Om het gebruik van de Shuttel-kaart en mobiliteitsdiensten mogelijk te maken, verwerkt Shuttel je gegevens, waaronder locatiegegevens. Dit geldt alleen als je reist met het OV: het gaat hier om de (locatie)gegevens van het in- en uitchecken. Deze gegevens worden verkregen van andere mobiliteitsaanbieders wanneer je gebruikmaakt van de Shuttel-kaart. In het Privacy Statement van Shuttel vind je meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens.

Shuttel neemt verschillende maatregelen om de gegevens van hun klanten te beschermen. Zo zijn ze bijvoorbeeld gecertificeerd voor hun beveiliging volgens de internationale standaard ISO 27001, slaan ze de gegevens versleuteld op en testen ze tussendoor het systeem en de app op kwetsbaarheden. 

Ja, het is mogelijk om privé te reizen met de Shuttel-kaart, maar dat hoeft niet. Het is belangrijk dat je Shuttel dan eerst een machtiging geeft. Zonder machtiging mag je niet privé reizen met de Shuttel-kaart. Het is vervolgens verplicht om je bankrekeningnummer aan de Shuttel-kaart te koppelen via de app/Mijn Shuttel. Als je ervoor kiest om privé met de kaart te reizen, dan zijn deze kosten dus voor eigen rekening. Wanneer je een privéreis maakt, geef je (achteraf) het reismotief ‘privé’ aan. De kosten worden dan via je eigen bankrekening geïncasseerd. De universiteit kan reisgegevens van privéreizen niet inzien.

De woon-werk en zakelijke reizen worden nog steeds direct doorbelast aan de universiteit. Let dus goed op dat je Shuttel eerst een machtiging geeft, voordat je privéreizen met jouw kaart maakt. De universiteit betaalt anders de rekening van je privéreis en je declareert deze dan onterecht. Het bedrag wordt in zo’n geval als schadevergoeding op je volgende salaris ingehouden.

Lees na op de Shuttel-website hoe je Shuttel kunt machtigen voor privéreizen.

Nee dat hoeft niet. In het OV gebruik je de Shuttel-kaart om in te checken; dan wordt je reis automatisch in Shuttel geregistreerd en hoef je verder niets te doen. Alleen de eerste keer geef je in Shuttel aan dat het om jouw vaste woon-werkreis gaat. Daarna herkent Shuttel deze woon-werkreis automatisch zodra je incheckt in het OV. Bij een binnenlandse dienstreis met het OV, gebruik je ook de Shuttel-kaart en merk je in de app de reis aan als ‘zakelijk’.

Nee, de reis- en verblijfkosten van dienstreizen over de grens kun je niet via Shuttel declareren, dat doe je via BAS InSite. Ga je op buitenlandse dienstreis met de trein, dan gebruik je vanaf het Nederlandse vertrekstation UniGlobe. De reis moet je via Uniglobe boeken en afhandelen. Declaraties voor Buitenlandse reizen lopen via BAS InSite. Zie Vergoeding buitenlandse dienstreis - Universiteit Leiden.

De wet- en regelgeving over CO2 registratie stelt het verplicht om al het woon-werkverkeer te registreren. Ook als het minder dan 10 km betreft. Daarnaast is deze registratie van belang om op een later moment gebruik te kunnen maken van de fiscale uitruil via het keuzemodel. Bovendien registreer je in Shuttel ook je thuiswerkdagen; je moet je thuiswerkdagen in Shuttel registreren om de thuiswerk- en internetvergoeding te ontvangen.

Reizen tussen de gebouwen van de universiteit binnen de gemeente Leiden wordt niet gezien als dienstreis en wordt niet vergoed. Hetzelfde geldt voor reizen tussen gebouwen van de universiteit binnen de gemeente Den Haag. Echter, als je tijdens je werkdag van een gebouw van de Universiteit Leiden in Leiden naar een gebouw van de Universiteit Leiden in Den Haag reist of vice versa, dan geldt dit wel als een dienstreis en krijg je een vergoeding. 

Je ontvangt een melding als je een combinatie maakt die systeemtechnisch niet mogelijk is. Het systeem verkiest een thuiswerkdag boven een woon-werkverkeer reis. Wil je liever je woon-werkverkeer vergoed zien, dan kun je je thuiswerkdag in Shuttel verwijderen.

De zakelijke reis is hetzelfde als de binnenlandse dienstreis.

Er wordt alleen vergoed als je werkt (thuis of op kantoor). Vergoeding stopt als je niet werkt wegens volledige ziekte, volledig buitengewoon verlof, maar ook tijdens vakantie. Want in Shuttel krijg je je actuele reiskosten vergoed; als je geen reisbeweging in het systeem zet, ontvang je ook geen reiskostenvergoeding . Als je naar de bedrijfsarts gaat, dan kun je die reisbeweging in Shuttel registreren, zodat je voor die reis een vergoeding ontvangt.

