Onderzoek
Tijdregistratie op onderzoeksprojecten verhuist van SAP naar Vidatum
Vanaf 1 december 2025 stapt Universiteit Leiden voor de tijdregistratie op extern gefinancierde onderzoeksprojecten over van SAP Self Service naar Vidatum. Vidatum wordt al gebruikt voor de financiële beheersing van onderzoeksprojecten. Daar komt nu de functionaliteit bij voor het voorinvullen, registreren en goedkeuren van uren.
Tijdregistratie is een belangrijk onderdeel van het beheer van extern gefinancierde onderzoeksprojecten. De geregistreerde uren vormen de basis voor de financiële verantwoording richting subsidiegevers en geven inzicht in de besteding van projectbudgetten. Door tijdregistratie onder te brengen in Vidatum werken we voortaan in één overzichtelijk systeem waarin het bijhouden van uren, deadlines en budgetten eenvoudiger is en projectinformatie altijd digitaal en actueel beschikbaar.
Wat betekent dit voor jou?
Als voorinvuller, tijdschrijver of goedkeurder
Je manier van werken blijft grotendeels hetzelfde. Je blijft je uren voorinvullen, registreren of goedkeuren, maar doet dat voortaan in Vidatum, een gebruiksvriendelijk en overzichtelijk systeem. Om de overgang soepel te laten verlopen helpen we je op weg. Op maandag 17 november volgt een mededeling met instructies over hoe je aan de slag kunt met tijdschrijven in Vidatum.
Belangrijke data
Registreren van uren (voor tijdschrijvers)
- Uiterlijk 7 december 2025: registreer je uren over november in SAP Self Service.
- Vanaf 1 december 2025: registreer je uren in Vidatum.
Goedkeuren van uren (voor goedkeurders)
- Uiterlijk 23 december 2025 voor 17:00: keur de uren over november goed in SAP Self Service.
- Vanaf 1 januari 2026: keur de uren goed in Vidatum.
Toevoegen van tijdschrijvers (voor projectcontrollers)
- Uiterlijk 30 november 2025: voeg in Vidatum tijdschrijvers toe aan de begrotingen/budgetten en goedkeurders aan het projectteam. Zo kunnen tijdschrijvers vanaf 1 december direct starten met het registreren van uren in Vidatum.
Vragen?
Wil je meer weten of heb je vragen? Bekijk dan de webpagina Vidatum of neem contact op met je facultaire contactpersoon.
Vidatum: één systeem voor het beheer van extern gefinancierde onderzoeksprojecten
Vidatum ondersteunt onderzoekers en onderzoeksondersteuners bij het beheren van extern gefinancierde onderzoeksprojecten. Het systeem helpt om budgetten, deadlines, uren en verantwoording beter bij te houden. Zo wordt het werk makkelijker, overzichtelijker en volledig digitaal. Lees hier meer over Vidatum.