Voordat je een buitenlandse dienstreis maakt, heb je toestemming nodig van je leidinggevende. Afhankelijk van je situatie kunnen aanvullende stappen nodig zijn. Ga je bijvoorbeeld  naar het buitenland, dan is een Global Mobility-check vereist. Zie ook Werken in het buitenland.

Reis je naar een land en/of gebied met de kleurcode oranje of rood, dan heb je ook vooraf toestemming nodig van de universiteit. Meer informatie hierover is te vinden op de pagina: Reizen naar risicogebieden. 

Dienstreizen met een afstand tot 500 km of een reisduur tot 6 uur maak je met de trein. Onze Travelmap (ook beschikbaar als PDF) kan je helpen bij het plannen van je treinreis.

Als je een buitenlandse dienstreis maakt, boek je je reis via DGI. De originele factuur stuurt DGI door naar de universiteit. Je hebt hier geen omkijken naar.

Voor buitenlandse dienstreizen hoef je zelf geen zakenreisverzekering af te sluiten. Je kunt gebruikmaken van de collectieve verzekering van de universiteit. De polisvoorwaarden - inclusief wanneer er wel/geen dekking is - vind je op de pagina Collectieve dienstreisverzekering. Installeer voorafgaand aan de reis de Hienfeld Travel Assistance app. Deze app maakt het mogelijk om  waarschuwingen te ontvangen voor het gebied waar je je bevindt. Ook kan (uitsluitend geautoriseerd personeel van) de universiteit hierdoor in onverhoopte noodgevallen zien in welk gebied je je bevindt gedurende de dienstreis en de nodige maatregelen treffen.

Ga je naar een land met een verhoogd gezondheidsrisico, dan kun je een afspraak maken met VGM Arbodienst+. Hier kun je terecht voor adviezen, vaccinaties en malariarecepten.

Kosten voor logies, maaltijden, kleine uitgaven en transport die niet met DGI geboekt kunnen worden declareer je via BAS InSite. Voor sommige kosten zijn er vaste vergoedingstarieven. Ook moet je voldoen aan een aantal voorwaarden. Voor meer informatie kijk je bij Vergoeding buitenlandse dienstreis.