De eerste weken BAS InSite: ‘Samen krijgen we inzicht in hoe dit systeem in elkaar steekt’

Gepubliceerd op 03 februari 2026

Het nieuwe universiteitsbrede basisadministratiesysteem BAS InSite is nu een maand in gebruik. De overstap naar één geïntegreerd platform voor alle personele, financiële en administratieve zaken verliep grotendeels voorspoedig, maar bracht ook uitdagingen met zich mee. ‘Het is niet alleen een technische verandering, maar doet ook een beroep op het aanpassingsvermogen van de medewerker', zegt Wouter Peters, directeur ASSC en programmadirecteur BAS.

Wouter, jij staat als programmadirecteur aan het roer van zo’n operatie. Is het echt zo’n grote verandering?

‘Dat is het zeker, en gelukkig maken we zo'n transitie op deze schaal niet elk jaar mee. De ASSC- & ISSC-medewerkers, en vele andere betrokkenen, hebben getoond wat mogelijk is als expertise, samenwerking en verantwoordelijkheidszin samenkomen. Dit is de onzichtbare, maar onmisbare waarde van collega’s die achter de schermen meebouwen aan een moderne universiteit.’

Hoe zijn die eerste weken volgens jou verlopen?

‘Goed, pittig én uitdagend. Uiteraard is het wennen, want vertrouwde schermen hebben plaatsgemaakt voor andere schermen, we leren nieuw jargon en de werkwijze in BAS InSite is echt anders. Met de komst van het nieuwe systeem hebben we ook gewerkt aan het verbeteren van de werkprocessen, in nauw overleg met elkaar. Alsnog legt de ingebruikname natuurlijk ook onvolkomenheden bloot, waar zorgvuldig en ordelijk wordt gewerkt aan oplossingen en ondersteuning. Toch zagen we dat veel collega’s direct na de eerste keer inloggen al persoonlijke gegevens aanpasten, zoals het toevoegen van noodnummers. Sinds kort is het ook mogelijk om verlof te registreren of om declaraties in te dienen in BAS InSite of via de Pocket App. En zo ervaart iedereen meteen zelf het systeem. Dat is gebruiksvriendelijk en overzichtelijk voor de vele eindgebruikers.’

‘Uiteraard is het wennen, want vertrouwde schermen hebben plaatsgemaakt voor andere schermen.’

Welke uitdagingen waren er bij de overstap?

‘De start verliep eigenlijk bijna wel zoals verwacht. Natuurlijk waren er onvoorziene gebeurtenissen. De universiteit is nu eenmaal een complexe organisatie. Je richt een systeem in voor elfduizend mensen; faculteiten en instituten zijn niet allemaal volgens dezelfde uniforme structuren ingericht en dat is niet in één keer helemaal passend. Met BAS InSite geef je medewerkers ook ruimte en vertrouwen om hun werk goed te doen. Daarvoor hebben zij bijvoorbeeld toegang tot het uitvoeren van inkoopactiviteiten, anders dan hoe dat bij SAP was. Daarbij hebben universitaire medewerkers nu meer inzicht in de leveranciers en hun bestellingen. En ja, daar stond iets niet helemaal goed waardoor te veel informatie zichtbaar was. Dat is heel scherp opgemerkt, gemeld bij het de helpdesk van het ISSC, en ook snel weer opgelost nadat de melding was gedaan. Gelukkig is de informatie niet met kwade bedoelingen gebruikt, maar zoiets houdt je wel scherp. En het zet ons ook aan het denken over het samenwerken in één systeem, de autorisatie van de specifieke rollen in de organisatie en wat waarom zichtbaar is. Daarop hebben we in de afgelopen weken informatie weggehaald uit bepaalde zoekschermen en is de privacy nog beter geborgd in het systeem.’

Al twee jaar wordt naar dit nieuwe systeem toegewerkt... Wat kunnen we de komende tijd verwachten?

‘De focus ligt nu vooral op zorgen dat het systeem gaat werken zoals het bedoeld is. Voor nu betekent dit dat meldingen en problemen zo snel mogelijk worden opgelost, dat de standaardrapportages voor managementinformatie beschikbaar komen, en dat andere wensen op de lijst voor doorontwikkeling later dit jaar worden gezet en geprioriteerd. Voorop staat dat we er alles aan doen om deze intensieve periode van ontdekken zo kort mogelijk te maken, zodat processen herkenbaarder worden, handelingen sneller en gebruikers steeds meer controle en ritme ervaren. We leren iedere dag en iedere dag gaat het beter.’

Wat vraagt dit nieuwe systeem van medewerkers?

‘Het is niet alleen een technische verandering, maar het doet ook een beroep op het aanpassingsvermogen van de medewerker, Met BAS InSite wordt een redelijke mate van digitale zelfredzaamheid verwacht, passend bij de professionaliteit en verantwoordelijkheid van onze medewerkers. Over de schermen van BAS InSite en de AFAS Pocket App zelf hoor ik echt wel uit de wandelgangen dat die gebruiksvriendelijk zijn en prettig in het gebruik. Het systeem biedt voldoende toelichting, met duidelijke uitleg aan de linkerkant van de pagina en onder de ronde “i”-logo's. Voor wie daar behoefte aan heeft, is er nog meer uitleg en verdieping te vinden in de Kennisitems die bereikbaar zijn via de helpdesk portal. Tegelijkertijd realiseren we ons ook dat de werkprocessen op bepaalde punten anders zijn, zodat je het proces en bepaalde termen moet begrijpen om er goed doorheen te kunnen lopen. Om dat goed te leren doen, staan er informatiesessies gepland. Het gehele kennismanagement en vooral de kennisdeling met elkaar kan nog verbeteren en dat heeft nadrukkelijk onze aandacht.

‘Voorop staat dat we er alles aan doen om deze intensieve periode van ontdekken zo kort mogelijk te maken.’

We zijn dankbaar voor de inzet en het doorzettingsvermogen van alle collega’s die zich nu volledig inzetten om BAS InSite succesvol te maken. Hoewel de werkdruk momenteel hoog is bij degenen die veel met het systeem werken, zien we met vertrouwen uit naar de toekomst waarin het systeem het werk écht gaat vereenvoudigen. Dankzij de waardevolle feedback en betrokkenheid van iedereen kunnen we BAS InSite continu verbeteren, waardoor we samen bouwen aan een efficiëntere en gebruiksvriendelijke werkomgeving. Deze gezamenlijke inspanning versterkt niet alleen ons team, maar legt ook de basis voor duurzame groei en succes binnen de universiteit.’

Waar kan je terecht als je nog een vraag hebt?

‘Het systeem wijst je in principe de weg. Specifieke doelgroepen, zoals HR-adviseurs, controllers, HR-voorbereiders en leidinggevenden, zijn voorbereid en krijgen gaandeweg nog allerlei tips via de opgezette kennisgemeenschap. Dit moet vooral gaan groeien de komende tijd, om met elkaar verder te bouwen en te leren. Niemand staat alleen voor een opgave als we elkaar weten te vinden. Want heb je vragen dan volg je de juiste route via Wie-wat-waar. Samen krijgen we inzicht in hoe BAS InSite in elkaar steekt.’

Wat is BAS InSite?

BAS InSite is het basisadministratiesysteem, gebouwd op de software van AFAS, en het biedt één geïntegreerd platform voor HR, financiën en inkoop. De bedrijfsprocessen en systemen worden hiermee beter, slimmer en eenvoudiger ingericht, passend bij de moderne manier van werken en samenwerken die Universiteit Leiden nastreeft. 