Universiteit Leiden

nl en

Vergoeding buitenlandse dienstreis

Als je naar het buitenland reist voor je werk, dan heb je recht op een vergoeding van de kosten voor logies, maaltijden, kleine uitgaven en transport. De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van het land waar je heen reist. Boek je je dienstreis via UniGlobe? Dan hoef je niet vooruit te betalen.

Vergoeding

Bij een buitenlandse dienstreis vergoeden we deze kosten:

  • Reis je per trein, dan vergoeden we de kosten voor de eerste en tweede vervoersklasse.
  • Reis je met een ander openbaar vervoermiddel of per boot of vliegtuig, dan vergoeden we je reis in de veiligste laagste vervoersklasse. Wil je bijvoorbeeld in verband met je gezondheid in een hogere vervoersklasse reizen? Dan moet je vooraf toestemming krijgen. In dat geval vergoeden we de hogere vervoersklasse. We verlenen de toestemming slechts bij hoge uitzondering.
  • De universiteit stimuleert graag dat je zo duurzaam mogelijk reist. Daarom reis je bij een reisduur van 6 uur of minder met de trein in plaats van met het vliegtuig.
  • We vergoeden de kosten als je reist met je eigen vervoermiddel, taxi of huurauto. Regel van tevoren toestemming om met deze vervoermiddelen te reizen. De bedragen en voorwaarden zijn hetzelfde als bij binnenlandse dienstreizen.
  • Krijg je van anderen dan de universiteit een vergoeding voor een dienstreis? Dan wordt deze vergoeding vanzelfsprekend in mindering gebracht op het bedrag dat je mag declareren.
  • We vergoeden verblijfkosten, maaltijden en kleine uitgaven. Voor deze kosten zijn er vaste vergoedingstarieven. Ook moet je voldoen aan een aantal voorwaarden.

De rijksoverheid bepaalt de hoogte van je vergoeding. De hoogte van het bedrag is afhankelijk van het land waar je heen reist en bestaat uit vijf componenten:

  1. Urencomponent voor kleine uitgaven voor ieder uur dat de dienstreis duurt
  2. Logiescomponent als je voor de dienstreis ergens moet overnachten
  3. Ontbijtcomponent
  4. Lunchcomponent
  5. Dinercomponent

Voorwaarden

Je ontvangt de vergoedingen voor ontbijt, lunch, diner onbelast en ongeacht de hoogte van de door je gemaakte kosten, mits je voldoet aan de volgende voorwaarden:

  • Je hebt deze kosten daadwerkelijk gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid.
  • Bij je declaratie hoef je geen bonnen voor je uitgaven in te dienen.
  • Ontbijt (tussen 6.00 en 8.00 uur), lunch(tussen 12.00 en 14.00 uur) en diner (tussen 18.00 en 21.00 uur) vallen binnen de dienstreis.
  • Duurt je dienstreis langer dan 60 dagen in één bepaalde plaats? Dan halveren we met ingang van de 61e dag de vergoedingen voor kleine uitgaven, ontbijt, lunch en diner.

Urencomponent

Voor de urencomponent hoef je evenmin bonnen in te dienen. De urencomponent ontvang je voor kleine uitgaven voor ieder uur dat de dienstreis duurt. Ook bij de urencomponent halveren we de kosten bij een reis langer dan 60 dagen vanaf de 61e dag.

Logiescomponent

Voor de logiescomponent moet je wel bonnen indienen. Je declareert je kosten via Self Service. Het maximum bedrag per overnachting dat we vergoeden vind je in de tarieflijst

Declareer je dienstreis

Het indienen van declaraties doe je zo:

  • Declareren van je reis- en verblijfkosten doe je via Self Service.
  • Gebruik je geen universitaire computer, ga dan naar Remote werkplek om in te loggen in Self Service.
  • Dien je declaraties in het lopende kalenderjaar in, maar uiterlijk 3 maanden na afloop van het kalenderjaar.
  • Zorg ervoor dat je je betaalbewijzen in de vorm van bijvoorbeeld originele bonnen digitaal bij de hand hebt. 
  • Voordat je reist naar het buitenland, regel je toestemming van je leidinggevende. Je activiteitenhouder en je budgethouder moeten in alle gevallen je declaratie goedkeuren.

Declareren

Declaraties van personeel dat niet in loondienst is >>

Boeken buitenlandse dienstreis via Uniglobe

Als je een buitenlandse dienstreis maakt, is het het eenvoudigst als je je reis boekt via Uniglobe. De originele factuur stuurt Uniglobe door naar de universiteit. Je hebt hier geen omkijken naar.

Voorschot aanvragen

Boek je je reis via een andere reisorganisatie, dan kun je via Self Service een voorschot aanvragen voor de te maken kosten. Je moet dan wel binnen 6 weken na afloop van de dienstreis je declaratie indienen.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.