Vanaf 1 december aan de slag met tijdregistratie op onderzoeksprojecten in Vidatum
Vanaf 1 december registreer je uren en keur je uren voor extern gefinancierde onderzoeksprojecten niet meer goed in SAP Self Service, maar in Vidatum.
Wat betekent dit voor jou?
De manier van werken blijft grotendeels hetzelfde. Je vult uren vooraf in, registreert ze of keurt ze goed, alleen de omgeving verandert. In deze mededeling lees je hoe je je kunt voorbereiden, wat er mogelijk verandert in jouw rol en waar je hulp en instructies vindt om de overstap soepel te laten verlopen.
Belangrijke data, acties en aandachtspunten per rol
Voor projectcontrollers
Uiterlijk 30 november 2025: voeg in Vidatum tijdschrijvers toe aan het projectbudget en goedkeurders aan het projectteam. Zo kunnen tijdschrijvers vanaf 1 december direct starten met het registreren van uren in Vidatum.
Voor voorinvullers
Voordat je uren kunt voorinvullen moet de tijdschrijver je eerst machtigen in Vidatum. Daarna kun je inloggen onder de naam van de tijdschrijver om een timesheet in te vullen. Een stapsgewijze uitleg vind je in de handleiding tijdregistratie.
Voor tijdschrijvers
Belangrijke data:
- Uiterlijk 7 december 2025: registreer je uren over november in SAP Self Service.
- Vanaf 1 december 2025: registreer je uren in Vidatum.
Verlofuren worden automatisch vanuit SAP (vanaf 1 januari 2026 via BAS InSite) in Vidatum weergegeven en kunnen niet worden aangepast. Heb je een functiecontract (voorheen jaarafspraak)? Dan registreer je je verlofuren op een aparte regel in Vidatum onder ‘Other Leave’. Bekijk de handleiding tijdregistratie voor een uitgebreide uitleg.
Voor goedkeurders
Belangrijke data:
- Uiterlijk 23 december 2025 voor 17:00: keur de uren over november goed in SAP Self Service.
- Vanaf 1 januari 2026: keur de uren goed in Vidatum.
In Vidatum ben je als goedkeurder gekoppeld aan het project in plaats van aan een individuele tijdschrijver. De projectcontroller kan twee goedkeurders toewijzen aan een project: een timesheet approver (eerste goedkeurder) en een second-level approver (tweede goedkeurder). Dit is nodig wanneer de eerste goedkeurder, zoals een Principal Investigator (PI), zelf ook uren schrijft.
Hulp en ondersteuning
Bekijk nu alvast de handleiding tijdregistratie en de FAQ voor stapsgewijze instructies. Vanaf 1 december log je in in Vidatum om je uren te registreren en goed te keuren.
Wil je alle stappen rustig nalezen? Download het document Aan de slag met Vidatum als handig naslagwerk of om te delen met collega’s.
Kom je er met de handleiding niet uit? Stel je vraag dan aan de contactpersoon binnen je faculteit.
Vidatum: één systeem voor het beheer van extern gefinancierde onderzoeksprojecten
Vidatum ondersteunt onderzoekers en onderzoeksondersteuners bij het beheren van extern gefinancierde onderzoeksprojecten. Het systeem helpt om budgetten, deadlines, uren en verantwoording beter bij te houden. Zo wordt het werk makkelijker, overzichtelijker en volledig digitaal. Lees hier meer over Vidatum.