Financiële projectbeheersing
Vidatum ondersteunt de projectbeheersing van extern gefinancierde onderzoeksprojecten.
Extern gefinancierde onderzoeksprojecten leveren de universiteit jaarlijks meer dan 100 miljoen euro op. Een goede financiële projectbeheersing is essentieel om deze financiering te behouden en de kosten te beheersen. Vidatum helpt met het opstellen van een goede financiële status en prognose voor projecten.
Met Vidatum kunnen alle extern gefinancierde onderzoeksprojecten worden geregistreerd en beheerd. Dit betekent dat:
- Alle extern gefinancierde onderzoeksprojecten in Vidatum worden vastgelegd.
- Tijdschrijven op projecten via Vidatum zal plaatsvinden (in plaats van via SAP CATS).
- Er is inzicht in de actuele projectkosten (via integratie met SAP/AFAS) waarmee prognoses gemaakt kunnen worden.
Met Vidatum worden niet alleen begrotingen en budgetten vastgelegd, maar ook alle relevante projectgegevens en definitieve documenten. Het (financiële) beheer van projecten wordt zo overzichtelijker en efficiënter.
- Duidelijke en gestructureerde registratie van financiële gegevens.
- Heldere vastlegging en beheer van projectdocumentatie.
- Betere controle over budgetten en projectuitgaven.
- Duidelijke toewijzing van rechten voor het aanpassen van projectgegevens en begrotingen.
Financiële projectbeheersing is bedoeld voor iedereen die betrokken is bij het beheer en de verantwoording van onderzoeksprojecten.
- Projectcontrollers en controllers: beheren de financiën van projecten en zorgen voor een correcte vastlegging. Zij gebruiken Vidatum voor de registratie van projecten en projectbegrotingen.
- Principal investigators (onderzoeksleiders): krijgen inzicht in en overzicht over de projecten waar ze eindverantwoordelijk voor zijn, en kunnen zelf informatie aanvullen en aanpassen.
- Onderzoekers: schrijven uren en dragen bij aan financiële rapportages. Na de overgang van SAP CATS gebruiken zij Vidatum voor tijdschrijven.
- Projectmanagers, instituutsmanagers, directeuren bedrijfsvoering: krijgen inzicht via rapportages en geven eventueel goedkeuring om projecten naar een volgende fase te brengen.
De faculteiten FWN, FSW en FdA zijn in november 2024 gestart met de invoer van projecten in Vidatum. Vanaf maart 2025 wordt dit onderdeel gefaseerd in gebruik genomen bij de overige faculteiten en eenheden.
Vanaf de tweede helft van 2025 kunnen medewerkers van SAP CATS overstappen naar Vidatum voor tijdschrijven. Betrokkenen worden hierover op tijd geïnformeerd.