Academia in Motion: ‘Durf ook te zeggen wat je niet kan doen’
Zelf het goede voorbeeld geven door te laten zien dat kiezen niet erg is. Dat ‘nee’ zeggen mag. En als leidinggevende een breed pallet aan instrumenten inzetten als het gaat om Erkennen & Waarderen. Bram Klievink, wetenschappelijk directeur en hoogleraar bij het Instituut Bestuurskunde, vertelt zijn over zijn ambities met Academia in Motion.
‘Voor mij betekent Academia in Motion: leidinggevenden de instrumenten geven om een klimaat te scheppen waarin mensen met verschillende talenten floreren en gewaardeerd worden, en waarin ruimte bestaat voor individuele en teamprestaties en voor organisatorisch en academisch burgerschap.’
Deze zin liet Klievink optekenen over zijn missie rondom het universiteitsbrede programma Academia in Motion, dat erop gericht is om een cultuurverandering binnen de Universiteit Leiden te bewerkstelligen.
Bram, laten we die zin ontleden. Leidinggevenden de instrumenten geven om een klimaat te scheppen waarin mensen met verschillenden talenten floreren en gewaardeerd worden. Wat bedoel je hiermee?
‘Ik wil voorkomen dat we het Erkennen & Waarderen-deel van Academia in Motion te veel zien als iets wat alleen of vooral te maken heeft met loopbaanpaden en bevorderingen. Het is een gemiste kans als we niet in de hele organisatie leidinggevenden in staat stellen een veel breder pallet aan instrumenten in te zetten om medewerkers erkenning te geven. Dit hoeft niet altijd in de context van een loopbaanstap te zijn.’
‘Iedereen heeft in een team een eigen waarde, samen zorgen we dat de organisatie blijft draaien.’
Over welke instrumenten heb je het dan?
‘In de kern gaat het me om het erkennen van ieders bijdrage en het waarderen van het werk binnen de functie en daarmee bijdragen aan het waarderen van de functie. Via ‘bewust belonen’ kun je middels een extra periodiek of een gratificatie een blijk van waardering geven. Maar het is veel breder. Je moet ook kijken welke rollen de mensen in jouw team kunnen vervullen. Zie jij klussen of taken voor ze waar ze hun talent in kwijt kunnen en die ze leuk zouden vinden? Je kunt dat talent erkennen door ze voor die rol te vragen, voor te dragen, of er tijd en ruimte voor te geven. Verder zit het uiteraard ook in kleine dingen: je waardering benoemen, een compliment geven, of iets vieren met een bloemetje of een taart.’
Het tweede deel van de zin, wat is in jouw ogen organisatorisch en academisch burgerschap?
‘We hebben in de organisatie een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid. Daar hoort een bepaalde cultuur bij. Elkaar zien en ruimte geven aan collega’s om te kiezen. Vragen hoe het met iemand gaat, met regelmaat aanwezig en aanspreekbaar zijn, elkaar groeten op de gang, en vanuit jouw eigen kennis en sterkte punten kijken waar je bij kunt dragen. Iedereen heeft in een team een eigen waarde, samen zorgen we dat de organisatie blijft draaien. De een doet meer onderzoek, de ander is een kei in het geven van onderwijs; het gaat om die gezamenlijkheid.
Het is belangrijk dat je niet alleen dingen doet die goed zijn voor jezelf of je carrière, maar ook oog hebt voor degenen waarop de organisatie draait. De mensen die de servicetaken doen, de gaten dichtlopen. Je kent ze wel: collega’s die altijd het belang van de groep boven hun eigen directe belang stellen, die nooit te beroerd zijn om een college over te nemen of altijd stukken van commentaar voorzien. Dat is een essentieel onderdeel van je werk als academicus in de context van een organisatie als de onze. Wát je erkent en waardeert, heeft ook invloed op gedrag’.
Wat vraagt dit van medewerkers en van leidinggevenden?
‘Van leidinggevenden vraagt dit acceptatie dat mensen keuzes maken. Dat moeten ze in vrijheid en veiligheid doen. “Nee” zeggen zonder dat dat wordt gezien als negatief of oncollegiaal. Je kunt als leidinggevende helpen om die keuzes te maken. Als medewerker moet je een weg vinden om de verschillende onderdelen van je functie te combineren, terwijl het wel behapbaar moet blijven. Dat betekent dat je het vermogen moet hebben om te durven kiezen.’
‘Ik wil eigenlijk een nee-gesprek organiseren binnen mijn team.’
Hoe pas je dit zelf toe als leidinggevende?
‘Ik probeer die brede toolbox waar ik het eerder over had, actief in te zetten en daarin andere leidinggevenden mee te nemen. Bijvoorbeeld in een vlootschouw en GROW-cycli. Niet in de reflex schieten om alleen naar mensen te kijken in termen van loopbaanstappen. Kijk ook naar andere segmenten: er vertrekt iemand uit een commissie; bij wie zou deze rol goed passen? Hebben we de minder zichtbare, maar voor de organisatie zo belangrijke rollen goed op het netvlies? Waarderen we die voldoende? Zijn er ontwikkelstappen die iemand ambieert, los van de loopbaan, die we kunnen ondersteunen? Tegelijkertijd hebben we ook aan de loopbaankant nog echt stappen te zetten in het helderder articuleren van wat die stappen behelzen, hoe het proces eruit ziet en wat de wederzijdse verwachtingen zijn.
Richting mijn directe collega’s probeer ik in mijn eigen handelen ook uit te stralen dat je niet alles kunt doen en ook niet hoeft te doen. Dat het niet erg is om te kiezen, en hoe belangrijk de balans tussen je werktaken en je privéleven is.’
Wat kan er beter als je naar jezelf kijkt?
‘Onze baan is zo breed en zoveel zaken zijn interessant en relevant; ik vind “nee” zeggen regelmatig ook lastig. Ik wil eigenlijk een nee-gesprek organiseren binnen mijn team. We houden zoveel sessies met wat we allemaal kunnen en moeten doen en dan krijg je een lijst die te lang is om uit te voeren. Het is van belang om te kijken wat je als team niet doet. Keuzes maken. Waar zijn we goed in en welke taken voeren we wel uit en welke niet. Hierover praten staat op mijn to-do-lijst.’
Tekst: Margriet van der Zee
Academia in Motion aan Universiteit Leiden
Dit interview is onderdeel van een serie over wat collega’s doen om een cultuurverandering op de Universiteit Leiden te ondersteunen. Samen worden we een open knowledge community die nauw verbonden is met de samenleving, en waarin ieders bijdrage aan onze strategische doelen wordt erkend en gewaardeerd. Nieuwsgierig? Bezoek de website van Academia in Motion.