Universiteit Leiden

nl en

Vragen en antwoorden

UPDATE: Vanaf dinsdag 15 december tot ten minste dinsdag 19 januari geldt in Nederland een lockdown. Dit heeft ook gevolgen voor de universiteit. Veel fysieke onderwijsactiviteiten worden voor de periode van 16 december tot in elk geval 17 januari afgelast en zoveel mogelijk online georganiseerd. Fysieke tentamens gaan wel door. Werken op locatie mag enkel na toestemming van de leidinggevende, onderzoek mag op locatie plaatsvinden indien dit locatiegebonden is.

De nieuwe maatregelen in meer detail lees je hier

Sommige antwoorden op onderstaande vragen zullen hier (nog) niet mee overeenkomen. De maatregelen uit de update van 15 december zijn leidend.

Hieronder staan veelgestelde vragen en antwoorden. Staat je vraag hier niet tussen? Mail dan naar het PSSC Servicepunt voor personeelsaangelegenheden of naar de ISSC Helpdesk voor vragen over ICT-voorzieningen. 

Vragen over ICT-voorzieningen >>
Vragen over personeelsaangelegenheden >>

Vragen over ICT-voorzieningen

Nee. Je mag deze kosten niet declareren.

Bij regulier thuiswerken heeft de werkgever een zorgplicht. Dat wil zeggen dat er minimaal een goede tafel, stoel en computeropstelling aanwezig moet zijn. Over het algemeen mogen we verwachten dat je thuis over die voorzieningen beschikt, en dat we niet bij alle werknemers een werkkamer hoeven in te richten voor de periode van gedwongen thuiswerken.

Heb je vanwege je fysieke gesteldheid thuis bijzondere voorzieningen nodig, zoals een speciale bureaustoel? Bespreek het met je leidinggevende. Als je leidinggevende akkoord is, dan zal hij/zij het verzoek indienen bij de Servicedesk van het UFB om de voorzieningen op je reguliere werkplek te verplaatsen naar de thuiswerkplek. Na afloop van de verplichte thuiswerkperiode zullen wij deze voorzieningen weer ophalen.

Geüpdatet op 26 maart 2020

Arbo-muizen, webcams, laptops en andere accessoires mag je in overleg met je leidinggevende ophalen. Je bent dan zelf verantwoordelijk voor het in goede staat retourneren van de accessoires. Computers, schermen en andere apparatuur die vast zit, mag je niet meenemen.

Heb je voor je thuiswerkplek een laptop of scherm nodig, bespreek dit dan met je leidinggevende. Je ICT-coördinator bekijkt of er een laptop voor jou beschikbaar is. Als het nodig is schermen mee te nemen of extra aan te vragen, dan kan je dat melden bij de Helpdesk ISSC. Ook hiervoor moet je leidinggevende goedkeuring geven.

Geüpdatet op 3 april 2020

De universiteit vergoedt de kosten die je door het thuiswerken maakt. Een voorwaarde hiervoor is dat je vooraf met je leidinggevende bespreekt welke kosten je denkt te maken.
Heb je goedkeuring van je leidinggevende voor de aanschaf van hardware? Zorg er dan voor dat je de aanvraag via de helpdeskportal van het ISSC regelt.

Nee, dergelijke voorzieningen kunnen niet ingediend worden via de beroepskosten van het keuzemodel. Deze voorzieningen voldoen niet meer aan de fiscale vereisten zodra het via een keuzemodel loopt. Fiscaal gezien wordt er een eigen bijdrage gevraagd via het keuzemodel en dat mag voor dergelijke voorzieningen niet.

Volg hiervoor het Stappenplan Office 365.

Om je huidige telefoon naar een ander toestel waarop je thuis bereikbaar bent door te schakelen, maak je een melding aan via de Helpdeskportal. 

Vermeld je huidige (werk)telefoonnummer en naar welk nummer dit moet worden doorgeschakeld.

