Vertrouwelijkheidslabels
Om gevoelige gegevens, zoals persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie te beschermen, maakt de universiteit gebruik van zogenaamde vertrouwelijkheidslabels in Microsoft 365. Op deze pagina lees je wat vertrouwelijkheidslabels zijn en hoe je ze gebruikt.
Wat is een vertrouwelijkheidslabel?
Een vertrouwelijkheidslabel geeft aan hoe de gegevens in een bestand of bericht minimaal beveiligd moeten zijn en hoe je met het bestand moet omgaan bij opslag, verwerking en delen. Vertrouwelijkheidslabels worden toegepast op bestanden en e-mails die je gebruikt of opslaat in Sharepoint, Teams, OneDrive en Outlook Online.
Welke vertrouwelijkheidslabels zijn er?
De vier soorten labels zijn: 'openbaar', 'intern', 'vertrouwelijk' en 'geheim'. Je past labels toe op documenten waarin informatie staat met een bepaald gevoeligheids- of vertrouwelijkheidsniveau. De verschillende niveau's staan beschreven in onderstaande tabel.
| Openbaar | Intern | Vertrouwelijk | Geheim |
| Informatie is zonder restricties te delen of beschikbaar. |
Informatie is beschikbaar voor alle gedefinieerde groepen werknemers, studenten, onderzoekers en gasten van Universiteit Leiden en mag intern vrijuit gedeeld worden. | Informatie is beschikbaar voor een specifieke groep geautoriseerde werknemers van Universiteit Leiden en medewerkers van geautoriseerde derde partijen die voor de uitvoering van hun functie toegang nodig hebben. | Informatie is alleen beschikbaar voor specifieke, met naam genoemde, individuen (zowel intern/extern). |
Waarom wordt labeling toegepast?
Vertrouwelijkheidslabels helpen ons om veilig en verantwoord om te gaan met informatie. Ze helpen voorkomen dat gevoelige gegevens per ongeluk op de verkeerde plek terechtkomen of gedeeld worden met onbevoegden. Daarnaast geven de labels richting aan het verwerken en beveiligen van (gevoelige) informatie. Labeling helpt je bij het beschermen van gevoelige informatie zoals adresgegevens, bankgegevens, wachtwoorden en IP-adressen.
Vertrouwelijkheidslabel toevoegen
Als er automatisch een label wordt toegekend aan een bestand, zorg dan dat je zorgvuldig omgaat met het document en beperk waar nodig het kunnen delen of printen van het bestand.
Wanneer je een bestand opslaat of deelt in OneDrive en Teams/SharePoint (of wanneer dit automatisch wordt opgeslagen) en er staat data in die voldoet aan de gevoeligheidsniveaus dan wordt het label automatisch en op basis van herkenbare cijfer- of letterpatronen toegepast. Het is vergelijkbaar met hoe autocorrectie wordt toegepast in een tekst. Bij het label zie je dan de volgende tekst: 'ons beveiligingssysteem heeft gevoelige informatie gedetecteerd, ga hier zorgvuldig mee om.'
Niet alle gevoelige informatie wordt automatisch door het systeem herkend. Daarom blijft het noodzakelijk dat je zelf ook vertrouwelijke documenten handmatig labelt wanneer dat nodig is. Denk bijvoorbeeld aan een nieuw contract, notulen van een vertrouwelijke vergadering, of een rapport met bedrijfsgevoelige informatie die niet altijd automatisch wordt opgemerkt door het systeem. Om in Word, Excel of PowerPoint een vertrouwelijkheidslabel toe te voegen, ga je via Start naar ‘Gevoeligheid’ in het lint bovenin. Daar kun je een van de vier labels aanzetten. Voor Outlook geldt dat rechts in het berichtenvenster de knop ‘Vertrouwelijkheid’ staat.