Ombudsfunctionaris: ‘Blijf in gesprek over een veilig werkklimaat’
Hoe kan de universiteit zorgen voor een veiliger werkklimaat? Daarover geeft ombudsfunctionaris Marjan van Dasselaar onafhankelijk én onpartijdig advies. Ook in haar onlangs verschenen jaarverslag staan verschillende aanbevelingen. ‘We zijn allemaal verantwoordelijk voor een sociaal veilige werkomgeving.’
Hoi Marjan, waarvoor kunnen medewerkers bij jou terecht?
‘Medewerkers en leidinggevenden kunnen met allerlei werkgerelateerde vragen bij mij terecht. Heb je bijvoorbeeld vermoedens van ongewenst gedrag of discriminatie? Vraag je je af of er integer wordt gehandeld? Of zie je terugkerende conflicten in jouw werkomgeving? Daarmee kun je bij mij terecht. Maar je kunt ook aankloppen als je zorgen hebt over jouw positie ten opzichte van je leidinggevende, zoals bij een werkrelatie tussen promovendus en promotor.’
‘Als je iets bij mij meldt, houd je zelf daarover altijd de regie.’
Hoe ga jij vervolgens te werk?
‘In een eerste gesprek verken ik welk probleem er speelt en komt aan de orde of ik bevoegd ben om met dit probleem aan de slag te gaan. Vervolgens onderzoek ik of sprake is van patronen van ongewenst gedrag. Soms voer ik daarvoor gesprekken met verschillende medewerkers en leidinggevenden van eenzelfde afdeling of instituut. Als ik een patroon zie in de problematiek die wordt besproken, dan kan ik dat – na instemming van de melder of melders – onder de aandacht brengen bij het betreffende organisatieonderdeel. Als medewerkers individuele hulp nodig hebben met het probleem waar zij mee worstelen, verwijs ik door naar de vertrouwenspersonen, bedrijfsarts of de vakbond.’
Jij hebt een onafhankelijke positie. Wat betekent dat?
‘Dat wil zeggen dat ik niet word aangestuurd door een leidinggevende en dat ik daaraan geen verantwoording hoef af te leggen. Ik rapporteer jaarlijks anoniem via een jaarverslag over mijn werk. Daarin staat het aantal gemelde situaties en om wat voor vorm van ongewenst gedrag het ging, bijvoorbeeld intimidatie, pesten, roddelen, machtsmisbruik of het niet nakomen van afspraken. Wat medewerkers met mij bespreken en met mij delen is vertrouwelijk. Alleen met instemming van de melder onderneem ik eventueel actie of deel ik informatie met anderen. Als je iets bij mij meldt, houd je zelf daarover dus altijd de regie. Ik ben trouwens niet alleen onafhankelijk, maar ook onpartijdig. Ik kan spreken met melders, maar ook met degene waar de melding over gaat en met betrokken leidinggevenden en ben bevoegd om, als iedereen daarmee akkoord gaat, te bemiddelen.’
Wat kunnen we leren van de meldingen die bij jou binnenkomen?
‘Als blijkt dat er daadwerkelijk sprake is van patronen die leiden of kunnen leiden tot sociale onveiligheid in de organisatie, bespreek ik dat met leidinggevenden en bestuurders, HR, medezeggenschap en vakbonden in de organisatie, zodat maatregelen kunnen worden getroffen om die patronen bij te sturen of te veranderen. Soms gaat het over verandering op organisatieniveau, maar vaak gaat het over verandering van gedrag. Denk aan de manier waarop iemand leiding geeft, het niet nakomen van afspraken, gebruik van posities of macht in een afhankelijkheidsrelatie of hoe je door een ander bejegend wordt. We zijn allemaal verantwoordelijk voor het laten ontstaan of bestaan van een sociale veilige werkomgeving. Vraag jezelf bijvoorbeeld eens af: welk gedrag laat je zelf zien en kun je daarop reflecteren? Durf je je kwetsbaar op te stellen? Gun je een ander de ruimte die je zelf minder of niet meer nodig hebt, en kun je successen delen?’
‘Sociale veiligheid is een onderwerp dat binnen onze universiteit breed aandacht heeft.’
Wat wil je tenslotte nog meegeven?
‘Sociale veiligheid is een onderwerp dat binnen onze universiteit breed aandacht heeft. Het is goed om er bewust van te zijn dat het doorbreken van organisatorische patronen en het veranderen van gedrag doorlopend aandacht vraagt en tijd kost. Iedereen in deze organisatie is verantwoordelijk om te zorgen voor een cultuur waarin je je veilig voelt om problemen vroegtijdig te melden, waarin fouten maken mag en waarin reflecteren op eigen gedrag vanzelfsprekend is. En waarin je een collega, leidinggevende, vertrouwenspersoon of mij om hulp kunt vragen als je juist even niet weet wat je moet doen. Laten we vooral in gesprek blijven over de cultuur die we met elkaar nastreven.’
Loop je ergens tegenaan dat jouw of andermans werkplezier in de weg zit? De ombudsfunctionaris medewerkers behandelt meldingen strikt vertrouwelijk. Neem contact op via ombuds.medewerkers@leidenuniv.nl of via telefoonnummer 06 38 95 04 08.