Het Vastgoedbedrijf Universiteit Leiden zoekt:
Informatiebeheerder Planon Vastgoed 0,8 – 1fte
Vacaturenummer: 24-14880

Bouw jij samen met ons aan de toekomst van de wetenschap?
Ben jij klaar om je schouders te zetten onder ons Vastgoed beheersysteem met een directe invloed op baanbrekend onderzoek en innovatief onderwijs? Start dan als Informatiebeheerder Planon bij het Vastgoedbedrijf van de Universiteit Leiden. Te midden van een inspirerende omgeving houd jij het overzicht over de registratie van onze (Vastgoed) objecten en adviseer jij over de verdere ontwikkeling daarvan. Onze gebouwvoorraad is divers, van monumentale panden tot futuristische laboratoria. Ons doel is duurzame, gezonde gebouwen te realiseren die uitnodigen tot ontmoeting en samenwerking.

Binnen het Vastgoedbedrijf van Universiteit Leiden gebruiken we al zo’n 25 jaar Planon voor registratie en beheer van onze objecten. Planon is dan ook hét bronsysteem voor informatie over onze gebouwen. Namen, gebouwcodes, ruimtenummers, tekeningen, contracten, alles houden we bij en maken we beschikbaar voor de gebruikers van onze gebouwen. Recentelijk hebben we informatie over gebouwgebonden installaties daaraan toegevoegd. Daarmee gaan we onze meerjaren onderhoudsplanning verder verfijnen. Ook willen we toe naar de Planon oplossing voor het systematisch verzamelen en beheren van rapporten en andere stukken die nodig zijn vanuit wet- en regelgeving voor gebouwen en installaties.

Wat ga je doen?
Je bent verantwoordelijk voor de verdere ontwikkeling en het gebruik van Planon op het gebied van Vastgoed binnen de Universiteit Leiden. Een leuke uitdaging! Daarvoor onderhoud je contacten met de diverse gebruikers van onze gebouwgegevens. Je vertaalt de wensen die je ophaalt in praktische toepassingen voor de universiteit.

Binnen de afdeling Vastgoed werk je nauw samen met onze projectleiders en de technici van het team Beheer en Onderhoud en je directe collega’s van het team Informatiemanagement. Met het team Huisvesting, Energie en Duurzaamheid praat je over ruimtegebruik en de wensen vanuit de faculteiten. Het zijn leuke teams met hulpvaardige mensen, dat maakt je werk plezierig!

Je overlegt regelmatig met het functioneel beheer van Planon en je werkt met hen de gewenste verbeteringen verder uit. Je neemt deel aan de Planon gebruikersgroep van het hoger onderwijs, waarmee je kennis uitwisselt en inspiratie opdoet. Je spreekt met Planon adviseurs over de laatste ontwikkelingen.

Je rapporteert aan het hoofd informatiemanagement Vastgoed.

Belangrijke werkzaamheden omvatten:

• Verder ontwikkelen van het gebruik van Planon voor ons vastgoedportfolio
• Vastleggen welke gegevens onze adviseurs en aannemers moeten aanleveren en hierop toezien
• Controle op de kwaliteit van onze gegevens met, waar nodig, verbetervoorstellen doen
• Voorstellen doen voor het gebruik van (nieuwe) Planon functies/modules binnen de universiteit
• (mede) Ontwerpen van werkprocessen in Planon, inclusief bijbehorende verantwoordelijkheden en autorisaties
• Maken van verschillende rapportages over onze objecten
• Kennis van Planon vergroten bij collega's door presentaties, instructies, handleidingen, etc.
• Ondersteunen van collega’s in het gebruik van Planon
• Ondersteunen bij het vastleggen en bijhouden van alle Vastgoed-informatie in Planon
• Op de hoogte blijven van de koers van Planon en dit meenemen in je werk

Jouw profiel
Je werkt al een aantal jaar met Planon en weet goed waarvoor je het kunt inzetten. Je bent creatief en in staat om buiten gebaande paden te denken. Je daagt jezelf graag uit om steeds te verbeteren. Je bent analytisch en handig in het bedenken en maken van nieuwe rapportages. Daarnaast ben je sociaal vaardig en in staat om anderen mee te nemen in je ideeën.

