Universiteit Leiden

nl en

Dienstreizen

Als u een dienstreis maakt, heeft u recht op een vergoeding van de reis- en verblijfkosten. Maakt u een buitenlandse dienstreis en boekt u deze via Uniglobe? Dan worden deze kosten direct aan de universiteit gefactureerd en hoeft u niets voor te schieten.

Krijgt u van anderen dan de universiteit een vergoeding voor een dienstreis? Dan wordt deze vergoeding vanzelfsprekend in mindering gebracht op het bedrag dat u mag declareren.

Binnenlandse dienstreis: reiskosten

In principe reist u met het openbaar vervoer, tenzij dit niet mogelijk is. Dan kunt u gebruikmaken van eigen vervoer of een taxi of huurauto. Overleg hierover met uw leidinggevende. De volgende reiskosten worden vergoed:

  • Reist u met het openbaar vervoer, dan krijgt u de daadwerkelijk gemaakte kosten vergoed. U mag per trein eerste klasse reizen en declareren.
  • Reist u met toestemming met uw eigen auto, dan krijgt u € 0,19 per kilometer vergoed.
  • Reist u met toestemming met een taxi of huurauto? Dan worden de kosten volledig vergoed.
  • Heeft u een gehandicaptenkaart? Dan krijgt u € 0,19 per kilometer en uw parkeergeld vergoed.

Let op: maakt u vaak een dienstreis op hetzelfde traject? Gebruik dan een trajectkaart of iets soortgelijks om kosten te besparen.

Buitenlandse dienstreis: reiskosten

Een buitenlandse dienstreis kunt u boeken via Uniglobe. U hoeft dan zelf deze kosten niet voor te schieten. Bij een buitenlandse dienstreis worden de volgende kosten vergoed:

  • Als u per trein reist mag u eerste klasse reizen en worden deze reiskosten vergoed.
  • Als u met een ander openbaar vervoermiddel of per boot of vliegtuig reist, reist u in de veiligste laagste vervoersklasse. Deze reiskosten worden vergoed. Wilt u bijvoorbeeld in verband met uw gezondheid in een hogere vervoersklasse reizen? Dan moet u vooraf toestemming krijgen. In dat geval wordt de hogere vervoersklasse vergoed. De toestemming wordt slechts verleend bij hoge uitzondering.
  • De universiteit stimuleert graag dat u zo duurzaam mogelijk reist. Daarom is afgesproken dat er bij een reisduur van 6 uur of minder met de trein wordt gereisd in plaats van met het vliegtuig.
  • Als u reist met uw eigen vervoermiddel, taxi of huurauto worden de kosten vergoed, mits u toestemming hebt om met deze vervoermiddelen te reizen. De bedragen en voorwaarden zijn hetzelfde als bij binnenlandse dienstreizen.

Verblijfkosten in binnen- en buitenland

Als uw binnenlandse dienstreis langer dan 4 uur duurt en verder dan een kilometer van uw werkplek verwijderd is, komt u in aanmerking voor vergoeding van een aantal verblijfskosten. Bijvoorbeeld voor ontbijt, lunch, diner en kleine uitgaven. Ook bij buitenlandse dienstreizen heeft u recht op een vergoeding voor deze kosten. In beide gevallen gelden er vaste vergoedingstarieven én moet u voldoen aan een aantal voorwaarden. Bekijk de vergoedingstarieven en voorwaarden voor binnenlandse en buitenlandse dienstreizen.

Voorschot

Omdat het bij het boeken van een buitenlandse dienstreis om grote bedragen kan gaan, kunt u een voorschot aanvragen voor de te maken kosten. U moet dan wel binnen 6 weken na afloop van de dienstreis uw declaratie indienen.

Declareer uw dienstreis

U kunt uw declaraties voor binnen- en buitenlandse dienstreizen indienen via Self Service. U kunt hier ook een voorschot aanvragen. Dien uw declaraties zo snel mogelijk, maar uiterlijk 3 maanden na afloop van het kalenderjaar in.

Declareren

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie