Nieuwe stappen in werkbalans: ‘Zicht krijgen op patronen die niemand wil, maar toch iedereen in de greep houden.’
Naar aanleiding van de Personeelsmonitor light presenteert de Regiegroep Werkbalans een plan van aanpak om de werkbalans aan onze faculteit te verbeteren. Een gesprek met regiegroepleden Annemiek Hogendorp en Adriaan Rademaker.
Wat kunnen we van het nieuwe plan van aanpak verwachten?
Annemiek: ‘Het plan van aanpak biedt een bondig pakket maatregelen om de werkdruk te verlagen, sociaal veilig te werken en leidinggevenden te ondersteunen.’
Adriaan: ‘Je hebt de lastige situatie dat een leidinggevende aan de ene kant begeleidend en coachend zou moeten zijn, maar tegelijkertijd beoordelaar is en het werk verdeeld moet zien te krijgen. Dat leidt tot een rare bundel van uiteenlopende belangen die van invloed kunnen zijn op bijvoorbeeld het resultaat- en ontwikkelingsgesprek. Het is van belang dat leidinggevenden zich daar bewust van zijn en ermee aan de slag gaan. Daarom wordt de module leidinggeven ook aangepast.’
Welke andere concrete acties kunnen we verwachten op het gebied van werkbalans?
Adriaan: ‘In overleg met de centrale HRM-afdeling van de universiteit is een menukaart werkdruk gemaakt. De Regiegroep Werkbalans heeft daaruit voor onze faculteit een keuze gemaakt met als uitkomst: overleg minder en korter, neem vakantie op en bespreek werkdruk en werkbalans in het resultaat- en ontwikkelingsgesprek en in het teamoverleg.’
Annemiek: ‘Daarnaast wordt in het najaar een Richtlijn E-mailgebruik gelanceerd. Je kunt dan denken aan suggesties als ‘mail tijdens kantoortijden en niet ’s avonds of in het weekend’ en ‘gebruik niet automatisch reply all’. Er komen dus concrete afspraken en aanknopingspunten waarmee we vanaf dit najaar binnen de faculteit kunnen gaan werken. Ook zetten we in op de verlaging van de administratieve lastendruk.’
Hoe gaan jullie meten of deze maatregelen het gewenste effect hebben?
Adriaan: ‘Je kunt moeilijk een e-mailpolitie gaan instellen, maar als je voor elkaar krijgt dat mensen grapjes gaan maken van ‘heb je weer te snel op reply all gedrukt?' kan dat al een beetje helpen. Ik denk dat je na een halfjaar kunt merken of er een beetje verlichting is of niet, ook al kun je dat niet in harde cijfers uitdrukken.’
Annemiek: ‘Dat was ook de vraag bij de totstandkoming van het Richtlijn E-mailgebruik: hoe voorschrijvend of vrijblijvend is het? Je wilt dat het een functie heeft en mensen verder helpt, niet dat het nog een verplichting wordt. Uiteindelijk zullen we iets van de resultaten gaan zien in de volgende Personeelsmonitor, verwacht ik.’
Uiteindelijk zal er meer nodig zijn dan dit plan van aanpak om tot een betere werkbalans te komen. Waar moet volgens jullie nog op worden ingezet?
Annemiek: ‘In het grotere geheel kun je op drie niveaus naar werkdruk kijken. Je hebt de politieke invalshoek: wat is de invloed van het beleid op werkdruk en welke middelen krijg je? De persoonlijke invalshoek: wat is mijn werklast en draagkracht en wat kan ik zelf doen aan werkdrukverlichting? En de systemische: wat kan de organisatie doen met werkdruk?
Op het politieke niveau heb je als individu of faculteit weinig invloed, al is het fantastisch dat er dit jaar structureel een significant bedrag beschikbaar komt dat het Faculteitsbestuur vooral aanwendt om extra universitair docenten aan te stellen voor werkdrukverlichting. Op het individuele niveau zijn informatie en instrumenten over werkdruk en werkbalans beschikbaar. Het is dan wel de kunst om deze info op de website te vinden en er vervolgens het gesprek over te durven aangaan, wat misschien lastig is als je een tijdelijk contract hebt. Ook hier zien we weer de sleutelrol van de leidinggevende. Die dient drempels te verlagen en ruimte voor gesprek te creëren.
Het systemische niveau triggert mij het meest. We hebben het nog te weinig over onderliggende patronen in de organisatie. In de personeelsmonitoren van 2014 en 2018 komt werkdruk, naast sociale onveiligheid, als thema naar voren dat om een aanpak schreeuwt. Wat maakt dat er acht jaar later nog steeds actie nodig is? Wie of wat heeft er belang bij om werkdruk in stand te houden? Met systeemdenken kun je zicht krijgen op patronen die niemand gewild heeft, maar die toch iedereen in zijn greep lijken te houden. In de antwoorden op dit soort vragen liggen voor mij de oplossingen. Je stuurt dan namelijk meer op samenwerking en gesprek dan op individuele competentieontwikkeling.’
Focus maatregelen werkdrukverlaging FGW
Overleg en communicatie
Het Leidse kwartier wordt formeel. Een overleg begint om kwart over het hele uur en duurt 45 minuten. Dit zorgt voor ruimte tussen de overleggen en afwisseling in werkzaamheden.
Gepast e-mailgebruik
Voor FWG komt er najaar 2022 een Richtlijn E-mailgebruik.
Recht op rust
Neem verlof! De leidinggevende houdt bij wie wanneer vakantie neemt en bespreekt expliciet met medewerkers hun verlofplanning.
Werkafspraken
Stel werkdruk en welzijn aan de orde in het resultaat- en ontwikkelingsgesprek.
Gesprek
Bespreek oorzaken van werkdruk en mogelijke maatregelen voor werkdrukverlichting in je eigen team. Maak er afspraken over.