Even bellen met Maaike Swart over het programma Organisatieontwikkeling: ‘verbetering op meerdere niveaus’
Maaike Swart maakte vorig jaar de overstap van haar coördinerende rol in de uitvoeringsagenda van het Strategisch Plan naar het programma Organisatieontwikkeling. Als programmamanager werkt ze in opdracht van het College van Bestuur aan de strategische ontwikkeling van Universiteit Leiden.
Hi Maaike, waar houd jij je als programmamanager Organisatieontwikkeling zoal mee bezig?
‘Verbetering op meerdere niveaus! In mijn vorige rol richtte ik mij al op het effectiever prioriteren en organiseren van activiteiten. Zo werkte ik onder andere aan de profileringsthema's. Vaak viel het mij daarbij op dat mensen in onze organisatie met kansrijke ideeën vastlopen. Dat ze in complexe en versnipperde processen met hun initiatieven stranden en uiteindelijk geen verandering kunnen brengen. Met, naast het missen van mooie kansen, teleurstelling en verhoogde werkdruk tot gevolg. In het programma Organisatieontwikkeling werken we aan het wegnemen van die belemmeringen. Denk daarbij aan het beter laten aansluiten van dienstverlening op facultair en gemeenschappelijk niveau, zodat we om kunnen gaan met maatschappelijke en technologische ontwikkelingen in tijden van toenemende krapte. Maar ook aan het ontsluiten van vastgesteld universiteitsbreed en facultair beleid, zodat je bijvoorbeeld heel gemakkelijk informatie over de vergoeding van je dienstreis kunt vinden.’
Dat klinkt als een goed streven! Hoe komen we tot zo’n universitaire omgeving?
‘De contouren daarvoor zijn op papier gezet in het Bestuurlijk Kompas. De inhoud van dat visiedocument (in ontwikkeling) komt voort uit een brede consultatie met onder andere faculteitsbesturen, directeuren van centrale diensten en de medezeggenschap. Daaruit kwam een duidelijke behoefte aan heldere aansturing en besturing, betere samenwerking en een goede balans tussen centrale kaders en lokaal maatwerk. Voor samenhangend bestuur op overkoepelend en facultair niveau is transparantie bijvoorbeeld belangrijk. Welke afspraken leggen we waar vast, en hoe houden we ons daar vervolgens aan? Een van de vertrekpunten hierbij is de faculteits- en campusoverstijgende gedachte “We zijn één universiteit”. Daarnaast is het nodig om helderheid te brengen in complexe structuren voor overleggen en besluitvorming.’
‘Het is nodig om helderheid te brengen in complexe structuren voor overleggen en besluitvorming’
Zijn er nog andere belangrijke aandachtspunten?
‘Jazeker, het samenbrengen van, en slimmer organiseren van de vaak versnipperde dienstverlening. Hierbij is het advies en inbreng vanuit collega's die ons op allerlei manieren helpt inhoudelijke stappen te maken. Zo zijn er onder andere verschillende collega’s betrokken in vier verkenningen (onderwijslogistieke organisatie, communicatieketen, i-kolom, UFB/Vastgoed), een werkgroep over werknemersbetrokkenheid en weer anderen in onze expertgroep, een soort denktank. We brengen samen de knelpunten en kansen voor betere afstemming en samenwerking in kaart en zetten zo de basis neer voor onze toekomst. Met haalbare en gedragen afspraken. Bij deze bottom-up aanpak stelt het college van bestuur de kaders voor waar ruimte en behoefte is voor input en inspraak en werken we juist met allerlei andere collega's aan vorm en inhoud. Dit doen we overigens niet alleen intern: we bezoeken ook andere universiteiten om te leren van hun trajecten.’
Welke inhoudelijke onderwerpen komen als eerste aan bod in het programma?
‘De eerste verkenningen naar verbeterkansen voor dienstverlening zijn gericht op onderwijslogistieke organisatie, communicatie, ICT en vastgoed/UFB. Van deze onderwerpen verwachten we dat er kansen naar voren komen op gebied van de gezamenlijke aanpak en organisatie van dienstverlening.’
Je noemt de Verkenning van de organisatie van verschillende diensten. Gaat het daarbij om overkoepelende dienstverlening of kijk je ook naar hoe dit op faculteiten is georganiseerd?
‘We nemen dit onderwerp zo breed mogelijk mee; dienstverlening die plaatsvindt op alle verschillende plekken binnen de organisatie. Soms dubbel, wat de kwaliteit niet altijd ten goede komt. Aan de andere kant komt ook uitgebreid aan bod wat juist goed gaat en behouden moet blijven. De vragen hierbij zijn dan: wat is de reden dat dit zo gebeurt en is dat efficiënt of kan het beter? Kunnen we elkaar versterken door anders samen te werken? En hoe zetten we onze mensen en middelen zo slim mogelijk in, in tijden van toenemende krapte. We doorlopen hiervoor een besluitvormingstraject met een zo breed mogelijke betrokkenheid van collega's die dit thema direct raakt. Daarnaast halen we actief informatie op via de expertgroep en een apart (digitaal) moment voor alle medewerkers omdat daar zoveel vakkennis aanwezig is.’
Nu is net bekend geworden dat Erwin over een paar maanden vertrekt. Hoe kijk jij er tegenaan wat dat voor het programma betekent?
‘Het was erg fijn om met Erwin te werken. Onder zijn leiding is al het waardevolle voorwerk gedaan om de organisatieontwikkeling te brengen tot waar we nu staan. Het programma gaat namens het hele College van Bestuur door met vicevoorzitter Timo Kos als portefeuillehouder; hij neemt de programmasturing over. Deze aanpak is met de decanen besproken. Zij spraken hun steun hiervoor uit en gaven een aantal aandachtspunten mee. Ook ontvingen we het formele advies van de UR. De komende maand gebruiken we dan ook om proces, omvang en aanpak te kalibreren met het college van bestuur.’
‘Als iemand zorgen over of suggesties voor de organisatieontwikkeling heeft: weet mij vooral te vinden!’
Hoe ziet het traject er de komende periode verder uit?
‘De verkenningen die ik eerder noemde, zijn inmiddels opgestart en worden eind maart opgeleverd en gepresenteerd aan het College van Bestuur. Wij verwachten begin Q2 alle adviezen te hebben verwerkt in een aangescherpte opdracht. Huidige trajecten zoals het afronden van de sturingsfilosofie in het Bestuurlijk Kompas blijven ongewijzigd.’
Wil je verder nog iets kwijt aan collega’s?
‘Weet dat het programma open staat voor alle signalen. Als iemand zorgen over of suggesties voor de organisatieontwikkeling heeft: weet mij vooral te vinden! Ik spreek graag met je af voor een kop koffie en een gesprek.’
Meer informatie over de strategische verkenningen, het Bestuurlijk Kompas en het programma Organisatieontwikkeling vind je in de bijbehorende Sharepoint-omgeving. Daar kun je je ook aanmelden voor de nieuwsbrief over de organisatieontwikkeling.