Vertrouwenspersoon promovendi: ‘Kom zo snel mogelijk als je iets dwars zit’
Rikki Holtmaat is sinds 2018 de vertrouwenspersoon voor promovendi op onze faculteit. In deze rol luistert, adviseert en begeleidt zij promovendi met uiteenlopende problemen. ‘Mijn aanpak is erop gericht om samen een oplossing te vinden.’
Wat houdt jouw functie als vertrouwenspersoon in?
‘Mijn rol is in de eerste plaats om een luisterend oor te bieden. Promovendi komen als ze met iets rondlopen waar ze zelf niet uit komen, en soms helpt het al om hun verhaal kwijt te kunnen. Samen verkennen we wat precies het probleem is, wat er allemaal meespeelt en wat ze idealiter willen bereiken. Als iemand erg is vastgelopen, kijken we eerst hoe er rust kan komen. Bijvoorbeeld met een time-out of doorverwijzing naar een psycholoog.
Vervolgens denk ik mee over mogelijke oplossingen. Ik neem het probleem niet over, maar reik opties aan en help bij het vinden van een aanpak die bij hen past. De regie ligt altijd bij de promovendus. Mijn doel is om hen te ondersteunen in het vinden van een oplossing waar ze echt iets mee kunnen, zodat de spanning niet verder oploopt.
Naast de individuele begeleiding heb ik ook een signalerende rol. In mijn jaarverslag beschrijf ik – geheel geanonimiseerd – met welk soort problemen promovendi bij mij zijn gekomen. Soms doe ik daarbij een aanbeveling hoe de faculteit dit zou kunnen oppakken. Bijvoorbeeld het feit dat er geen facultaire regeling bestaat voor verlenging bij vertraging als gevolg van ziekteverzuim. Daarnaast kan ik, als er binnen een bepaalde afdeling veel problemen zijn, dit aan de orde stellen bij bestuurders of leidinggevenden. Dat doe ik echter nooit zonder toestemming van de promovendi die dit onder mijn aandacht hebben gebracht.’
Wat doet een vertrouwenspersoon níet?
‘Wat ik nadrukkelijk niet doe, is optreden als bemiddelaar of mediator. Ik ga bijvoorbeeld niet namens iemand praten met de promotor of met andere betrokkenen. Ook los ik geen problemen voor iemand op. Mijn rol is om mensen te helpen zélf helderheid te krijgen en inzicht in vervolgstappen te bieden. Het is niet aan mij om te controleren of alles wat de promovendus tegen mij zegt klopt. Ik werk volledig vanuit het perspectief van de persoon vóór mij en doe geen feitenonderzoek.
Daarnaast ga ik ook niet inhoudelijk in op iemands promotieonderzoek. Soms vertellen mensen er iets over om context te geven, maar ik bemoei me niet met de inhoudelijke kant van het project.’
Voor wat voor zaken kunnen promovendi bij jou terecht?
‘Promovendi kunnen bij mij terecht met een breed scala aan vragen en problemen, zowel op persoonlijk als professioneel vlak. Soms gaat het om praktische zaken, zoals een promotor die niet reageert of een gebrek aan inhoudelijke feedback. Andere keren spelen motivatieproblemen of twijfels over het hele promotietraject.
Ook bij stress, hoge werkdruk of conflicten kunnen promovendi aankloppen.. Daarnaast komen er vragen voorbij over loopbaanperspectief, omgangsvormen in het team of hiërarchische verhoudingen binnen een afdeling.’
Hoe wordt de vertrouwelijkheid van de gesprekken gewaarborgd?
‘Dat gebeurt op meerdere manieren. Er is een AVG-protocol dat precies beschrijft hoe met vertrouwelijke informatie wordt omgegaan. Gepreksaantekeningen worden versleuteld opgeslagen, bevatten geen volledige namen en worden na een jaar vernietigd. De faculteit heeft geen inzagerecht ne mag ook geen informatie opvragen.
In intercollegiaal overleg wordt alleen op hoofdlijnen en zonder namen gesproken, tenzij de betrokkene daar expliciet toestemming voor geeft. Alleen bij strafbare feiten kan hiervan worden afgeweken, ook dan met grote zorgvuldigheid. Alles is erop gericht om de veiligheid van degene die zich meldt te waarborgen.’
Promoveren kan een intensief traject zijn. Wat is jouw belangrijkste advies voor promovendi?
‘Blijf niet te lang met twijfels of problemen rondlopen. Of je nu aan de bel trekt bij je begeleider, een collega, een promovendidecaan of een psycholoog, ga in ieder geval in gesprek. Problemen worden vaak groter in je hoofd als je er alleen mee blijft zitten. Mijn advies: kom zo snel mogelijk als je iets dwars zit.
Daarnaast: maak vanaf het begin duidelijke afspraken met je promotor en blijf daar alert op. Wees helder over wat jij nodig hebt en durf je verwachtingen uit te spreken. En praktisch: voel je nooit verplicht om direct ‘ja’ te zeggen als je in een overleg wordt gevraagd om een bepaalde taak op je te nemen. Neem de tijd om na te denken. In de academische wereld, waar hiërarchie een rol speelt, is het extra belangrijk om je eigen grenzen te kennen én bewaken.’
Hoe kunnen promovendi je bereiken?
‘Mijn e-mailadres staat op de website. Ik check mijn mailbox dagelijks en reageer meestal dezelfde dag, in elk geval binnen 24 uur. Daarna plannen we een afspraak op een locatie buiten het KOG, zodat het gesprek in alle rust en vertrouwelijkheid kan plaatsvinden.’
Overige vertrouwenspersonen
Binnen de universiteit en faculteit zijn er voor verschillende situaties verschillende vertrouwenspersonen. Denk aan misstanden, ongewenst gedrag, personeelsaangelegenheden, wetenschappelijke integriteit en promovendi. Kijk voor een volledig overzicht op de vertrouwenspersonenpagina van de website.