Collega’s presenteren AI-prototypes die ons werk gemakkelijker kunnen maken
Een volledig nieuwe AI-toepassing bedenken om de werkdruk te verlagen: die uitdaging gingen dertien teams van vindingrijke collega’s aan met hun deelname aan het AI Cocreatie Lab. Tijdens de slotbijeenkomst in het Academiegebouw lieten deelnemers hun pitchfilmpjes zien en maakte een deskundige jury de winnende prototypes bekend.
‘We zijn dan wel de oudste universiteit van Nederland, maar zeker niet de meest ouderwetse’, zegt AI product owner en juryvoorzitter Julian van der Kraats vlak voordat hij de winnende projecten bekendmaakt. ‘Want we hebben hier met elkaar gewoon een hackathon gehouden om bots te bouwen!’
Deze hackathon, het AI Cocreatie Lab, werd vlak voor de zomer georganiseerd in navolging van de in het voorjaar geplande reeks workshops rondom het verlagen van werkdruk met kunstmatige intelligentie (AI). Daar deden uiteindelijk meer dan zeshonderd medewerkers van zowel de wetenschappelijke als de ondersteunende staf aan mee. Tijdens het AI Cocreatie Lab ging een kleinere groep collega’s nog een stapje verder: in teamverband en onder begeleiding van AI-experts werkten zij een plan voor een eigen zogeheten ‘GenAI’-oplossing uit tot een prototype. Dat is een vorm van AI waarbij je nieuwe content kunt genereren.
Minder rompslomp en routineklusjes
Tijdens de feestelijke slotbijeenkomst in de Faculty Club zijn de pitchfilmpjes van alle projectteams vertoond en de winnaars bekendgemaakt in twee categorieën: chatbots en agents. Het verschil tussen die twee: een chatbot praat met je (zie het als een live Q&A) en een agent voert ook echt acties voor je uit (zoals mails sturen, documenten opleveren of een planning genereren). Dat sommige teams engelengezang of een halleluja-geluidseffect onder hun pitchfilmpje hebben gezet, lijkt niet voor niets: de prototypes zouden de hoeveelheid administratieve rompslomp, herhalende vragen en routineklusjes flink kunnen verminderen.
Ideeën voor GenAI-agents die op het grote scherm verschijnen zijn bijvoorbeeld: een universiteitsbrede transcriptiedienst voor docenten en onderzoekers, een tool die webpagina’s van onderzoeksprojecten beter vindbaar maakt, en een tool die heldere, inclusieve vacatureteksten schrijft. In de andere categorie bedachten collega’s onder meer chatbots om vragen van studenten met uitwisselingsplannen te beantwoorden of uitleg te geven over de beoordelingsprocedure van scripties, en een digitale labassistent die voorkomt dat technici hun werk moeten onderbreken om vragen te beantwoorden over veiligheidsregels en protocollen. Hoewel het nog om prototypes gaat, hebben sommige teams voor hun chatbots al bijbehorende mascottes ontworpen, met namen, outfits en in een enkel geval een bijzonder eigen geluid, blijkt tijdens een filmpje met een voice-over in de stem van rapper Snoop Dogg.
-
Collega's Suzan Kommers (HR-adviseur Bestuursbureau, winnende team in de categorie chatbots) en Thea de Gelder, Alejandro Mediavilla en Justin Sijtsma (Personal Development Centre FSW, samen met Thalia Thomassen het winnende team in de categorie agents). -
Marlon van Leeuwen heet alle deelnemende teams welkom. Via het Werkdrukverlichtingsfonds startte zij de reeks workshops over hoe je met AI-tools slimmer en efficiënter kunt werken.
Slim ontworpen
Datzelfde filmpje hoort bij de winnende bot, ontworpen door collega’s van HR Leadership & Development: PhD Pathfinder PAX, die promovendi helpt bij het kiezen van verplichte cursussen op het gebied van transferable skills. ‘Deze chatbot is erg slim ontworpen, omdat hij eerst vragen stelt en vervolgens die informatie gebruikt’, aldus juryvoorzitter Julian. ‘Jullie hebben ook nagedacht over de rest van het proces, waaronder marketing, presentatie, het in productie nemen en het intern testen voordat de bot verder wordt uitgerold.’
De winnende agent is een liveplanner voor speeddates met alumni en studenten, bedacht door collega’s van het Personal Development Centre van de Faculteit Sociale Wetenschappen. De AI-agent kan groepen met live input direct (her)indelen, ook als er last-minute iets verandert of iemand afzegt. Dat scheelt niet alleen in stress, maar zorgt ook voor optimaal gebruik van ieders tijd en de beschikbare ruimtes. De planner is bovendien ook in andere situaties toepasbaar, zoals werkgroepen, career events en symposia. 'Het meest ambitieuze project van allemaal', zegt Julian. 'Het is jullie echt gelukt om iets te bouwen dat werkt voor deze zeer ingewikkelde user case.’
De twee winnende projecten krijgen ondersteuning vanuit het ISSC om hun prototype verder te ontwikkelen tot een tool die in gebruik kan worden genomen binnen de organisatie.
‘AI moet helpen, niet vervangen’
Waarnemend CvB-voorzitter Timo Kos is blij dat zoveel collega’s met enthousiasme aan hun GenAI-toepassing hebben gewerkt. ‘Ik denk dat dit een geweldige manier is om te verkennen hoe we deze nieuwe technologieën in ons werk kunnen gebruiken. Ik heb vandaag veel gehoord over herhalende taken, dus het is mooi dat we op deze manier tijd kunnen vrijmaken voor de dingen die we als professionals graag doen.’
Hoewel het goed is om met AI te experimenteren, vindt Kos dat we nooit de mens uit het oog moeten verliezen. ‘AI moet ons helpen, maar niet vervangen.’ Tegelijkertijd beaamt hij dat bureaucratische processen aan de universiteit vaak de nodige stress opleveren, en dat er zo veel informatie is dat mensen soms door de bomen het bos niet meer zien. ‘Daarom hoop ik dat we deze expeditie kunnen voortzetten om met elkaar te onderzoeken wat er allemaal mogelijk is.’
Verlaag je werkdruk met AI: extra workshops en webinar
Vanwege de grote belangstelling worden dit najaar tien extra workshops ‘Verlaag je werkdruk met AI’ georganiseerd. De data van deze nieuwe reeks worden binnenkort bekend gemaakt. Wil je nu al meer weten over hoe je GenAI kunt toepassen in je dagelijkse werk? Bekijk dan dit webinar.
Banner: chatbot prototypes bedacht door collega's tijdens het AI Cocreatie Lab. Van links naar rechts: Pax, Humbert, Thesius en Daffy.