Financiële projectbeheersing
Vidatum ondersteunt de projectbeheersing van extern gefinancierde onderzoeksprojecten.
Extern gefinancierde onderzoeksprojecten leveren de universiteit jaarlijks meer dan 100 miljoen euro op. Een goede financiële projectbeheersing is essentieel om deze financiering te behouden en de kosten te beheersen. Vidatum helpt met het opstellen van een goede financiële status en prognose voor projecten.
Wat betekent Vidatum voor financiële projectbeheersing?
Met Vidatum kunnen alle extern gefinancierde onderzoeksprojecten worden geregistreerd en beheerd. Dit betekent dat:
- Alle extern gefinancierde onderzoeksprojecten in Vidatum worden vastgelegd.
- Tijdschrijven op projecten vanaf 1 december via Vidatum verloopt (in plaats van via het huidige tijdschrijfsysteem in SAP).
- Inzicht in actuele projectkosten (via integratie met SAP/AFAS) wordt beschikbaar, zodat prognoses gemaakt kunnen worden.
Wat zijn de voordelen?
Met Vidatum worden niet alleen begrotingen en budgetten vastgelegd, maar ook alle relevante projectgegevens en definitieve documenten. Het (financiële) beheer van projecten wordt zo overzichtelijker en efficiënter.
- Duidelijke en gestructureerde registratie van financiële gegevens.
- Heldere vastlegging en beheer van projectdocumentatie.
- Betere controle over budgetten en projectuitgaven.
- Duidelijke toewijzing van rechten voor het aanpassen van projectgegevens en begrotingen.
Voor wie is dit belangrijk?
Financiële projectbeheersing is bedoeld voor iedereen die betrokken is bij het beheer en de verantwoording van onderzoeksprojecten.
- Projectcontrollers en controllers: beheren de financiën van projecten en zorgen voor een correcte vastlegging. Zij gebruiken Vidatum voor de registratie van projecten en projectbegrotingen.
- Principal investigators (onderzoeksleiders): krijgen inzicht in en overzicht over de projecten waar ze eindverantwoordelijk voor zijn, en kunnen zelf informatie aanvullen en aanpassen.
- Onderzoekers: schrijven uren en dragen bij aan financiële rapportages. Na de overgang van SAP CATS gebruiken zij Vidatum voor tijdschrijven.
- Projectmanagers, instituutsmanagers, directeuren bedrijfsvoering: krijgen inzicht via rapportages en geven eventueel goedkeuring om projecten naar een volgende fase te brengen.
Planning en uitrol
In samenwerking met de faculteiten is een groot deel van de extern gefinancierde onderzoeksprojecten inmiddels in Vidatum ingevoerd. Daarnaast wordt de overstap van het huidige tijdschrijfsysteem in SAP naar Vidatum voorbereid. Daarover volgt binnenkort meer informatie.
Tijdschrijven
Vanaf 1 december 2025 stapt Universiteit Leiden voor de tijdregistratie op extern gefinancierde onderzoeksprojecten over van SAP Self Service naar Vidatum.
Wat betekent dit voor jou?
Als voorinvuller, tijdschrijver of goedkeurder
Je manier van werken blijft grotendeels hetzelfde. Je blijft je uren voorinvullen, registreren of goedkeuren, maar doet dat voortaan in Vidatum. Om de overgang soepel te laten verlopen helpen we je op weg. Op maandag 17 november volgt een mededeling met instructies over hoe je aan de slag kunt met tijdschrijven in Vidatum.
Belangrijke data
Registreren van uren (voor tijdschrijvers)
-
Uiterlijk 7 december 2025: registreer je uren over november in SAP Self Service.
-
Vanaf 1 december 2025: registreer je uren in Vidatum.
Goedkeuren van uren (voor goedkeurders)
-
Uiterlijk 23 december 2025 voor 17:00: keur de uren over november goed in SAP Self Service.
-
Vanaf 1 januari 2026: keur de uren goed in Vidatum.
Toevoegen van tijdschrijvers (voor projectcontrollers)
-
Uiterlijk 30 november 2025: voeg in Vidatum tijdschrijvers toe aan de begrotingen/budgetten en goedkeurders aan het projectteam. Zo kunnen tijdschrijvers vanaf 1 december direct starten met het registreren van uren in Vidatum.