Bekijk de tips over hoe je snel en makkelijk met Teams aan de slag kan.

Via webmail kun je ook inloggen op een gedeelde mailbox:

  1. Ga naar https://mail.campus.leidenuniv.nl/owa/<gedeelde mailbox adres>. Typ daarbij niet de  <> karakters, maar het echte, complete mailadres van de gedeelde mailbox, zoals: issc-helpdesk@issc.leidenuniv.nl.
  2. Meld je dan aan met je eigen ULCN-inloggegevens.

Werk je thuis op een werklaptop van het ISSC? Als je geen contact maakt met het universitaire netwerk wordt je wachtwoord NIET gesynchroniseerd naar je werklaptop. Heb je je wachtwoord al gewijzigd?

  • Gebruik op je ISSC-laptop je oude wachtwoord (totdat je weer op je werkplek in Leiden of Den Haag verbonden bent met het universitaire netwerk).
  • Gebruik je nieuwe wachtwoord om in te loggen op Office 365, webmail en alle ulcn-toepassingen waarvan je gebruikmaakt.

Geen werklaptop

Ben je je wachtwoord vergeten? Wil je je wachtwoord wijzigen of is je wachtwoord verlopen? Je kunt in de meeste gevallen zelf je wachtwoord resetten via Account Services. Lukt dat niet? Of heb je geen toegang tot Account Services? Op onze pagina over wachtwoorden lees je meer.

Vragen over personeelsaangelegenheden

Tot 2021 krijg je je reiskostenvergoeding automatisch uitbetaald als je daar recht op hebt.

Ook in 2021 zullen we echter nog grotendeels thuiswerken. Omdat je als je thuiswerkt geen recht op reiskostenvergoeding, krijg je in 2021 niet meer automatisch de tegemoetkoming reiskosten uitbetaald. De universiteit geeft echter wel graag een vergoeding voor dagen waarop je naar je werkplek reist. Omdat niet te voorspellen is welke dagen dat zijn, kun je vanaf 1 januari 2021 je daadwerkelijke reisdagen woon-werkverkeer maandelijks achteraf declareren.

Bovendien mag iedereen in 2021 vanaf 1 februari voor daadwerkelijke reisdagen weer (aanvullende) kilometervergoeding aanvragen via het keuzemodel arbeidsvoorwaarden. Deze kilometervergoeding wordt dan met terugwerkende kracht berekend vanaf 1 januari 2021.

Zie voor meer informatie: 

Doordat de Belastingdienst de fiscale mogelijkheden van reiskostenvergoeding heeft beperkt, is het in de periode 22 september - 31 december 2020 niet toegestaan om (aanvullende) kilometervergoeding aan te vragen. Vanaf 1 februari 2021 mag je voor daadwerkelijke reisdagen wél weer kilometervergoeding aanvragen.

Wil je weten wat (aanvullende) kilometervergoeding precies inhoudt en aan welke voorwaarden je moet voldoen? Kijk dan op de pagina Kilometervergoeding.

Als je met het openbaar vervoer reist, dan mag je onder bepaalde voorwaarden een vast bedrag voor reiskosten aftrekken van het inkomen bij de belastingaangifte. Meer informatie hierover is te vinden op de website van de Belastingdienst.

Deze aanvraag is gehonoreerd en verandert niet.

Scholen en kinderdagverblijven blijven open voor kinderen van ouders in cruciale beroepen. Sommige instanties vragen ouders om een verklaring van hun werkgever over de aard van hun functie.

Heb je een cruciale functie bij de universiteit? Bijvoorbeeld omdat je betrokken bent bij het verzorgen en/of organiseren van (afstands)onderwijs? Wij zorgen dat je zo snel mogelijk een brief voor school en/of het kinderdagverblijf krijgt, mail je verzoek naar het PSSC Servicepunt.

