30 maart 2026

Nu we al ruim een jaar onze reizen en thuiswerkdagen in Shuttel registreren, is dit is een goed moment om opnieuw stil te staan bij het belang van een zorgvuldige administratie. Want er is in de tussentijd veel gebeurd: de Shuttel-app en de desktopversie zijn doorontwikkeld én er is een nieuwe Quick Guide die jou helpt bij het juist registreren van reizen en thuiswerkdagen. Hieronder vind je een aantal tips voor jouw administratie die je alvast op weg helpen:

• Je hoeft niet elke dag je thuiswerkdag, woon-werkreis of binnenlandse dienstreis in te voeren. Dan kun je ook aan het einde van de maand in één keer doen voor de gehele maand. In de Quick Guide lees je hoe je dat met behulp van de Maandplanner doet.
• Om je vergoedingen te krijgen, is het belangrijk dat je alles op de laatste dag van de eerstvolgende maand in Shuttel registreert. Dus: voor de maand maart registreer je uiterlijk op 30 april.
• Je kunt van je woon-werkreis een herhalende reis maken, zo wordt het een favoriete reis en hoef je niet telkens opnieuw de rit aan te maken. In de Quick Guide staat beschreven hoe je dit doet.
• Het duurt even voordat je je reis met het openbaar vervoer in je Shuttel administratie terugziet. De verwerking van een reis met de trein (NS) duurt ongeveer 24 uur en van een rit met bus, metro of tram kan dit tot 5 dagen duren. Vergeet niet om binnen tien weken aan deze ritten een reismotief toe te kennen, anders wordt deze rit automatisch als privé geclassificeerd en ingehouden op het salaris.
• In Shuttel worden binnenlandse dienstreizen ‘zakelijk’ genoemd. Het reismotief is te herkennen aan deze pictogrammen:

• Het is mogelijk om privéreizen te maken met de Shuttel-kaart, maar dat kan alleen als je Shuttel daarvoor hebt gemachtigd. Let op: machtig je Shuttel niet voor je privéreizen, dan betaalt de Universiteit Leiden de rekening van deze reis. Het bedrag zal dan ook als schadevergoeding op jouw volgende salaris worden ingehouden. 
• Ben je je Shuttel-kaart vergeten? Geen zorgen, je kunt je gemaakte reis declareren in de Shuttel-app. Zo wordt je reis alsnog vergoed.