Binnenlandse dienstreis

Voor binnenlandse dienstreizen maak je in principe gebruik van het openbaar vervoer. Als dat niet mogelijk is, dan kun je in overleg met je leidinggevende gebruikmaken van eigen vervoer, een taxi of huurauto. Voor informatie over het vergoeden van de kosten kijk je bij Vergoeding binnenlandse dienstreis.

Buitenlandse dienstreis

Plan je buitenlandse dienstreis in vijf stappen:

Stap 1: regel vooraf toestemming

Voordat je een buitenlandse dienstreis maakt, heb je toestemming nodig van je leidinggevende. Ga je voor je werk naar een gebied met veiligheidsrisico's, dan heb je vooraf toestemming nodig van de universiteit.

Stap 2: boek je reis via UniGlobe

Als je een buitenlandse dienstreis maakt, is het het eenvoudigst als je je reis boekt via Uniglobe. De originele factuur stuurt Uniglobe door naar de universiteit. Je hebt hier geen omkijken naar.

Boek je je reis via een andere reisorganisatie, dan kun je een voorschot aanvragen via Self Service voor de te maken kosten. Je moet dan wel binnen 6 weken na afloop van de dienstreis je declaratie indienen.

Stap 3: download de verzekeringspas

Voor buitenlandse dienstreizen hoef je zelf geen zakenreisverzekering af te sluiten. Je kunt gebruikmaken van de collectieve verzekering van de universiteit. De polisvoorwaarden en de verzekeringspas vind je op de pagina Collectieve dienstreisverzekering.

Stap 4: maak een afspraak voor vaccinaties

Ga je naar een land met een verhoogd gezondheidsrisico, dan kun je een afspraak maken met de afdeling VGM. Hier kun je terecht voor adviezen, vaccinaties en malariarecepten.

Stap 5: declareer je dienstreis via Self Service

Kosten voor logies, maaltijden, kleine uitgaven en transport declareer je via Self Service. Voor sommige kosten zijn er vaste vergoedingstarieven. Ook moet je voldoen aan een aantal voorwaarden. Voor meer informatie kijk je bij Vergoeding buitenlandse dienstreis.