Vergoeding binnenlandse dienstreis
Ga je een binnenlandse dienstreis maken? Dan heb je toestemming nodig van je leidinggevende. Als je reist voor je werk heb je recht op een vergoeding van de reis- en verblijfkosten.
Vanaf 1 november 2024 komt er een nieuw mobiliteitsbeleid met een aangepaste reiskostenregeling. Registratie van jouw reizen en thuiswerkdagen is vanaf dat moment noodzakelijk om vergoeding te ontvangen. Je doet deze registratie in Shuttel. Vanaf 1 november kun je hier alle informatie terugvinden die dan geldt. Neem alvast een kijkje op Implementatie Shuttel om een indruk te krijgen van het nieuwe beleid.
In principe reis je met het openbaar vervoer, tenzij dit niet mogelijk is. Dan kun je gebruikmaken van eigen vervoer of een taxi of huurauto. Overleg hierover met je leidinggevende.
Krijg je van anderen dan de universiteit een vergoeding voor een dienstreis? Dan wordt deze vergoeding vanzelfsprekend in mindering gebracht op het bedrag dat je mag declareren.
Vergoeding
-
Reis je met het openbaar vervoer, dan krijg je de daadwerkelijk gemaakte kosten vergoed. Je mag per trein eerste klasse reizen.
-
Reis je met toestemming met je eigen auto, dan krijg je € 0,23 per kilometer vergoed.
-
Reis je met toestemming met een taxi of huurauto? Dan vergoeden we de kosten volledig. Vergeet bij de huurauto niet je rittenstaat bij te houden en met de declaratie in te dienen.
-
Heb je een gehandicaptenkaart? Dan krijg je je parkeergeld vergoed.
-
Als je dienstreis langer dan 4 uur duurt en verder dan een kilometer van je werkplek verwijderd is, dan vergoeden we maaltijden en kleine uitgaven. Voor deze kosten zijn er vaste vergoedingstarieven. Ook moet je voldoen aan een aantal voorwaarden
Vaste vergoedingstarieven
| Type | Bedrag |
|---|---|
| Kleine uitgaven overdag (dagcomponent) |
€ 6,64 |
| Kleine uitgaven ’s avonds (avondcomponent) |
€ 19,82 |
| Lunch |
€ 20,32 |
| Diner |
€ 30,74 |
| Logies |
€ 142,10 |
| Ontbijt |
€ 13,88 |
Voorwaarden
Je ontvangt de vergoedingen voor lunch, diner, logies en ontbijt onbelast en ongeacht de hoogte van de door jouw gemaakte kosten, mits je voldoet aan de volgende voorwaarden:
- Je hebt deze kosten daadwerkelijk gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid.
- Bij je declaratie hoef je geen bonnen voor deze uitgaven in te dienen. Wel dienen lunchtijd (tussen 12.00 en 14.00 uur) en dinertijd (tussen 18.00 en 21.00 uur) binnen de dienstreis te vallen.
- De dagcomponent ontvangt je als de dienstreis ten minste 4 uur duurt, voor ieder vol etmaal.
- De avondcomponent, de ontbijtvergoeding en de logiesvergoeding gelden alleen bij een overnachting tijdens de dienstreis.
- Duurt je dienstreis langer dan 8 dagen? Dan krijg je de eerste 8 dagen de volledige avondcomponent, daarna halveren we het bedrag.
Trajectkaart
Reis je vaak voor je werk op hetzelfde traject? Gebruik dan een trajectkaart of iets soortgelijks om kosten te besparen.
Declareer je dienstreis
- Declareren van je reis- en verblijfkosten doe je via Self Service.
- Log in op Remote Werkplek.
- Kies SAP Self Service.
- Dien je declaraties in het lopende kalenderjaar in, maar uiterlijk 3 maanden na afloop van het kalenderjaar.
- Zorg ervoor dat je je betaalbewijzen in de vorm van bijvoorbeeld originele bonnen digitaal bij de hand hebt.
- Voordat je een dienstreis maakt, regel je toestemming van je leidinggevende. Je activiteitenhouder en je budgethouder moeten in alle gevallen je declaratie goedkeuren.