2 mei 2025

Vanaf nu kun je al jouw Microsoft 365-bestanden een vertrouwelijkheidslabel geven. Ze werken als een soort etiket dat laat zien hoe gevoelig de informatie is. Tegelijkertijd beveilig je bestanden met gevoelige data. Hieronder leggen we uit waarom labeling belangrijk is, welke labels je kunt toevoegen en hoe je dat vervolgens doet.

Waarom is een label nodig?

• Beveiliging gevoelige gegevens: labels helpen bij het beschermen van gevoelige informatie zoals adresgegevens, bankgegevens, wachtwoorden en IP-adressen. Een vertrouwelijkheidslabel vertelt je  - als maker of als ontvanger van een bestand - hoe de gegevens minimaal beveiligd moeten zijn en hoe je met deze gegevens moet omgaan. Het inzetten van vertrouwelijkheidslabels draagt bij aan de naleving van privacy wet en -regelgeving, en het voldoen aan de eigen beveiligingsstandaard informatiebescherming. 
• Efficiënte classificatie van bestanden: goed gebruik van labeling zorgt voor efficiëntie. Labels helpen je om eenvoudig de juiste beveiliging toe te passen op een bestand zonder ingewikkelde instellingen. Door de juiste labels toe te passen, kunnen we in één oogopslag bepalen wie toegang heeft tot welke gegevens en welke acties ermee kunnen worden uitgevoerd. Dit verkleint de kans op fouten en daarmee ook de kans op datalekken.
• Naar een veilig gebruik van AI: tot slot is het labelen van data een vereiste om straks een veilige AI-tool te introduceren binnen Universiteit Leiden. Zonder duidelijke labeling van data is het niet mogelijk om AI-tools op een veilige en verantwoorde manier te gebruiken binnen de universiteit. Vertrouwelijkheidslabels zorgen ervoor dat AI weet hoe het met verschillende soorten data moet omgaan. Zonder deze labels loopt de universiteit het risico dat gevoelige informatie onbedoeld wordt gebruikt of gedeeld, wat de veiligheid en privacy in gevaar brengt. Datalabeling zorgt ervoor dat wij binnen de universiteit goed zijn voorbereid op het veilige gebruik van AI in de data en documenten waarmee wij werken.

Welke vertrouwelijkheidslabels zijn er?

De vier soorten labels zijn: Openbaar, Intern, Vertrouwelijk en Geheim.  

Openbaar	Intern	Vertrouwelijk	Geheim
Informatie  is in principe zonder restricties te delen of beschikbaar.	Informatie is beschikbaar voor alle of gedefinieerde groepen werknemers, studenten, onderzoekers en gasten van de Universiteit Leiden en mag intern vrijuit gedeeld worden.	Informatie is beschikbaar voor een specifieke groep geautoriseerde werknemers van de Universiteit Leiden en medewerkers van geautoriseerde derde partijen die voor de uitvoering van hun functie toegang nodig hebben.	Informatie is alleen beschikbaar voor specifieke, met naam genoemde, individuen (zowel intern/extern naar gelang nut en noodzaak).

Hoe voeg je een label toe?

Wil je in Word, Excel of PowerPoint een vertrouwelijkheidslabel toevoegen? Ga dan via Start naar ‘Vertrouwelijkheid’ in het lint bovenin. Daar kun je een van de vier labels aanzetten. Voor Outlook geldt dat rechts in het berichtenvenster de knop ‘Vertrouwelijkheid’ staat. 

Wanneer pas ik labelen toe?

Labelen pas je toe bij documenten waar data in staat die voldoet aan de gevoeligheidstypes die staan beschreven in de tabel. Het gaat om bestanden die je opslaat of deelt in OneDrive en Teams/SharePoint en bestanden die je online aanmaakt en vervolgens opslaat (online of lokaal). Het label ‘vertrouwelijk’ of 'geheim' geeft aan zorgvuldig om te gaan met het document en waar nodig het kunnen delen of printen te beperken.   

Vragen?

Heb je vragen? Neem contact op met Functioneel Beheer Workspace via functioneelbeheer-werkplek@issc.leidenuniv.nl