Helpdesks stappen over op inclusieve aanhef: ‘Tijden veranderen, wij veranderen mee’
Geachte meneer of mevrouw? Dat vinden veel collega’s niet meer van deze tijd. De honderdduizenden automatische berichten die de universitaire helpdesks jaarlijks versturen, bevatten voortaan daarom een genderneutrale aanhef. Een omvangrijke, maar belangrijke ict-klus, vertelt product owner Julian van der Kraats.
De universitaire helpdesks werken voortdurend aan hun hospitality, zegt Julian. ‘Een onderdeel daarvan is dat je heel bewust bezig bent met aanspreekvormen. Het viel al langere tijd op dat sommige medewerkers en studenten een aanhef als “geachte heer” of “geachte mevrouw” als ongemakkelijk, ouderwets of juist onbeleefd ervaren.’ Als voormalig teamleider van de universitaire ISSC-helpdesk zijn deze reacties op automatische berichten Julian welbekend. Sommige medewerkers en studenten voelen zich bovendien oncomfortabel bij het onderscheid tussen man en vrouw, of identificeren zich niet met hun formele geslacht. Dan kan het stressvol en confronterend zijn om in e-mails of brieven met “meneer” of “mevrouw” te worden aangesproken.
Niet zo zwart-wit
De Universiteit Leiden wil voor alle medewerkers en studenten een veilige en inclusieve omgeving zijn. Een open, betrokken gemeenschap waarin iedereen zich thuisvoelt, is ook een van de ambities uit het Strategisch Plan 2022-2027. ‘Daar hoort bij dat de manier waarop wij communiceren goed aansluit bij de etiquette van nu’, zegt Julian. ‘Er werken bij de helpdesks ook non-binaire collega’s en die weten uit ervaring hoe vervelend het is als daar geen rekening mee wordt gehouden. En het speelt niet alleen binnen de universiteit: mijn 16-jarige dochter merkt op school ook dat de tijden aan het veranderen zijn. Ik denk dat het goed is dat wij als universiteit mee veranderen.’
Zelf heeft Julian een achtergrond in de filosofie. ‘Van daaruit weet ik dat geslacht in feite een verhaal is binnen een cultuur. En het is opvallend hoeveel moeite er in onze cultuur wordt gedaan om het binaire verschil tussen mannen en vrouwen extra te benadrukken. Dat zoiets moeite kost, geeft eigenlijk al aan dat de werkelijkheid niet zo zwart-wit is.’
‘Beste voornaam achternaam’
De nieuwe genderinclusieve aanhef is democratisch gekozen. Tegenwoordig werkt Julian als product owner van TOPdesk, het ticketing systeem waarmee medewerkers verzoeken en vragen indienen bij de helpdesks van het ISSC, FSSC en PSSC. Op verzoek van het Expertisecentrum D&I zette zijn team vorig jaar een enquête uit onder TOPdesk-gebruikers met de vraag hoe zij graag wilden worden aangesproken. Hier werd positief op gereageerd. Ook veel collega’s die zich wel als man of vrouw identificeren, vonden de vragenlijst een goed initiatief.
Verreweg de meest gekozen aanhef was de combinatie “beste voornaam achternaam”. Al waren er interessante verschillen per doelgroep, zegt Julian. ‘Jonge collega’s kiezen vooral voor de moderne manier van aanspreken zonder binair geslacht. Mannelijke collega’s en vijftigplussers vinden een aanhef met een geslacht vaak wel belangrijk. Met de huidige systemen is er helaas geen maatwerk mogelijk. Tegelijkertijd willen we dat zoveel mogelijk wensen worden gehoord.’
Daarom ontvangen medewerkers voortaan automatische berichten met de aanhef “beste voornaam achternaam”. De aanpassing was een flink project voor Julians team. ‘Voor de honderdduizenden mails die jaarlijks worden verstuurd heb je alleen in TOPdesk al te maken met 150 verschillende templates, die ook nog tweetalig zijn. Die moesten stuk voor stuk handmatig worden aangepast.’
Kijktip: First Dates
Julian is blij dat de meeste mensen deze veranderingen heel normaal vinden. ‘En tegen de collega’s die het wel raar vinden dat we weggaan van dat streng binaire, zeg ik: kijk eens wat vaker naar First Dates. Dat is een heel positief televisieprogramma, waarin je allerlei verschillende soorten mensen ziet die op zoek zijn naar de liefde. Ook daaraan zie je hoe de tijden aan het veranderen zijn.’
‘Een aanhef zet de toon voor hoe je met elkaar omgaat’
Aya Ezawa, Diversity Officer
Waarom is een genderinclusieve aanhef belangrijk?
‘Een gepaste aanhef is voor iedereen van belang. Het is een manier om respectvol te zijn en zet de toon voor hoe je met elkaar omgaat. Genderinclusie betekent dat wij de diversiteit van genderidentiteiten respecteren. Denk hierbij onder andere aan vrouw, man, non-binair en genderfluïde identiteiten. Een genderinclusieve aanhef draagt bij aan een inclusieve en respectvolle leer- en werkomgeving. Het college van bestuur heeft daarom besloten dat geautomatiseerde en officiële communicatie nu genderinclusief is. Het besluit heeft geen betrekking op individuele communicatie.’
Heb je tips voor collega’s die inclusiever willen communiceren?
‘De voorkeur van de persoon die aangesproken wordt, is leidend. Als je iemand nog niet kent, is het dus handiger om in eerste instantie een genderinclusieve aanhef te kiezen, zoals “Beste Voornaam” of “Geachte Voornaam Achternaam”. Steeds meer collega’s hebben ook hun voornaamwoorden in hun handtekening staan. En als je wilt vragen naar iemands voorkeur, vraag dan vooral naar aanhef en niet naar geslacht of genderidentiteit. Vraag dus liever: “Welke aanhef vind jij fijn?”, in plaats van: “Ben jij een man, vrouw of non-binair?”’
Waar vinden collega’s meer informatie?
‘De schrijfrichtlijnen van de universiteit bieden een overzicht van genderinclusieve opties, bijvoorbeeld voor mails gericht aan groepen en bij formele en geautomatiseerde berichten, zoals voor contracten, BSA of buluitreikingen. De handreiking ‘tips voor genderinclusieve communicatie’ biedt verdere handvatten over het (wel of niet) uitvragen van gender. Kom je er toch niet uit of heb je vragen? Neem dan gerust contact op met het Expertisebureau D&I! We komen ook graag langs voor een workshop of presentatie als daar behoefte aan is.’
Tekst: Evelien Flink