FAQ
Heb je vragen over de overgang van SAP naar BAS InSite? Kijk hieronder of jouw vraag en antwoord erbij staan.
Met de komst van BAS InSite regelt elke medewerker de personele en financiële administratieve zaken en inkoop vanuit één omgeving, bereikbaar via computer, tablet of smartphone met de AFAS Pocket app. Dit systeem vervangt SAP Self Service en onderdelen van het Serviceplein.
Via de Helpdesk Portal vind je de Wie-wat-waar routekaart voor vragen en op deze pagina houden we je op de hoogte van specifieke wijzigingen.
Aan de slag met BAS InSite
Kan ik ook een app gebruiken voor BAS InSite?
Met de AFAS Pocket App heb je toegang tot al je administratie in BAS InSite. De app kan je downloaden op je telefoon: niet verplicht, wel handig.
Heb je problemen met de installatie van de app? Bekijk dan de uitleg in dit filmpje van 90 seconden. Lukt het nog niet? Het kan soms langer duren voor je de activatiecode ontvangt. Als je er toch niet uitkomt, bel dan de ISSC Helpdesk: 071 - 527 8888.
Andere vragen? Bekijk dan de juiste route in de Wie-waar-hoe.
Hoe inloggen in Profit?
Als je vanuit jouw rol de Profit-applicatie nodig hebt, kun je die hier starten. Je klikt op icoon Profit 7 en je landt op de homepagina. Klik dan links voor financieel of projecten.
Over BAS InSite
1. Wat doet een medewerker allemaal in BAS InSite?
Medewerkers doen de eigen administratie (verlofaanvragen, declaratie indienen, ziek- en betermeldingen) in BAS InSite. Dit nieuwe systeem vervangt SAP Selfservice en de personele en financiële tegels op het Serviceplein.
2. Wat verandert er voor leidinggevenden?
Voor meer informatie, specifiek voor leidinggevenden, verwijzen we je door naar de nieuwsbrief voor leidinggevenden.
3. Waarom heet het systeem BAS InSite en niet AFAS InSite?
Binnen Universiteit Leiden wordt gewerkt aan de doorontwikkeling van de administratieve dienstverlening. Onder de bredere veranderaanpak ‘Bouwen aan Samenwerking’ is het systeem AFAS InSite geïntroduceerd, dat binnen Universiteit Leiden de naam Basis Administratie Systeem InSite | BAS InSite draagt.
- Basis verwijst naar de fundamentele rol van het systeem in de dagelijkse ondersteuning van medewerkers op het gebied van de personele en financiële administratie.
- Administratie benadrukt dat het systeem bedoeld is voor het correct, transparant en efficiënt vastleggen van gegevens en transacties.
- Systeem is een geïntegreerd platform dat verschillende processen en afdelingen met elkaar verbindt.
BAS InSite is het deel van het AFAS-platform dat de processen faciliteert en borgt. Mijn InSite is de persoonlijke portal voor medewerkers tot deze functionaliteit. Zo creëren we een duidelijk onderscheid en blijven we weg van de organisatienaam van de leverancier.
4. Hoe is het Programmabureau georganiseerd?
Programma BAS is al sinds eind 2023 bezig, eerst vanuit de ‘Harmonisatie HR-processen’ en later is daar ook het financiële deel bij gekomen om te zoeken naar een nieuw systeem dat het huidige SAP kan vervangen maar dat vooral past bij de ambitie van Universiteit Leiden om de processen te verbeteren.
Het programma bestaat uit een Programmabureau dat de hele implementatie met de vier sporen ondersteunt.
Daarnaast is er lokaal het nodige georganiseerd in de vorm van Lokale AFAS Teams (LATs) met een voorzitter als aanspreekpunt (VLAT) die actief betrokken zijn de impact van deze overgang op het eigen organisatieonderdeel. Ook de interne communicatieadviseurs zijn nauw betrokken bij het proces om ervoor te zorgen dat iedereen goed geïnformeerd is.