In principe is je standplaats Leiden en/of Den Haag en woon en werk je in Nederland. Zijn er eerder andere afspraken met je vastgelegd en woon je buiten Nederland? Dan gelden de universitaire regelingen voor reiskosten- en thuiswerkvergoeding en de registratie van het aantal reisdagen naar locatie in Shuttel ook voor jou. Dit betekent dat je overlegt met je leidinggevende over het aantal thuiswerkdagen en het aantal dagen dat je op locatie werkt. Let er dus op dat je reisdeclaraties overeenkomen met de afspraken die je met je leidinggevende hebt gemaakt over het thuiswerken in je woonland. Dit is belangrijk omdat het mede bepaalt waar je sociaal verzekerd bent. Heb je hierover geen advies ontvangen van Global Mobility, neem dan contact op met je HR-adviseur.

NB: Blijf alert als er wijzigingen zijn in je werk- en/of privésituatie die relevant zijn om te mogen werken vanuit het buitenland. Bespreek dit altijd met je leidinggevende.

Als je meerdere dienstverbanden hebt en een dienstreis wilt maken, bespreek je dit in eerste instantie met jouw leidinggevende. Ga je met het OV, dan kun je de Shuttelkaart gebruiken en de reis aanmerken als ‘zakelijk’. Als je de dienstreis met eigen vervoer maakt, dan kun je de reis in Shuttel invoeren en classificeren als ‘zakelijk'. Vervolgens vul je het kostenplaatsnummer in, dat je daarvoor moet gebruiken.

Ben je student-assistent of stagiair en heb je een studenten-OV-chip-weekkaart? Dan kom je niet in aanmerking voor een vergoeding. Dat geldt ook voor oproepkrachten (al dan niet via JobMotion), freelancers, beurspromovendi zonder dienstverband. Ook zij zijn uitgezonderd van de reiskosten, thuiswerk- en internetvergoeding. Student-assistenten en stagiairs, zonder OV-chipkaart met studentenreisproduct, die aantoonbaar reiskosten woon-werkverkeer moeten maken, komen wel in aanmerking voor een tegemoetkoming. Dit moet bij de indiensttreding of voor aanvang van de stage worden aangetoond en vastgelegd.

Je kunt het betreffende kostenplaatsnummer invullen als je je dienstreis op een bepaald budget moet boeken. Je kunt dit kostenplaatsnummer bij je leidinggevende opvragen.

Standaard woon-werkverkeertrajecten worden door Shuttel automatisch herkend en geclassificeerd als woon-werkverkeer zodra je incheckt met je Shuttelkaart. Als je met eigen vervoer reist, kun je een herhalende rit invoeren. Je geeft maandelijks aan op welke dagen je die reis hebt gemaakt en op welke dagen je hebt thuisgewerkt.

Shuttel ziet op dit moment nog elke geregistreerde reis als losse enkele reis. Dat betekent dat het systeem de 10 kilometergrens op elke losse reis zet. Om ervoor te zorgen dat de grens van 10 kilometer maar een keer van jouw enkele reis wordt afgehaald, registreer je jouw enkele reis van je huisadres naar je werklocatie en kies je vervolgens voor één vervoersmiddel. Kies het vervoersmiddel dat je het meest hebt gebruikt.

• Gebruik je meerdere vervoersmiddelen en is je reis langer dan 10 kilometer? Stel, je moet 2 kilometer fietsen en nog 10 kilometer met de auto. Registreer dit dan als één reis en kies daarbij het vervoersmiddel dat jij het meest hebt gebruikt. In dit voorbeeld kies je dus voor de auto. Zo krijg je de juiste vergoeding.
• Gebruik je meerdere vervoersmiddelen en is je reis korter dan 10 kilometer? Ook dan is het verplicht om je reis te registreren. Omdat je totale reis onder de 10 kilometer is, ontvang je geen vergoeding.

In de Shuttel app zit een functionaliteit om je reis te tracken. Deze is voor persoonlijk gebruik. De Universiteit Leiden en Shuttel doen niks met deze gegevens. Je kunt ervoor kiezen om deze optie dus niet te gebruiken en je locatie niet te delen.

Registratie in de app kan met terugwerkende kracht tot een maand terug. Je moet dat uiterlijk doen op de laatste dag van de eerstvolgende maand na je woon-werkreis of binnenlandse dienstreis

Nee dat kan niet, maar je kunt dat wel via de NS Flex basis kaart.

Wanneer je je Shuttel-kaart bent vergeten of kwijt bent geraakt, kun je deze kosten zelf voorschieten en declareren via de Shuttel app. Je doet dit door midden onderin op de knop ‘vergoedingen’ te klikken en vervolgens op ‘declaratie’. Let op, dit is alleen voor incidentele OV-kosten, niet voor structureel gebruik van eigen OV-kaart. Wanneer je je Shuttel-kaart kwijt raakt, kan je een nieuwe kaart aanvragen via de Shuttel app.

Als je uit dienst gaat, word je automatisch afgemeld bij Shuttel. De Shuttel-kaart dien je zelf terug te sturen, graag met een begeleidend schrijven dat je uit dienst gaat. Dit kan naar onderstaand adres, een postzegel is niet nodig:

Shuttel
Antwoordnummer 766 
3800 VB Amersfoort

Bij vragen over de registratie van je reizen kun je jouw vraag stellen aan Shuttel via de support website. Je kunt ook contact opnemen via de mail advies@shuttel.nl of telefoon: 033 – 3034600.