had destijds al de eerste stappen genomen om een lokaal projectbureau op te starten. Dit resulteerde in de komst van Felix. Ik heb het projectbureau ondersteund bij de verdere doorontwikkeling. Sinds de komst van het projectbureau is het aantal toegekende subsidieaanvragen enorm gegroeid. We kunnen met elkaar trots zijn op dit resultaat.’

Samen leren, samen groeien

Felix: ‘Bij de opzet van het projectbureau heb ik veel ondersteuning van Angela en het Grant Development Team gehad. Zij hebben mij echt een duwtje in de juiste richting gegeven om het projectbureau te laten groeien. Doordat ik met al mijn vragen bij hen kon aankloppen had ik het gevoel er niet alleen voor te staan. Angela: ‘Wat ons werkveld uitdagend maakt, is dat er een breed scala is aan subsidiemogelijkheden waardoor elke vraag of probleem weer uniek is. Er is geen cursus of handleiding die je vertelt hoe je onderzoekers de beste ondersteuning kunt bieden. Je leert vooral op de werkplek en door advies in te winnen bij collega’s en samen te werken. Soms is het al voldoende om te weten dat een collega tegen dezelfde uitdagingen als jij aanloopt.’ Felix: ‘Het Grant Development Team heeft veel ervaring en kennis waar we op lokaal niveau gebruik van kunnen maken. Zo heeft Angela mij bijvoorbeeld geïntroduceerd bij de European Association of Research Managers and Administrators (EARMA) en ARMA-NL. Deze netwerken organiseren workshops en conferenties waar je met collega’s uit je werkveld in contact kunt komen.’ Angela: ‘Vanuit ons team proberen we de verschillende lokale projectbureaus te ondersteunen. Zo kunnen we onder andere op verzoek specifieke informatie verstrekken, helpen we bij het bewaken van het financieringslandschap, organiseren we informatiebijeenkomsten en cursussen voor het verwerven van grants en spitten we informatie door die we vertalen in handige factsheets en handleidingen.’

De onderzoeker centraal

Om erachter te komen wat de behoeftes van de onderzoekers zijn heeft Felix bij de start veel tijd geïnvesteerd in het opbouwen van een goede werkrelatie. ‘Ik heb geprobeerd de onderzoekers zelf te benaderen en zoveel mogelijk met ze in gesprek te gaan. Bij het koffieapparaat, bij de lunch, maar ook op de gang, zodat ze altijd bij me binnen konden lopen om ergens over te praten. Op deze manier had ik de gelegenheid om uit te leggen wat het projectbureau voor de onderzoeker kan betekenen en welke zorgen we uit handen kunnen nemen. Omdat de vragen van de onderzoeker centraal staan ben ik continu in contact met hen, maar ook door te werken met een open-deur-beleid. Wanneer de onderzoekers hulp nodig hebben, ben ik er voor ze. Ze hoeven niet te onthouden naar wie ze toe moeten voor specifieke kwesties. We zeggen tegen onze onderzoekers dat ze voor alles bij ons terecht kunnen, en dat we dan een oplossing op maat voor ze proberen te vinden. Met alleen een centraal bureau is dit niet mogelijk.‘ Angela heeft nog meer tips voor collega’s in een vergelijkbare rol: ‘Geef de onderzoekers het vertrouwen dat je werk voor hen uit handen kunt nemen. Soms wordt het projectbureau nog gezien als een bureau die je juist opzadelt met meer administratieve werkzaamheden. Probeer daarnaast de relatie met de onderzoeker vooral niet te forceren, maar op het juiste moment in te spelen op hun wensen en behoeften. Wanneer een subsidieaanvraag net is afgewezen zullen ze bijvoorbeeld eerder openstaan voor hulp.’

Wetenschappelijk Directeur prof. dr. Aske Plaat and prof. dr. Thomas Bäck over het opzetten van het projectbureau bij LIACS: "Het opzetten van een projectbureau op instituutsniveau die alle stappen regelt en ondersteuning biedt - van het vinden van financieringsmogelijkheden tot het ondersteunen van onze onderzoekers bij het schrijven, het afhandelen van de formele stappen (voorafgaand aan de toekenning), het maken van subsidieafspraken, en dan het regelen van en ondersteunen bij de uitvoeringskant van de projecten (na de toekenning) - dat was een fantastische stap voorwaarts voor ons instituut.

Bouwen aan een Research Support Network

Angela: ‘Ik vind het mooi dat we binnen het programma Leiden Research Support (LRS) nu samen met onderzoeksondersteuners en onderzoekers bouwen aan een Research Support Network binnen de universiteit. Zo kunnen we samen leren en groeien. Toen ik startte bij de universiteit was ik verbaasd dat er weinig cross-communicatie was tussen de faculteiten en instituten. Gelukkig is dat de afgelopen twee jaar enorm toegenomen en komen er steeds meer lokale projectbureaus bij. Met het Grant Development Team organiseren we nu elke twee weken een meeting met alle Grant Advisors van de hele universiteit. Op deze manier kun je met directe collega’s delen waar je tegenaan loopt en vragen stellen. In ons werkveld is het belangrijk om een netwerk te hebben, anders sta je er echt alleen voor.’

Ben je geïnteresseerd in het opstarten van een lokaal projectbureau binnen jouw faculteit of instituut? Neem voor meer informatie contact op met Dennis Janssen, programmamanager LRS 

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.