Taskforce op de bres voor beurs- en buitenpromovendi: ‘We moeten het speelveld gelijktrekken’
De universiteit wil haar beurs- en buitenpromovendi beter ondersteunen. Een taskforce onder leiding van decaan Erwin Muller deed ruim vijftig aanbevelingen, variërend van een nieuwe PhD-portal en flexplekken op de campus tot kiesrecht in de medezeggenschap. We spraken Erwin samen met promovendusvertegenwoordiger Max van Haastrecht over waarom deze adviezen nodig waren en hoe de universiteit ermee aan de slag gaat.
Dag Erwin en Max. Waarom is deze taskforce opgericht?
Erwin: ‘Beurs- en buitenpromovendi vormen de helft van het totale aantal promovendi aan onze universiteit, een belangrijke groep onderzoekers dus. Maar de rollen zijn nu, op z’n zachtst gezegd, niet helemaal gelijkwaardig. Dat merk ik zelf ook bij de buitenpromovendi die ik begeleid. In overleg met de Raad van Decanen en het College van Promoties besloten we vorig jaar daarom om alle rechten, plichten en knelpunten eens uitgebreid in kaart te brengen.’
Max: ‘Ik was zelf geen onderdeel van de taskforce, maar heb vanuit PhDoc wel input kunnen leveren. We zijn blij met hoe het uiteindelijke rapport is geworden: de adviezen zijn concreet en er wordt echt beredeneerd vanuit de mens. Juist die gelijkwaardigheid is ontzettend belangrijk.’
Waarom moet er meer aandacht komen voor community building?
Max: ‘Veel beurs- en buitenpromovendi voelen zich nu niet verbonden met onze universitaire gemeenschap. Ze hebben hier bijvoorbeeld geen werkplek en worden niet altijd uitgenodigd voor bijeenkomsten of activiteiten. Vanuit PhDoc adviseren wij daarom: als je iets organiseert voor promovendi, doe dat dan voor iedereen. Niet elke beurs- of buitenpromovendus zal meteen aanhaken, maar het is wel een hele makkelijke manier om iemand te betrekken bij je instituut. We moeten het speelveld zoveel mogelijk gelijktrekken. Dat is denk ik de rode draad in dit rapport.’
De taskforce wil meer ‘transparantie’ voor beurs- en buitenpromovendi. Wat betekent dat?
Erwin: ‘Het is voor zowel beurs- en buitenpromovendi als hun begeleiders nu niet altijd duidelijk wat hun rechten en plichten zijn, of wat er van ze wordt verwacht. Mogen de promovendi bijvoorbeeld onderwijs geven? En op welke trainingen hebben ze recht? We hopen al deze informatie op één centrale plek samen te brengen, bijvoorbeeld op een vernieuwde online PhD-portal.’
Max: ‘Bij PhDoc krijgen we regelmatig de vraag: “Maar wat voor soort promovendus ben ik dan?” Er zijn allerlei categorieën, subcategorieën en verschillende definities. Dus de online informatievoorziening kan zeker beter. Tegelijkertijd is het natuurlijk niet zo dat als je website eenmaal op orde is, je mensen verder niet meer goed hoeft te verwelkomen aan de universiteit. Een belangrijke vraag blijft daarom hoe we de onboarding van deze promovendi beter kunnen vormgeven.
‘Het is voor zowel de promovendi als hun begeleiders nu niet altijd duidelijk wat hun rechten en plichten zijn’
Een andere aanbeveling is een minimum aantal begeleidingsuren voor promovendi. Waarom?
Erwin: ‘We zien nu dat buitenpromovendi gemiddeld minder begeleidingsuren ontvangen dan beurs- en werknemerpromovendi. Sommige buitenpromovendi zien hun begeleider één of twee keer per jaar, anderen elke maand of frequenter. Er mag natuurlijk best wat variatie in zitten, maar je hebt als promovendus wel gewoon recht op een bepaalde hoeveelheid begeleiding.’
Max: ‘Te weinig contact is een veel voorkomend probleem dat bovendien soms onbesproken blijft, bijvoorbeeld omdat een promovendus dat niet durft. Het is dus goed om zoiets meer in te bedden in het beleid. En je kunt altijd nog maatwerk leveren als iemand iets meer hulp nodig heeft. Of minder, aangezien buitenpromovendi soms al wat ouder en meer ervaren zijn.’