Heb je klachten? Bel de huisarts. Als je niet meer kan werken, meld je dan via de gebruikelijke wijze ziek. Je hoeft het niet aan je leidinggevende te melden als je positief bent getest op het coronavirus.

Het is in principe niet toegestaan om naar de universiteit te komen. Iedereen werkt thuis, behalve als je met je leidinggevende iets anders afspreekt. Bijvoorbeeld wanneer je aanwezigheid nodig is om de universiteit draaiende te houden of omdat de werkomstandigheden toestaan dat je op locatie werkt. Denk aan de receptie of de bibliotheek. Of wanneer je werkt aan een proef die niet onderbroken mag worden. Dan is het mogelijk en/of noodzakelijk om naar de universiteit te komen.

In sommige gevallen kom je in aanmerking voor vrijstelling:

  1. De aard van je werk is zodanig dat thuiswerken niet mogelijk is. Je leidinggevende kan vragen dat je naar het werk komt. De werkgever zorgt dan ook voor een werkomgeving die aan de hygienische eisen voldoet. Als je tot een risicogroep behoort, mag je in geen geval naar de universteit komen. Als het niet mogelijk is dat de werkzaamheden doorgaan en er zijn geen vervangende werkzaamheden, dan word je in overleg met je leidinggevende vrijgesteld van werk. Je hoeft geen verlof aan te vragen.
  2. Je kunt thuiswerken, maar je hebt niet genoeg werk liggen om 100% van de tijd te vullen. In overleg met je leidinggevende word je voor de uren die je niet werkt, vrijgesteld van werk.

Leiworks

Heb je zin en tijd om collega's te helpen, zodat we samen zo goed mogelijk door deze periode komen? Of heb je klussen waar medewerkers relatief snel op ingezet kunnen worden? Meld je beschikbaarheid of je werkzaamheden bij Leiworks.

Nee. Behoor je tot een risicogroep? Dan is het in geen enkel geval toegestaan om naar de universiteit te komen.

Geüpdatet op 28 april 2020

De gebruikelijke verlofregels gelden: heb je een privé-afspraak of ga je met vakantie, neem dan verlof op. De huidige omstandigheden vragen onze flexibiliteit en aanpassingsvermogen, juist dan is het belangrijk om rust te nemen en te ontspannen.

Ondanks de bijzondere omstandigheden gelden de afspraken omtrent vakantiedagen en vervaltermijnen. Je bent zelf verantwoordelijk om je vakantiedagen op te nemen. Bespreek dit met collega’s en je leidinggevende zodat de werkzaamheden van de universiteit zo goed mogelijk doorgang kunnen vinden.

Mocht een medewerker door de leidinggevende niet in staat gesteld worden om verlof te nemen, dan kan een uitzondering gemaakt worden (conform huidig beleid). Dit wil zeggen dat een medewerker wel verlof wil plannen, maar vanwege bedrijfsbelang gevraagd is dat verlof niet (nu) op te nemen.

Geüpdatet op 25 maart 2020

Vakantiedagen (kort of lang) kunnen ook in deze periode opgenomen en genoten worden. De huidige omstandigheden vragen onze flexibiliteit en aanpassingsvermogen, juist dan is het belangrijk om rust te nemen en te ontspannen. 

Als je vrij hebt genomen maar nu toch aan het werk bent, maak dan afspraken met je leidinggevende over het aanpassen van je vakantie-aanvraag. Ondanks de bijzondere omstandigheden gelden de afspraken omtrent vakantiedagen en vervaltermijnen.

Je kunt een aantal hulpmiddelen inzetten om zelf te kunnen werken. Bijvoorbeeld door de zorg voor de kinderen te delen met iemand anders, door te werken als de kinderen slapen of iets anders doen, en door je werk te prioriteren.

We begrijpen dat je in deze situatie niet dezelfde inspanningen kunt leveren zoals gewoonlijk. Ga daarom slim om met de technische mogelijkheden: overleg kan telefonisch, via skype of met Microsoft Teams.

