Leiden Research Support: ‘We willen dé plek zijn waar onderzoekers antwoord op hun vragen krijgen’
Van het delen van veelbelovende calls en het beheren van budgetten tot ondersteunen bij juridische kwesties en het bijhouden van belangrijke deadlines: voor universitair hoofddocent Roxanne Kieltyka is de onderzoeksondersteuning die projectmanagers Inge Rietveld en Christina Schlüpen bieden fundamenteel. ’De combinatie van onze expertises lijkt succesvol te zijn.’
Dag Inge en Christina, wat houdt jullie werk als projectmanager in?
Inge: ‘We werken allebei bij het Leiden Institute of Chemistry, waar we onze onderzoekers ondersteunen bij financiële en administratieve taken van de pre- tot post-awardfase. Mijn voornaamste expertise zijn de projecten toegekend door wetenschapsfinancier NWO, en Christina richt zich op Europese projecten.’
Christina: ‘De ondersteuning die we bieden is behoorlijk gevarieerd. In de pre-awardfase zoeken we actief naar en delen we financieringsmogelijkheden die relevant kunnen zijn voor onze wetenschappers. We informeren hen ook over eventuele aankomende deadlines voor de vaste, jaarlijkse calls. We zullen het budget voor het voorstel opstellen en, indien nodig, advies geven over de niet-wetenschappelijke onderdelen van het voorstel. Zodra een project is goedgekeurd, ondersteunen we bij de administratieve en financiële uitvoering. Elk half jaar controleren we of alles financieel op orde is, of er personeel is aangenomen zoals voorzien, en of rapporten zijn opgesteld volgens de subsidieovereenkomst. We helpen ook met overeenkomsten die opgesteld of ondertekend moeten worden en ondersteunen bij juridische kwesties waarvoor we contact onderhouden met het universitaire knowledge exchange office Luris. En indien nodig verwijzen we onderzoekers door naar andere research support professionals, zoals de data steward.’
‘Als onderzoekers zijn er zoveel petten die we moeten opzetten. Dan helpt het enorm om goede ondersteuning te krijgen.’
Dat is inderdaad gevarieerd. Roxanne, hoe waardevol is deze ondersteuning voor jou als onderzoeker?
Roxanne: ‘Zeer waardevol. Ik ben universitair hoofddocent supramoleculaire en biomateriaalchemie aan het LIC. Mijn onderzoeksgroep werkt aan de ontwikkeling van supramoleculaire materialen voor diverse biomedische toepassingen. Als onderzoekers zijn er tegenwoordig zoveel petten die we moeten opzetten. Dan helpt het enorm om goede ondersteuning te krijgen. Voor alle projecten worden we geholpen bij het opstellen van de budgetten en rapportages. Voor de grotere consortiagerelateerde projecten komt daar ook coördinatie van de verschillende partners bij. Niet alleen in de aanvraagfase, wanneer je hun informatie verzamelt en budgetten voorbereidt, maar ook zodra alles is goedgekeurd en je werkt aan de consortiumovereenkomsten, en daarna verder gaat in de rapportagefase. Het is ook ontzettend handig om iemand te hebben die belangrijke deadlines bijhoudt, want die data ontgaan ons als onderzoekers best vaak. Al deze ondersteuning is echt essentieel om ons op de wetenschap te kunnen blijven richten.’
Aan welke subsidies en projecten werken jullie momenteel samen?
Christina: ‘Roxanne heeft in het verleden een ERC starting grant gekregen, waarvoor we binnenkort zullen beginnen met de definitieve rapportage. Op basis van die beurs heeft ze ook twee ERC proof-of-concept grants ontvangen. En ze is betrokken als partner in een Marie Curie COFUND-project.’
Inge: ‘Roxanne heeft momenteel ook meerdere NWO-projecten lopen. Er is een Braziliaans-Nederlands consortium, een gezamenlijke transnationale oproep binnen het ERA4Health-programma, een kleinere subsidie van de ENW-XS Open Competition, en tenslotte een project met voornamelijk Nederlandse en niet-academische partners als onderdeel van de Nationale Wetenschapsagenda.’
