Tot en met 30 november 2025 heb je de mogelijkheid om je salarisstroken zelf te downloaden in SAP Self Service. Daarna sluit dit loket. Vanaf januari komen de salarisstroken van 2026 maandelijks beschikbaar in BAS InSite, binnen je eigen Mijn InSite-omgeving. De salarisstroken van 2025 komen eind februari 2026 beschikbaar in BAS InSite. Heb je deze informatie eerder nodig? Dan is het advies om deze te downloaden voor 30 november 2025.

Tip: het downloaden van de salarisspecificaties kan even duren, dus neem hier de tijd voor. Hoe kan je deze downloaden?

1. Inloggen op Citrix/Remote Workplace
2. Inloggen op de SAP-applicatie
3. De bestanden downloaden
4. De bestanden naar jezelf mailen voor persoonlijke administratie. Voor veilige verzending hiervan kan je SURFfilesender gebruiken. Je kan er zelfs een wachtwoord op zetten.

Er is een aanvraagstop voor non-EU student-assistenten van 20 oktober 2025 tot 5 januari 2026. 

Zondag 30 november 2025 sluit SAP voor mutaties. Dit betekent dat alle goedkeuringen op indiensttredingen en mutaties vóór die datum volledig in het HR Serviceplein (HRSP) afgerond moeten zijn. Zodra SCIS een procedure heeft goedgekeurd, loopt het contact met internationals en de vergunningaanvraag op de achtergrond gewoon door via de SCIS-portal, die onafhankelijk blijft draaien. SCIS heeft echter wel een getekende aovk of gastbrief met annex nodig om de procedure bij de IND te kunnen opstarten. Anticipeer z.s.m. op indiensttredingen en verlengingen die dit jaar nog moeten plaatsvinden. Tijdens de sluitingsperiode van SAP kunnen geen nieuwe procedures worden gestart; nieuwe aanvragen zijn pas weer mogelijk vanaf begin januari 2025.

Voor meer informatie kan je terecht bij het SCIS.

Facturen die uiterlijk 9 december 2025 zijn ingediend, worden hopelijk nog dit jaar verwerkt en uitbetaald. Alle informatie over facturen en deadlines vind je op de webpagina 'Facturen'.

De leveranciers die door de universiteit worden gebruikt, zullen uiteraard op de hoogte worden gehouden van de relevante veranderingen die we doorvoeren en wat deze veranderingen voor hen zullen betekenen.

Voor alle grote leveranciers wordt het proces van informeren centraal georganiseerd en de informatie zal rechtstreeks worden verzonden door de financiële afdeling van de ASSC. Voor de kleinere leveranciers waarmee je zelf rechtstreeks contact hebt, is gestandaardiseerde informatie beschikbaar die je naar hen kunt sturen. Meer informatie is te vinden op de webpagina Facturen.

De SAP-nummers verdwijnen, omdat we overgaan van SAP op het nieuwe administratiesysteem BAS InSite. Hier komt een nieuw referentiesysteem voor in de plaats. In november is hier meer informatie over beschikbaar.

De administratie van reiskostenvergoedingen kan je voor de maand december niet vooraf doen. Dat is gelukkig ook niet nodig, het blijft mogelijk om dit in je eigen Shuttel-omgeving te registreren. Vanzelfsprekend wordt er een koppeling gemaakt met de Shuttel-administratie voor de uitbetaling van de reiskosten.

Medewerkers doen de eigen administratie (verlofaanvragen, declaratie indienen, ziek- en betermeldingen) in BAS InSite. Dit nieuwe systeem vervangt SAP Selfservice en de personele en financiële tegels op het Serviceplein.

Voor meer informatie, specifiek voor leidinggevenden, verwijzen we je door naar de nieuwsbrief voor leidinggevenden en naar het opleidingswebinar dat november 2025 beschikbaar komt.

Binnen Universiteit Leiden wordt gewerkt aan de doorontwikkeling van de administratieve dienstverlening. Onder de bredere veranderaanpak ‘Bouwen aan Samenwerking’ is het systeem AFAS InSite geïntroduceerd, dat binnen Universiteit Leiden de naam Basis Administratie Systeem InSite | BAS InSite draagt.

• Basis verwijst naar de fundamentele rol van het systeem in de dagelijkse ondersteuning van medewerkers op het gebied van de personele en financiële administratie.
• Administratie benadrukt dat het systeem bedoeld is voor het correct, transparant en efficiënt vastleggen van gegevens en transacties. 
• Systeem is een geïntegreerd platform dat verschillende processen en afdelingen met elkaar verbindt. 

BAS InSite is het deel van het AFAS-platform dat de processen faciliteert en borgt. Mijn InSite is de persoonlijke portal voor medewerkers tot deze functionaliteit. Zo creëren we een duidelijk onderscheid en blijven we weg van de organisatienaam van de leverancier.

Er zijn trainingen per functie, bijvoorbeeld werkvoorbereider, leidinggevende en controller). Als en zodra die worden aangeboden, ontvangen de betreffende medewerkers een uitnodigingslink. Verder:

• BAS InSite is zeer intuïtief en zorgt voor een goede zelfredzaamheid. Inloggen kan zowel op de computer als in de handige Pocket App, waar je ‘gewoon’ je eigen administratie kan doen;
• Je vindt in het systeem goede uitleg bij ieder veld door de toelichtingen die je daar vindt;
• Je kan op iedere pagina direct doorklikken voor meer informatie naar de kennisitems op de Helpdesk portal of naar het onderliggende beleid op de website van de universiteit.

Programma BAS is al sinds eind 2023 bezig, eerst vanuit de ‘Harmonisatie HR-processen’ en later is daar ook het financiële deel bij gekomen om te zoeken naar een nieuw systeem dat het huidige SAP kan vervangen maar dat vooral past bij de ambitie van Universiteit Leiden om de processen te verbeteren.

Het programma bestaat uit een Programmabureau dat de hele implementatie met de vier sporen ondersteunt.

Daarnaast is er lokaal het nodige georganiseerd in de vorm van Lokale AFAS Teams (LATs) met een voorzitter als aanspreekpunt (VLAT) die actief betrokken zijn de impact van deze overgang op het eigen organisatieonderdeel. Ook de interne communicatieadviseurs zijn nauw betrokken bij het proces om ervoor te zorgen dat iedereen goed geïnformeerd is.