Wat we vragen:

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau en minimaal een afgeronde MBO niveau 4 opleiding op het gebied van ICT/informatiebeheer/Vastgoedbeheer of gelijkwaardig
• Je hebt ervaring als informatiebeheerder of een vergelijkbare functie
• Kennis en ervaring met Planon, ten minste op het gebied van vastgoedbeheer, asset-management, contractmanagement en onderhoudsplanning
• Bekend met de NL/SfB standaard voor het ordenen van bouwkundige informatie
• Bij voorkeur ervaring met conditiemetingen volgens NEN 2767, de norm voor technische inspectie van gebouwen en installaties
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands
• Je bent communicatief vaardig, kunt goed luisteren en vraagt door
• Je bent georganiseerd en kunt ook onder tijdsdruk overzicht houden en prioriteren
• Je bent analytisch en procesmatig ingesteld, zowel op de details als over het grote geheel
• Je leert graag nieuwe dingen, kunt je vastbijten in complexe vraagstukken en bent creatief in oplossingen
• Je hebt een proactieve werkhouding

Beheers jij het vak grotendeels, maar nog niet volledig? Wij denken in mogelijkheden en bieden ruimte voor groei en ontwikkeling. Samen met jou investeren wij graag in het ontplooien van jouw kwaliteiten.

Wij bieden
Het gaat om een tijdelijke functie voor de duur van één jaar, bij goed functioneren wordt dit na een jaar omgezet in een vast dienstverband.
Je salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3.502,- en maximaal € 4.812,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (salarisschaal 9).

Ruimte voor groei én gezelligheid

Dit is jouw kans om je te omringen met gedreven en enthousiaste collega’s op het gebied van vastgoed en gebiedsontwikkeling. Universiteit Leiden biedt veel mogelijkheden voor persoonlijke en professionele groei. Met uitstekende arbeidsvoorwaarden, volop mogelijkheden voor trainingen en opleidingen en een hoop gezelligheid in de vorm van borrels en uitstapjes, ben je welkom in onze hechte club.

Daarnaast is er sprake van:

• Een eindejaarsuitkering van 8,3%
• Uitstekende trainingsmogelijkheden
• Diverse verlofregelingen
• Minimaal 6 weken vakantieverlof
• Drie extra feestdagen (Goede Vrijdag, Bevrijdingsdag, Leidens Ontzet)
• Kortingen op diverse verzekeringen
• De mogelijkheid om arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen via ons keuzemodel
• Om gezond en fit te blijven kun je meedoen aan onze voordelige fiets- en sportregeling
• Hybride werken behoort tot de mogelijkheden
• Je krijgt de beschikking over een laptop en mobiele telefoon
• Er zijn mogelijkheden voor het inrichten van een thuiswerkplek
• Je bouwt een mooi pensioen op bij het ABP.

Beschrijving organisatie
De Universiteit Leiden heeft een zeer gevarieerde vastgoedportefeuille verspreid over drie campussen: Campus Binnenstad en Campus Bio Science Park in Leiden en de Campus Den Haag. Alle drie de campussen zijn steeds in ontwikkeling. Er lopen altijd projecten van verbouwingen, renovaties tot nieuwbouw. Veel verschillende kantoor-, onderwijs-, en onderzoeksfuncties worden gehuisvest, in totaal zo’n 400.000 m2.
Het Expertisecentrum Vastgoed zorgt met circa 45 gedreven medewerkers voor deze huisvesting voor studenten en medewerkers. Met een actieve club mensen, realiseren we veel projecten. Dit zorgt voor veel dynamiek, afwisseling en plezier. Goede samenwerking tussen de teams is daarbij heel belangrijk.

Meer weten?
Voor meer informatie over Vastgoedbedrijf kan je hier terecht. Om een idee te krijgen van de vele ontwikkelingen op de campus Leiden Bio Science Park is er deze video: Leiden Bio Science Park in ontwikkeling (youtube.com). Algemene informatie vind je op www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
Voor deze functie vragen wij om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Wij starten te zijner tijd de VOG-aanvraag digitaal voor je op. De kosten hiervoor worden vergoed. Een uitgebreide beschrijving van de VOG vind je op https://www.justis.nl/producten/vog/.

Diversiteit
Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar een inclusieve gemeenschap te zijn waarin alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en al hun mogelijkheden kunnen ontwikkelen. We verwelkomen diversiteit in ervaringen en perspectieven omdat zij onze universitaire gemeenschap verrijken en versterken.

Solliciteren
Verras ons met je sollicitatie uiterlijk 5 oktober 2024 via de blauwe sollicitatieknop bovenaan deze pagina. Heb je nog vragen? Dan kun je contact opnemen met Mark van Beijnen, hoofd informatiemanagement Vastgoed, via m.n.van.beijnen@vastgoed.leidenuniv.nl of 06 81 339 338.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.