Dat is nogal een lijst!
Christina [lacht]: ‘Ze is een proposal machine.’
Roxanne: ‘Hoewel ik voornamelijk werk aan biomaterialen, komen andere onderzoeksgebieden ook wel eens ter sprake. Dit omdat de strategieën die mijn groep ontwikkelt waardevol kunnen zijn in andere sectoren, zoals duurzaamheid en plasticrecycling. Soms nemen Inge en Christina contact met mij op als ze denken dat een call interessant kan zijn of als er iets anders geregeld moet worden voor de lopende subsidies, en soms heb ik vragen waarover ik contact mee opneem. Onze samenwerking is dus echt tweerichtingsverkeer.’
Christina: ‘Het is een goede samenwerking. En projecten worden toegekend, dus de combinatie van wetenschappelijke expertise met aanvullende administratieve en financiële ondersteuning lijkt succesvol te zijn.’
Is er een project waar jullie samen aan hebben gewerkt dat voor jullie echt een hoogtepunt was?
Inge: ‘Voor ons zou dat het ERA4Health NanoTecMec-project zijn. Roxanne bracht een consortium van Europese universiteitspartners en bedrijven samen, en Christina was betrokken bij de voorbereidingen in de pre-awardfase. Na toekenning door de EU werd dit speciale project vervolgens voor het Nederlandse deel uitgevoerd door NWO en aan mij overgedragen. Dat alle projectpartners zeer betrokken bij zowel de pre-award als post-awardfase waren en zijn, maakt de samenwerking heel fijne en effectief.’
‘Het is erg nuttig om een netwerk te hebben waarbinnen je contact kunt zoeken als je specifieke vragen hebt.’
Tot slot: Inge en Christina, in hoeverre werken jullie samen met andere research support professionals van het Leiden Research Support Network?
Inge: ‘Als het LIC research support office proberen we er echt voor te zorgen dat onze deur de enige is waar onze onderzoekers doorheen moeten om antwoord op hun vragen te krijgen. Om dat te bereiken werken we samen met tal van andere support professionals. Voor datamanagementplannen werken we bijvoorbeeld samen met de bibliotheek en de databeheerders; voor zeer specialistische subsidies of oproepen krijgen we informatie van het Grant Support Office; en natuurlijk werken we vaak samen met collega’s van Luris, als we overeenkomsten hebben die ondertekend moeten worden.’
Christina: ‘We hebben ook tweewekelijkse bijeenkomsten met de Research Funding Community van het netwerk, waar we eventuele vragen kunnen bespreken en op de hoogte worden gebracht van aankomende calls. Dus dat is een goede manier om informatie te ontvangen.’
Inge: ‘Hoewel we al veel kennis hebben binnen ons eigen projectmanagementteam, is het toch erg nuttig om een netwerk te hebben waarbinnen je contact kunt zoeken als je specifieke vragen hebt. Soms organiseert het netwerk interessante workshops. En we gaan altijd naar de jaarlijkse Leiden Research Support Network Conference. Dat je daar alle support professionals van de universiteit onder één dak hebt, helpt ons om nieuwe dingen te leren – en om nieuwe mensen te ontmoeten, wat het blijft nu eenmaal makkelijker om contact op te nemen met collega’s nadat je elkaar in het echt hebt gezien.’
Over het Leiden Research Support Network
Het Leiden Research Support Network is hét netwerk voor research support professionals van de Universiteit Leiden. Binnen dit netwerk bundelen research support professionals uit verschillende domeinen hun krachten in communities. Ze wisselen kennis en ervaringen uit en werken samen aan het beantwoorden van (soms complexe) vragen van onderzoekers. De kracht van het netwerk ligt in de samenwerking over de grenzen van faculteiten en instituten heen.