Erwin: ‘Een bijkomend voordeel is dat we met deze afspraken in feite ook een maximum stellen aan hoeveel promovendi iemand tegelijk kan begeleiden. Begeleiders geven vaak aan dat zij te weinig tijd hebben. Straks bied je iemand een x aantal uren, en op een gegeven moment zijn die uren op. Zo geef je leidinggevenden en hoogleraren ook een mogelijkheid om wat vaker te zeggen: misschien is het op dit moment geen goed idee om nog meer promovendi aan te nemen.’
‘Met deze afspraken stellen we in feite ook een maximum aan hoeveel promovendi iemand tegelijk kan begeleiden’
Hoe gaat het nu verder met de adviezen?
Erwin: ‘We hebben als taskforce een prioritering gemaakt voor de komende twee jaar. Sommige adviezen kunnen we nu al met goedkeuring van het College van Bestuur oppakken, zoals het verduidelijken van de online informatievoorziening en de administratie, en het versterken van de community building. Andere punten vereisen eerst iets meer verkenning, van collega’s van HR, Juridische Zaken en SAZ bijvoorbeeld, of door de instituten. Het gaat dan bijvoorbeeld om het vastleggen van begeleidingsuren of het verkennen van de mogelijkheden om beurs- en buitenpromovendi te laten deelnemen aan de medezeggenschap.’
Max: ‘Ik zou het heel mooi vinden als dat laatste punt prioriteit krijgt. Je kunt je natuurlijk afvragen of niet elke promovendus gewoon een werknemer zou moeten zijn – die discussie wordt nu landelijk gevoerd. Maar als je onderzoekers dan op deze manier bij je academische gemeenschap betrekt, moet je ze wel zo gelijk mogelijk behandelen. Hoe verantwoord is het dan om hen geen kiesrecht te geven? En dit besluit kan ook een vliegwiel zijn voor de toekomst: wanneer je beurs- en buitenpromovendi meer betrekt bij de medezeggenschap, hebben ze ook automatisch een stem in onze organisatie. Het gesprek hoeft dan niet op te houden bij deze taskforce.’
Erwin: ‘Eens! Het gaat er inderdaad niet om dat we nu op basis van één rapport snel een aantal maatregelen invoeren, maar dat we voor deze groep promovendi de komende jaren structurele aandacht houden. Dat zou voor mij de mooiste uitkomst zijn.’
Erwin Muller is hoogleraar Veiligheid en Recht en decaan van de Faculteit Governance and Global Affairs. Max van Haastrecht is promovendus Cybersecurity bij het Leiden Institute of Advanced Computer Science (LIACS). Als vertegenwoordiger van personeelspartij PhDoc behartigt hij de belangen van Leidse promovendi en postdocs in de Universiteitsraad.
Wat zijn beurs- en buitenpromovendi?
Niet alle promovendi in Nederland zijn in dienst van de universiteit waar zij hun proefschrift schrijven. Ze krijgen bijvoorbeeld een beurs van een andere (buitenlandse) universiteit of externe organisatie. Andere promovendi worden (deels) gefinancierd door hun werkgever, of ze krijgen helemaal geen financiering en promoveren met eigen middelen in hun eigen tijd. Deze zogeheten beurs- en buitenpromovendi vormen een belangrijke groep onderzoekers voor de Universiteit Leiden. Exclusief het LUMC gaat het om 50 procent van alle promovendi. De Universiteit Leiden wil alle promovendi, ongeacht tot welke categorie zij behoren, de best mogelijke uitgangspositie bieden om hun promotietraject met succes te kunnen afronden.
Stand van zaken – en hoe nu verder?
Het adviesrapport van de Taskforce Beurs- en Buitenpromovendi is inmiddels besproken met het College van Bestuur en het College voor Promoties. Hieruit is een uitvoeringsagenda tot stand gekomen voor de jaren 2023 en 2024 rondom drie hoofdthema’s: aandacht voor verbondenheid; gelijke behandeling per type promovendus; en transparantie als het gaat om informatie, afspraken en wederzijdse verwachtingen. Op korte termijn gaat de universiteit aan de slag met de ontwikkeling van een toegankelijke webportal voor alle promovendi, meer community building, heldere afspraken en een overzichtelijkere administratie. Over andere onderwerpen, zoals het aantal begeleidingsuren en deelname aan de medezeggenschap, worden voorstellen uitgewerkt zodat daar zo spoedig mogelijk een besluit over kan worden genomen.
Tekst: Evelien Flink
Bannerfoto: Eelkje Colmjon