Universiteit Leiden

nl en

Buitenlandse dienstreizen

Ga je op dienstreis naar het buitenland? Vraag vooraf schriftelijk toestemming. Doe dit minimaal 8 weken van tevoren. Bij alle aanvragen beoordeelt de universiteit of de reis noodzakelijk is en of deze nu moet plaatsvinden.

Plan je buitenlandse dienstreis in vijf stappen:

Stap 1: regel vooraf toestemming

Voordat je een buitenlandse dienstreis maakt, heb je toestemming nodig van de universiteit. Toestemming vraag je uiterlijk 8 weken voor de beoogde aanvang van de reis aan. Onderdeel van de aanvraag is een persoonlijke risicoanalyse. Met deze analyse bereid je je voor op eventuele risico’s, weet je wat je mogelijk kan verwachten en tref je voorbereidingen.

Naar welk land je ook gaat, je kunt te maken krijgen met coronamaatregelen zoals een quarantaine- of testplicht. Ook kan de situatie in een land snel veranderen. Houd daarom altijd het reisadvies en de kleurcodes in de gaten.

Stap 2: boek je reis via UniGlobe

Als je een buitenlandse dienstreis maakt, boek je je reis via Uniglobe. De originele factuur stuurt Uniglobe door naar de universiteit. Je hebt hier geen omkijken naar.

Boek je een treinreis via een andere organisatie, dan kun je een voorschot aanvragen via Self Service voor de te maken kosten. Je moet dan wel binnen 6 weken na afloop van de dienstreis je declaratie indienen.

Stap 3: installeer de Chubb Travel app en download de verzekeringspas

Voor buitenlandse dienstreizen hoef je zelf geen zakenreisverzekering af te sluiten. Je kunt gebruikmaken van de collectieve verzekering van de universiteit. De polisvoorwaarden en de verzekeringspas vind je op de pagina Collectieve dienstreisverzekering. Download voorafgaand aan de reis de verzekeringspas en installeer de Chubb Travel app. Deze app maakt het mogelijk om  waarschuwingen te ontvangen voor het gebied waar je je bevindt. Ook kan (uitsluitend geautoriseerd personeel van) de universiteit hierdoor in onverhoopte noodgevallen zien in welk gebied je je bevindt gedurende de dienstreis en de nodige maatregelen treffen.

Stap 4: maak een afspraak voor vaccinaties

Ga je naar een land met een verhoogd gezondheidsrisico, dan kun je een afspraak maken met de afdeling VGM. Hier kun je terecht voor adviezen, vaccinaties en malariarecepten.

Stap 5: declareer je dienstreis via Self Service

Kosten voor logies, maaltijden, kleine uitgaven en transport declareer je via Self Service. Voor sommige kosten zijn er vaste vergoedingstarieven. Ook moet je voldoen aan een aantal voorwaarden. Voor meer informatie kijk je bij Vergoeding buitenlandse dienstreis.

Digitale meetings en online vergaderen

De afgelopen periode heeft ons laten zien hoeveel mogelijkheden de digitale wereld ons biedt. Vraag jezelf af of het echt nodig is om op dienstreis te gaan, of dat vergelijkbare resultaten ook via digitale meetings gerealiseerd kunnen worden.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.