25 juni 2026

Facturen worden niet altijd direct verwerkt doordat informatie ontbreekt of acties open blijven staan. Met onderstaande aandachtspunten helpen we vertragingen te voorkomen.

1. Vermeld altijd de juiste referentie

Plaats je een bestelling (ook buiten BAS Insite)? Vraag de leverancier dan om altijd het inkoopordernummer, de projectcode (indien van toepassing) of de kostenplaats op de factuur te vermelden. Raadpleeg hiervoor de factuurrichtlijnen.

2. Lever informatie aan voor de Werkkostenregeling (WKR)

Bij evenementen en bepaalde uitgaven hebben we aanvullende informatie nodig voor de WKR. Vraag de leverancier om deze gegevens zoveel mogelijk op de factuur of in de begeleidende e-mail te vermelden:

• Wat was de aanleiding van de bijeenkomst of uitgave? (bijvoorbeeld vergadering, teamdag of kerstborrel)
• Wie waren aanwezig? (alleen medewerkers of ook externen, studenten of gasten)
• Waar vond de bijeenkomst plaats? (op de universiteit of op een externe locatie)

3. Controleer regelmatig je openstaande taken in BAS Insite

• Reageer tijdig op reviewverzoeken en handel deze altijd af via BAS InSite.
• Controleer facturen inhoudelijk en keur deze zo snel mogelijk goed of af.
• Keur je een factuur af? Vermeld dan duidelijk waarom en welke aanpassing nodig is.

4. Vraag een spoedbetaling aan als dat nodig is

Meldt een leverancier een betalingsachterstand die gevolgen kan hebben voor de dienstverlening? Dien dan via het Servicepunt Financieel een verzoek voor spoedbetaling in. Controleer vooraf of de factuur niet nog openstaat voor goedkeuring.

5. Dien facturen maar één keer in

Voorkom dubbele indiening van facturen of het gebruik van alternatieve kanalen. Dit vertraagt de verwerking en vergroot de kans op dubbele betalingen.

Met deze eenvoudige stappen zorgen we samen voor een soepel factuurproces en een tijdige betaling van onze leveranciers.