Meestal zullen R&O gesprekken gewoon kunnen doorgaan tijdens de coronacrisis, als gebruik kan worden gemaakt van beeldbellen. Leidinggevenden en medewerkers kunnen samen bespreken of het gesprek plaatsvindt op de geplande datum of uitgesteld wordt.

Uitgangspunt hierbij zal zijn dat uitstel van een R&O-gesprek niet langer duurt dan 2 maanden. In Tips & Tricks R&O-gesprek in tijden van corona lees je meer.

Wanneer het mogelijk is om de opdracht thuis te doen, blijven de gemaakte afspraken staan en krijg je doorbetaald. Is thuiswerken niet mogelijk en word je inzet afgezegd? Dan wordt de annuleringstermijn in de overeenkomst in acht genomen. Vaak is hier sprake van uitstel en niet van afstel. Trainingen, bijvoorbeeld, kunnen later worden ingehaald.

Ben je een uitzendkracht en kun je je taken ook vanaf huis uitvoeren, dan word je voor gewerkte uren betaald volgens de gebruikelijke werkwijze.  

Als de werkzaamheden niet doorgaan, dan volgen wij voor de uitbetaling de termen van de algemene voorwaarden. Neem contact op met je uitzendbureau voor meer informatie.

We blijven zoveel mogelijk de wettelijke termijnen volgen. Aan leidinggevenden doen wij het verzoek om de poortwachter-verplichtingen na te leven.

Als de termijnen vanwege Corona niet haalbaar zijn, zullen wij gemotiveerd bij UWV aangeven dat we niet hebben kunnen voldoen aan de verplichtingen.

De bedrijfsarts handelt zoveel mogelijk afspraken telefonisch af.  Als dat niet kan, dan wordt de afspraak in overleg met jou verzet of afgezegd. Neem zelf contact op met de bedrijfsarts om te bepalen wat in jouw geval het beste is.

Het is mogelijk om de R&O-formats te benaderen via Citrix, ook thuis. We raden je aan zoveel mogelijk het format te gebruiken, dat voorkomt onnodig knippen en plakken.

Mocht je niet in Citrix komen, maak de documenten dan op in Word en volg hierbij zoveel mogelijk het R&O-format. Vervolgens upload je de documenten als bijlage bij R&O in Self Service. In de omschrijving verwijs je naar de bijzondere omstandigheid.

Je bent nieuw in dienst, maar de aard van het werk is zodanig dat thuiswerken niet mogelijk is. Bijvoorbeeld omdat je werkt in een laboratorium. Dat je niet kunt werken, heeft geen consequenties voor je proeftijd. De proeftijd start op de eerste dag van je arbeidsovereenkomst. 

In het coronavirus-dossier zetten we op een rij wat de maatregelen precies betekenen voor dienstreizen.

Neem contact op met je (toekomstig) leidinggevende om te bepalen wanneer je het best kunt beginnen.

Veel collega’s hebben het nog nooit zo druk gehad. Voor anderen geldt juist het omgekeerde. Zij kunnen niet vanuit huis werken of ze hebben nu nog wel iets te doen, maar zien hun werkvoorraad snel afnemen.

Heb je zin en tijd om collega's te helpen, zodat we samen zo goed mogelijk door deze periode komen? Of heb je klussen waar medewerkers relatief snel op ingezet kunnen worden? Meld je beschikbaarheid of je werkzaamheden bij Leiworks.

Voorlopig wordt deze toeslag ongewijzigd doorbetaald.

De optie van het arbeidscontract met flexibele arbeidsduur blijft mogelijk (38/40 uur bijvoorbeeld). Wel doen wij een beroep op medewerkers om de extra opbouw in de flexibele werkduur te stoppen als je ze niet werkt en om te voorkomen dat er erg veel uren niet genoten zijn aan het einde van het jaar. 

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.