Ondersteuning bij evenementen
Ga je binnen de universiteit een evenement organiseren? Op deze pagina vind je informatie om je op weg te helpen.
Zalen en catering
Event Service is een loket waar je terecht kunt met vragen over ruimte, techniek en ondersteuning bij jouw evenement. Je kunt hier bijvoorbeeld terecht als je iets buiten je eigen gebouw wilt organiseren, of niet bekend bent met alle ruimten en mogelijkheden die de universiteit te bieden heeft. Event Service zoekt beschikbare ruimtes en boekt ze voor je. Tevens kun je bij hen je cateringwensen doorgeven en brengen zij je in contact met afdeling Partycatering die het voor je gaat uitvoeren.
Hulp bij de organisatie
Faculteiten die een ervaren event coördinator willen inhuren om hen te ondersteunen bij de organisatie van een evenement wordt geadviseerd om contact te zoeken met externe bureaus waar de universiteit regelmatig mee samenwerkt:
Handige tools
Ga je zelf een evenement organiseren? Er zijn een aantal handige tools waar je gebruik van kunt maken om jouw evenement tot een succes te maken.
- Alle info over gebruik van de huisstijl van de Universiteit Leiden bij drukwerk
- Format voor het maken van naambadges in universitaire huisstijl
- Voorbeeld van een checklist voor een evenement
- Voorbeeld van een draaiboek voor een evenement
Leveranciers om mee samen te werken ter ondersteuning
Catering
- UFB catering: voor alle catering tijdens je event in alle gebouwen van de universiteit.
- Dames Dietz: voor goede catering op externe locaties (als ze dat daar niet hebben).
Drukwerk
Wil je visitekaartjes, briefpapier of ander materiaal laten drukken? Of wil je flyers, posters, roll-up banners, proefschriften of ander materiaal laten printen? Dan kan je terecht bij het Grafisch Centrum van het Universitair Facilitair Bedrijf. Zij kunnen de opmaak van communicatie-uitingen of DTP voor je verzorgen. Daarnaast maakt het Grafisch Centrum ook displays, reclameborden, spandoeken of ander promotiemateriaal.
Grafisch ontwerpen
- Extern bureau Creja heeft de huisstijl van de Universiteit Leiden ontwikkeld. Bij hen kun je terecht als je bijvoorbeeld een flyer wilt laten maken, banner of ander promomateriaal. Zij hebben alle logo’s van de universiteit in hun bestand en weten hoe ze dat moeten toepassen.
- ZZP’er Tom van der Heijden maakt animaties en illustraties. Hij heeft al vaak opdrachten gedaan voor de universiteit.
Gifts
- Zoek je een cadeau met het logo van de universiteit erop bijvoorbeeld om een spreker te bedanken? Dan kun je terecht in de Universiteitswinkel.
- De Hortus Botanicus heeft ook een leuke gift shop met originele cadeau mogelijkheden. Artikelen zijn te bestellen op sapnummer.
- Bij Olala chocolaterie in Leiden kun je bonbons bestellen op sapnummer.
Audio visuele ondersteuning
Als je een bijzonder evenement organiseert kan het zo zijn dat je meer technische middelen en ondersteuning nodig hebt dan standaard aanwezig is op de betreffende universitaire locatie. De universiteit werkt samen met een preferred supplier Deyval. Je kunt hen contacten en vragen om advies en een offerte.