Een groot deel van het wetenschappelijk onderzoek van de Universiteit Leiden wordt uitgevoerd in extern gefinancierde onderzoeksprojecten. Het aanvragen, beheren en verantwoorden van deze projecten wordt steeds complexer. Dit vraagt om gestroomlijnde werkprocessen en systemen die de werklast van onderzoekers en ondersteuners verlagen. Daarom heeft de Universiteit Leiden via een Europese aanbesteding Vidatum geselecteerd als projectbeheertool.

Vidatum helpt ondersteuners en onderzoekers bij het aanvragen, beheren en verantwoorden van extern gefinancierde onderzoeksprojecten. De tool helpt bij het voldoen aan de eisen van financiers, waardoor zowel onderzoekers als ondersteuners hun werk sneller en gemakkelijker kunnen doen.

Met Vidatum:  

• Staan alle projectgegevens en documentatie op één centrale plek.  
• Hebben projectleiders direct inzicht in het projectbudget. 
• Is er beter zicht op de naleving van wet- en regelgeving   
• Zijn uitgebreide rapportages en sturingsinformatie beschikbaar.

De invoering van Vidatum sluit aan bij de ambitie Ruimte voor vernieuwing uit het strategisch plan van de Universiteit Leiden. Door processen en systemen slimmer en eenvoudiger in te richten, bieden we betere ondersteuning voor onderzoek. 

Vidatum is bedoeld voor medewerkers die betrokken zijn bij het verwerven, opstarten en uitvoeren van extern gefinancierde onderzoeksprojecten. De relevante gebruikersgroepen worden tijdig geïnformeerd over het gebruik van het systeem.  
 
Omdat Vidatum gevoelige project- en financiële gegevens beheert, wordt de vertrouwelijkheid van alle informatie gewaarborgd. Dit betekent dat medewerkers alleen gegevens die ze voor hun werk nodig hebben kunnen zien en bewerken. Hiervoor krijgen ze speciale rollen en rechten toegewezen.

Vidatum wordt al gebruikt voor de financiële projectbeheersing (post-award) van extern gefinancierde onderzoeksprojecten. In de loop van 2025 wordt Vidatum verder uitgebreid met extra functionaliteiten, waaronder:  

• Digitalisering van goedkeuringsprocessen (Request for Approval)  
• Tijdregistratie voor onderzoekprojecten  
• Ondersteuning bij subsidieaanvragen (pre-award) 
• Managementrapportages  

Vidatum wordt stapsgewijs in gebruik genomen binnen de faculteiten en organisatieonderdelen. Lees meer informatie over de planning en uitrol van Vidatum voor financiële projectbeheersing, goedkeuringsprocessen, en de pre-awardfase.

Vidatum is gekoppeld aan SAP om bijvoorbeeld salarisgegevens van onderzoekers mee te nemen in de projectbegrotingen. Daarnaast worden actuele kosten (zoals boekingen in SAP) in Vidatum vergeleken met de begrote budgetten.  
 
Met de overstap van SAP naar AFAS worden deze koppelingen aangepast. Vidatum zal dan niet meer met SAP, maar met AFAS geïntegreerd worden.